企业行政工作规范化操作手册

企业行政工作规范化操作手册前言本手册旨在规范企业行政工作流程，明确各环节操作标准，提高行政服务效率与质量，保证行政工作有序开展。手册内容涵盖会议管理、办公用品管理、固定资产管理、访客接待、文件管理等核心模块，适用于企业各部门行政人员及相关岗位，为日常行政工作提供标准化指引。一、会议管理规范适用范围适用于企业内部各类会议（如周例会、项目研讨会、部门协调会、年度总结会等）的策划、组织、实施及后续跟进工作，保证会议目标明确、流程顺畅、记录完整。操作流程（一）会议发起与申请需求提出：会议发起人根据工作需要，明确会议主题、目标、预计时间、参会范围及核心议题。填写申请表：发起人通过OA系统或书面形式填写《会议申请表》，内容包括：会议名称、时间（起止时间）、地点（线上/线下）、参会人员（部门/职务）、主持人、议程、所需设备（投影仪、麦克风、视频会议系统等）、特殊需求（如茶歇、资料打印等）。审批流程：部门内部会议：经部门负责人审批后，提交至行政部备案；跨部门会议或大型会议：需经部门负责人初审，再报请*分管领导审批（如总经理、分管行政副总）；涉及重要决策或外部人员参与的会议：需报请*总经理审批。反馈结果：行政部在收到申请后1个工作日内完成审批反馈，通过则进入会前准备环节，未通过则向发起人说明原因并建议调整方案。（二）会前准备场地与设备确认：线下会议：行政部根据审批结果预订会议室，保证场地容量符合参会人数，提前检查设备（投影、音响、灯光、空调等）运行正常，调试视频会议系统（若为线上+线下混合会议）；线上会议：行政部协助发起人确认会议平台（如腾讯会议、Zoom等），提前测试音视频效果，会议及密码，并发送至参会人员。物料准备：根据会议需求准备会议资料（议程、PPT、背景板、签到表、笔记本、笔等），资料需提前1天完成打印并分类摆放；若需茶歇，提前与行政部对接，确认茶歇种类、数量及摆放时间。通知参会人：会议召开前1-2天，由行政部或发起人通过OA系统、邮件或工作群发送会议通知，明确会议时间、地点（或）、议程、参会人员及注意事项（如提前准备发言材料、携带证件等）。（三）会中服务签到与引导：线下会议：参会人员签到时，行政人员在入口处发放会议资料，引导至指定座位；线上会议：提前10分钟开启会议室，行政人员负责引导参会人员登录、调试设备，提醒静音及开启摄像头（需时）。设备保障：会议期间，行政人员全程在场，负责设备突发故障的应急处理（如投影故障切换备用设备、麦克风无声及时更换等），保证会议顺利进行。会议记录：指定专人（如行政助理或会议发起人助理）负责会议记录，内容包括：参会人员签到情况、各议题讨论要点、决议事项、待办事项（明确责任部门/人及完成时限）。时间控制：主持人需严格按照议程推进会议，控制各环节发言时间，避免超时；行政人员可在会议开始前30分钟、结束前10分钟提醒主持人时间节点。（四）会后整理场地清理：会议结束后，行政人员负责清理会议室，检查设备是否关闭、桌椅是否归位、垃圾是否清理，保证场地整洁。资料归档：会议记录：记录人员需在会议结束后1个工作日内整理完成《会议纪要》，经主持人审核无误后，通过OA系统发送至参会人员及相关部门；会议资料：将PPT、签到表、会议纪要等资料分类存档（电子档存入指定共享文件夹，纸质档按年度装订归档），保存期限不少于3年。待办跟进：行政部根据《会议纪要》中的待办事项，建立《会议待办跟踪表》，每周更新进度，提醒责任部门按时完成，保证会议决议落地。模板示例表1：会议申请表会议名称会议类型□部门例会□项目会□其他申请部门申请人会议时间年月日时分预计时长分钟会议地点□线下会议室A□线上平台参会人员部门（职务）：主持人记录人会议议程1.议题一：2.议题二：所需设备□投影仪□麦克风□视频会议系统□其他特殊需求□茶歇□资料打印□背景板审批意见部门负责人：日期：分管领导：日期：行政部备案经办人：日期：表2：会议纪要模板会议纪要会议名称：X项目研讨会会议时间：2023年X月X日14:00-16:00会议地点：线下会议室B主持人：*项目总监参会人员：研发部经理、市场部主管、*行政部助理缺席人员：*财务部经理（因出差，已提交书面意见）会议议程及决议：议题一：项目进度汇报*研发部经理汇报：当前项目开发完成80%，测试阶段预计需10个工作日。决议：按计划推进测试，*研发部于X月X日前提交测试报告。议题二：市场推广方案讨论*市场部主管提出：线上线下同步推广，线上侧重短视频平台，线下参与行业展会。决议：市场部于X月X日前细化推广方案（含预算），报分管领导审批。议题三：资源协调研发部申请增加2名测试人员，行政部负责协调招聘流程。