2026年共享办公空间运营公司空间开业验收管理制度

2026年共享办公空间运营公司空间开业验收管理制度第一章总则第一条为规范公司共享办公空间新建、改建、扩建站点的开业验收工作，保障站点符合安全运营、合规经营的基本条件，确保入驻会员的人身财产安全及办公体验，依据《中华人民共和国建筑法》《中华人民共和国消防法》《特种设备安全法》《室内空气质量标准》及公司空间运营、安全生产相关规定，制定本制度。第二条本制度所称“开业验收”，是指站点完成工程施工、设施安装调试后，由公司组织专业人员对站点的安全合规、功能适配、运营条件等进行全面核查验收的工作；“新建站点”指公司全新选址装修的共享办公空间，“改建站点”指对既有办公空间进行局部改造升级的站点；适用范围涵盖公司所有共享办公空间站点开业前的验收筹备、现场核查、问题整改、结果判定、备案归档等全流程。第三条本制度适用于公司安全生产部、运营部、工程部、法务部及各新建/改建站点的施工单位、监理单位、运营筹备组等相关方；所有参与验收工作的人员需严格遵守本制度规定，对验收过程中弄虚作假、遗漏重大隐患导致站点违规开业的，按本制度及公司相关规定处理，构成违法的移交相关部门追究法律责任。第四条开业验收遵循“合规为先、全面覆盖、责任明确、闭环管理、客观公正”的核心原则：合规为先指验收工作以符合国家法律法规、行业规范为首要标准，未达合规要求的严禁开业；全面覆盖指验收范围涵盖安全、功能、运营、环境、合规等所有维度，无遗漏环节；责任明确指明确验收各环节的责任主体，确保问题可追溯；闭环管理指验收发现的问题需整改到位并复核，形成“发现-整改-复核-销项”闭环；客观公正指验收人员依据标准独立核查，不受其他因素干扰。第五条公司成立开业验收工作组，由安全生产部负责人任组长，成员包括运营部、工程部、法务部专业人员及外部特聘的消防、特种设备等领域专家（如需）；安全生产部统筹负责验收标准制定、验收工作组组织、验收结果审核、重大隐患整改督办；工程部负责工程质量、设施设备安装调试的验收核查；运营部负责运营条件、服务配套的验收核查；法务部负责合规文件、资质证照的验收核查；各站点运营筹备组配合验收工作组完成现场核查、问题整改等工作。第六条开业验收实行“统一标准、分级验收、全程留痕、一票否决”的管理模式：公司层面制定统一的开业验收标准，所有站点执行同一标准；新建站点由公司总部验收工作组验收，改建站点由区域验收小组验收后报总部备案；验收过程的核查记录、问题清单、整改凭证、验收报告等全部留存归档，可追溯；涉及消防安全、特种设备安全等重大合规项未达标的，实行一票否决，不得开业。第二章验收筹备管理第七条验收启动条件：（一）工程完工：站点的装修工程、设施安装工程全部完工，施工单位出具工程竣工报告，监理单位出具工程质量评估报告；（二）合规前置：消防验收/备案、特种设备检测（如电梯、中央空调）、室内空气质量检测等法定合规事项已完成，且取得合格证明文件；（三）设施调试：办公家具、网络通信、水电系统、消防设施、安防监控、新风系统等全部设施完成安装调试，可正常运行；（四）资料齐备：工程图纸、材质检测报告、设施合格证、合规验收文件、运营管理制度等验收所需资料已整理成册；（五）环境清理：站点完成全面清洁消杀，无施工废料、建筑垃圾，办公区域、公共区域整洁达标，符合入驻使用条件。第八条验收工作组组建：（一）组建时限：站点满足验收启动条件后，运营筹备组需提前向安全生产部提交《开业验收申请》，安全生产部在规定工作日内组建验收工作组；（二）人员构成：验收工作组不少于规定人数，需包含安全、工程、运营、法务等专业人员，涉及特殊设施（如电梯）的需邀请外部专业人员参与；（三）职责明确：验收工作组组长负责统筹验收工作、协调整改事宜、审核验收报告；各成员按专业分工完成对应维度的核查，记录问题并提出整改要求。第九条验收资料准备：（一）工程类资料：施工图纸、竣工图纸、工程验收记录、材料合格证明、隐蔽工程验收记录、设施安装调试报告；（二）合规类资料：消防验收/备案凭证、特种设备检测合格证明、室内空气质量检测报告、营业执照及相关经营许可文件；（三）运营类资料：站点管理制度汇编、人员配置清单、应急处置预案、会员服务流程、安全培训记录；（四）其他资料：施工单位资质证明、监理报告、设施维保协议、第三方检测机构资质文件等。