决议：行政部X月X日前完成招聘需求发布，研发部配合面试。待办事项：序号待办内容责任部门/人完成时限1提交项目测试报告*研发部X月X日2细化市场推广方案（含预算）*市场部X月X日3完成测试人员招聘需求发布*行政部X月X日记录人：*行政部助理审核人：*项目总监日期：2023年X月X日关键要点会议申请需提前2-3个工作日提交，避免临时申请导致准备不足；会议资料需提前1天发送至参会人员，保证其有充足时间准备；会议记录需客观准确，重点突出决议事项及待办内容，避免主观表述；会后待办跟踪需责任到人、时限明确，保证会议成果落地。二、办公用品管理规范适用范围适用于企业各部门办公用品（如文具、办公耗材、清洁用品等）的申领、采购、发放、盘点及库存管理，保证办公用品合理使用、成本可控。操作流程（一）需求统计与申领月度需求提报：每月25日前，各部门根据实际使用情况，填写《办公用品月度需求表》，列明物品名称、规格、数量、用途，经部门负责人审核后提交至行政部。临时申领：若遇突发需求（如办公用品短缺），可通过OA系统提交《办公用品临时申领单》，说明紧急原因，经部门负责人审批后，行政部优先处理。（二）采购与入库供应商选择：行政部根据企业采购制度，从合格供应商名录中选择2-3家比价，保证价格合理、质量达标。下单采购：行政部汇总各部门需求，编制《办公用品采购计划》，经*行政主管审批后下达采购订单。入库验收：物品送达后，行政部仓管员与采购员共同核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后填写《办公用品入库单》；若存在质量问题（如损坏、型号不符），需当场拒收并联系供应商退换；入库后的物品分类存放至办公用品库，建立台账（电子+纸质），标注物品名称、规格、数量、入库日期、存放位置。（三）发放与领用常规发放：每月1-5日，行政部根据各部门月度需求表，统一发放办公用品至各部门指定领取人，领取人需在《办公用品发放表》上签字确认。临时领用：员工凭审批通过的《办公用品临时申领单》至行政部领取，仓管员核对单据信息后发放，领用人签字确认。领用限制：为避免浪费，实行“按需申领、定额管理”制度（如笔、笔记本等每人每月限领1次，打印机墨盒按设备数量申领）。（四）盘点与库存管理月度盘点：每月末，行政部组织仓管员对办公用品库进行全面盘点，核对台账库存与实际库存，编制《办公用品盘点表》，若存在差异（如盘亏、盘盈），需分析原因并形成书面报告，报*行政审批后处理。库存预警：当库存量低于安全库存（如常用笔库存少于50支）时，仓管员需及时启动采购流程，保证不断供。报废处理：对于损坏、过期无法使用的办公用品，由部门提交《办公用品报废申请单》，经行政部核查后统一销毁，并更新台账。模板示例表3：办公用品月度需求表申领部门申请人日期物品名称规格/型号申领数量签字笔（黑色）0.5mm10支A4打印纸70g5包文件夹A420个部门负责人审批日期：表4：办公用品入库单入库日期年月日采购单号CG2023001序号物品名称规格/型号数量1签字笔（黑色）0.5mm100支2A4打印纸70g20包验收人*仓管员采购员*采购专员备注关键要点严格执行“先审批、后采购”流程，避免盲目采购导致库存积压；物品入库需核对数量与质量，保证台账与实物一致；领用需签字确认，明确责任，防止流失；定期盘点，及时发觉并解决库存差异，保证账实相符。三、固定资产管理规范适用范围适用于企业固定资产（如办公设备、家具、交通工具、电子设备等）的采购、登记、使用、维护、盘点及报废管理，保证固定资产安全、完整、高效利用。操作流程（一）采购与登记需求申请：部门因工作需要新增固定资产时，填写《固定资产采购申请表》，说明用途、规格、数量、预算，经部门负责人、行政主管、分管领导审批后，由行政部统一采购。采购验收：固定资产到货后，行政部联合使用部门、财务部共同验收，核对设备型号、数量、功能是否符合要求，填写《固定资产验收单》；验收合格后，财务部建立固定资产台账（含资产编号、名称、规格、购置日期、原值、使用部门、使用人等信息），行政部贴资产标签（标签包含资产编号、名称）。（二）领用与调拨领用登记：使用部门领用固定资产时，需在《固定资产领用登记表》上签字确认，明保证管责任人；行政部更新台账中的“使用部门”“使用人”信息。内部调拨：因部门调整或工作需要，固定资产需跨部门调拨时，由调入部门提交《固定资产调拨申请单》，经调出部门、行政部、*分管领导审批后，行政部更新台账，双方部门签字确认。（三）维护与保养日常维护：使用人负责固定资产的日常清洁与简单保养（如电脑定期除尘、打印机更换硒鼓），发觉故障及时报修。