第三章验收内容与标准第十条安全合规验收：（一）消防安全：安全出口、疏散通道数量、宽度符合规范，标识清晰完好；消防栓、灭火器、应急照明、烟感报警器等设施配置达标且功能正常；消防联动系统调试合格，可正常触发；（二）用电安全：配电系统符合规范，线路敷设合规，漏电保护、过载保护装置有效；办公区域插座配置合理，无私拉乱接线路情况；（三）特种设备安全：电梯、中央空调等特种设备取得检测合格证明，安全警示标识齐全，维保协议已签订；（四）安防安全：监控系统覆盖所有公共区域、重要通道，存储时长满足规定要求；门禁系统运行正常，应急开启机制有效；（五）结构安全：建筑主体结构无安全隐患，装修改造未破坏承重结构，墙面、地面、天花板无开裂、脱落风险。第十一条空间功能验收：（一）区域布局：办公卡位、独立办公间、公共区域布局合理，符合运营规划；功能分区（办公区、休闲区、茶水间、会议室）清晰，满足会员使用需求；（二）设施功能：办公家具安装稳固、无破损；网络通信全覆盖、网速达标，WiFi及有线网络均可正常使用；水电系统供水供电稳定，无漏水、断电隐患；（三）配套功能：会议室音视频设备、打印复印设备、茶水间厨具等配套设施功能正常；新风系统、空调系统运行稳定，温度、湿度调节达标；（四）无障碍设施：按规范设置无障碍通道、无障碍卫生间（如需），满足特殊人群使用需求。第十二条运营条件验收：（一）人员配置：站点负责人、安全员、客服人员等岗位人员已到位，且完成岗前培训及考核；（二）制度建设：安全生产、会员服务、设施维护、应急处置等管理制度已制定并公示；（三）应急准备：应急疏散预案、火灾处置预案、设施故障处置预案已制定，且完成至少1次演练；应急物资（急救箱、手电筒、灭火器备用件）配备齐全；（四）服务能力：客服人员熟悉会员服务流程，可解答会员咨询；设施维护人员具备基础故障处理能力，维保渠道已打通。第十三条环境卫生验收：（一）清洁标准：办公区域、公共区域地面、墙面、桌面无灰尘、污渍、杂物；卫生间清洁无异味，洁具完好；茶水间无油污、积水，厨具清洁消毒到位；（二）空气质量：室内甲醛、苯等有害气体浓度符合《室内空气质量标准》，检测报告显示合格；新风系统运行正常，通风换气频次达标；（三）消杀防疫：完成全面消杀，无蚊虫、鼠患等卫生隐患；消杀记录完整，使用的消杀用品符合安全标准；（四）垃圾分类：分类垃圾桶配置齐全，标识清晰，垃圾清运机制已建立。第十四条合规文件验收：（一）资质证照：营业执照经营范围包含共享办公空间运营相关内容，经营地址与实际地址一致；（二）审批文件：消防验收/备案、特种设备检测等法定审批文件齐全且在有效期内；（三）合同协议：与施工单位、维保单位、物业方等签订的合同协议合法有效，权责清晰；（四）告知公示：消防安全、用电安全、会员须知等公示文件已张贴在醒目位置，内容完整合规。第四章验收实施流程第十五条首次验收：（一）现场核查：验收工作组按专业分工对验收内容进行现场核查，通过目视检查、功能测试、资料核对等方式确认是否符合标准；（二）问题记录：对发现的问题分类记录，分为“重大隐患”（影响安全运营、违反法规）、“一般问题”（不影响安全但需整改），形成《开业验收问题清单》；（三）结果沟通：验收工作组与运营筹备组、施工单位沟通验收情况，明确问题整改要求、整改责任人及整改期限；（四）初步判定：根据核查结果初步判定验收结论，分为“验收合格”“整改后验收”“验收不合格”。第十六条验收结果判定标准：（一）验收合格：无重大隐患，一般问题数量不超过规定数量且不影响基本运营，所有验收内容符合标准；（二）整改后验收：存在一般问题但无重大隐患，需限期整改完成后进行复核验收；（三）验收不合格：存在重大隐患，或一般问题数量超出规定数量，无法满足基本运营条件。