专业维修：固定资产出现故障时，使用人填写《固定资产维修申请单》，经部门负责人审批后，行政部联系供应商或专业维修人员维修，维修费用根据审批流程报销。（四）盘点与报废年度盘点：每年12月底，行政部组织财务部、各部门对固定资产进行全面盘点，核对台账与实物，编制《固定资产盘点表》，对盘亏、盘盈资产查明原因，报*总经理审批后处理。报废申请：固定资产达到使用年限（如电脑5年、办公椅8年）或损坏无法修复时，使用部门提交《固定资产报废申请表》，附报废原因说明及技术鉴定意见（需维修部门确认），经行政部、财务部、*总经理审批后，由行政部统一回收处置，并更新台账。模板示例表5：固定资产验收单资产名称笔记本电脑资产编号ZC2023001规格型号ThinkPadX1采购日期2023-05-10供应商科技公司原值（元）8000使用部门市场部使用人*市场部主管验收项目□型号正确□功能正常□配件齐全验收结果合格验收人*行政部专员使用部门确认*市场部经理日期2023-05-11关键要点固定资产需贴标签管理，保证标识清晰可查；领用、调拨、报废均需审批并更新台账，做到“账、卡、物”一致；定期盘点，及时发觉资产流失或闲置情况，提高资产利用率；报废资产需按规定流程处置，避免国有资产流失。四、访客接待规范适用范围适用于企业外部访客（如客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等）的接待工作，保证接待流程规范、服务周到，展现企业良好形象。操作流程（一）访客预约与信息登记预约确认：访客需提前1天通过电话、邮件或企业访客预约系统预约，说明到访时间、事由、人数、访客单位及联系人信息，接待部门确认后回复访客。信息登记：访客到访当日，在前台填写《访客登记表》，内容包括：姓名、单位、证件号码号、联系方式、到访事由、接待部门、接待人、预计停留时间。（二）接待引导与服务迎接访客：前台人员核对访客信息后，通知接待人；接待人到前台迎接，主动自我介绍（“您好，我是部门的*接待人，欢迎您来到我司”）。引导至接待区：根据访客人数引导至会议室或接待区，若需等待，提供茶水、杂志等；若访客携带物品，协助存放至指定位置。会议对接：若涉及会议，提前10分钟引导至会议室，协助调试设备，介绍参会人员；会议期间，根据需求提供茶水、纸巾等服务。（三）访客送别与场地整理送别访客：会议或洽谈结束后，接待人送访客至公司门口，礼貌道别（“感谢您的到访，期待下次合作”）；若访客自行离开，提醒其携带好随身物品。场地整理：访客离开后，行政人员清理接待区或会议室，检查设备是否关闭、桌椅是否归位、垃圾是否清理，保证场地整洁。（四）访客信息归档信息存档：前台人员将《访客登记表》每日整理归档（电子档存入访客管理系统，纸质档按月装订），保存期限不少于1年。反馈与改进：接待部门可根据访客反馈，优化接待流程（如增加茶歇种类、改善会议室环境等），提升服务质量。模板示例表6：访客登记表到访日期2023年X月X日接待部门市场部访客姓名单位科技有限公司职务总经理联系方式到访事由合作洽谈接待人*市场部经理到访时间09:00预计离开时间11:00访客签名登记人*前台专员关键要点访客预约需提前确认，避免信息遗漏；接待人员需着装得体、态度热情，展现专业形象；涉及敏感信息的会议，需提前确认会议室保密设备；定期整理访客信息，为后续合作提供参考。五、文件管理规范适用范围适用于企业各类文件（如行政文件、合同、档案、资料等）的起草、审核、印发、归档、借阅及销毁管理，保证文件管理规范、信息安全、便于查阅。操作流程（一）文件起草与审核文件起草：根据工作需要，由相关部门人员起草文件，内容需准确、简洁、符合规范，包含标题、主送机关、附件、发文机关、成文日期等要素。内部审核：部门内部审核：文件起草后，经部门负责人审核内容是否符合部门工作需求；跨部门审核：涉及多部门职责的文件，需征求相关部门意见并修改；最终审核：由*行政主管或分管领导审核文件格式、文号、签发人等是否符合企业公文管理规定。（二）文件印发与分发编号排版：审核通过的文件，由行政部统一编号（如“行X〔2023〕X号”），按照企业公文格式排版（字体、字号、行距等），打印纸质版（需加盖公章）及电子版。分发登记：行政部根据文件内容确定分发范围，填写《文件分发登记表》，记录文件名称、文号、份数、分发部门/人、分发日期，接收人签字确认。发布存档：电子版文件至企业OA系统或共享文件夹，纸质版文件按“正本+副本”存档（正本由行政部保存，副本分发至相关部门）。（三）文件借阅与归还借阅申请：员工因工作需要借阅文件时，填写《文