第十七条整改复核：（一）整改时限：重大隐患需在规定工作日内完成整改，一般问题需在规定工作日内完成整改；（二）整改监督：运营筹备组负责督促施工单位、相关责任人落实整改，验收工作组组长跟踪整改进度，必要时现场指导；（三）复核验收：整改完成后，运营筹备组提交《整改完成申请》，验收工作组在规定工作日内进行复核，确认问题是否整改到位；（四）复核结论：复核合格的，进入最终验收环节；复核不合格的，延长整改期限，情节严重的重新启动验收流程。第十八条最终验收与备案：（一）最终验收：复核合格后，验收工作组出具《开业验收报告》，明确验收结论，所有成员签字确认；（二）审批流程：《开业验收报告》报公司安全生产部、运营部负责人审批，审批通过后核发《站点开业许可》；（三）资料备案：验收工作组将验收申请、问题清单、整改凭证、验收报告等所有资料整理归档，备案保存期限不少于规定年限；（四）开业通知：取得《站点开业许可》后，运营筹备组可按计划正式对外营业。第五章整改管理第十九条整改责任划分：（一）施工单位责任：因工程质量、设施安装问题导致的整改，由施工单位承担全部整改责任及费用；（二）工程部责任：因设施调试、工程监管不到位导致的整改，由工程部牵头协调整改；（三）运营筹备组责任：因运营条件、环境卫生问题导致的整改，由运营筹备组负责完成；（四）多方协同：涉及多部门的整改事项，由验收工作组组长协调，明确主责部门及配合部门。第二十条整改特殊情形处理：（一）重大隐患整改：发现消防安全、结构安全等重大隐患的，立即暂停验收流程，责令停工整改，整改完成并经第三方检测合格后，重新启动验收；（二）逾期未整改：未在规定时限内完成整改的，约谈相关责任人，情节严重的扣减相关单位履约保证金（如有）；（三）无法整改：因客观条件限制无法整改的问题，需由法务部评估合规风险，报公司管理层审批后，决定是否豁免或调整开业计划。第六章验收结果应用第二十一条验收合格应用：（一）正式开业：运营筹备组凭《站点开业许可》开展会员入驻、日常运营等工作；（二）表彰奖励：验收一次合格的站点，对运营筹备组、施工单位给予表彰，相关人员纳入评优评先范围；（三）经验推广：将验收合格站点的筹备、验收经验整理成册，供其他站点参考。第二十二条验收不合格应用：（一）暂停开业：验收不合格的站点，严禁对外营业，运营筹备组需重新梳理筹备工作；（二）责任追究：对验收不合格造成的工期延误、成本增加，追究相关责任人责任，施工单位整改后仍不合格的，终止合作协议；（三）重新验收：整改完成后重新提交验收申请，再次验收仍不合格的，调整站点运营筹备组人员架构。第二十三条验收人员责任追究：（一）验收人员未按标准核查，遗漏重大隐患的，给予口头警告、绩效扣分；（二）验收人员弄虚作假、包庇违规问题的，给予书面警告、调岗处理，情节严重的按公司制度追责；（三）因验收失职导致站点违规开业引发安全事故的，追究相关人员法律责任。第七章监督与考核第二十四条验收监督机制：（一）内部监督：公司审计部每季度对验收资料、整改记录进行抽查，核查验收工作的合规性、真实性；（二）事后监督：站点开业后3个月内，安全生产部组织“回头看”检查，确认验收整改问题是否反弹，运营是否符合验收标准；（三）外部监督：主动配合住建、消防、市场监管等部门的监督检查，按要求提供验收资料，整改检查指出的问题。第二十五条考核指标与标准：（一）验收一次通过率：年度内站点开业验收一次通过率不低于公司设定阈值；（二）整改完成率：验收发现的问题整改完成率100%，无逾期未整改情况；（三）资料完整率：验收资料归档完整率100%，无缺失、伪造情况；（四）开业后隐患率：开业后“回头看”检查发现的重大隐患率为0。第二十六条考核结果应用：（一）部门考核：验收相关指标纳入安全生产部、工程部、运营部年度考核，考核结果与部门绩效挂钩；（二）人员考核：验收工作组人员的履职情况纳入个人绩效考核，考核优秀的给予奖励，不合格的取消验收资格；（三）合作方考核：施工单位的整改效率、工程质量纳入合作方评价体系，评价低的减少合作频次或终止合作。第八章附则第二十七条本制度未尽事宜，参照《中华人民共和国建筑法》《中华人民共和国消防法》及公司工程管理、安全生产、