大型活动财务制度

PAGE大型活动财务制度一、总则（一）目的为加强公司大型活动财务管理，规范活动经费的使用与核算，确保活动顺利开展，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，结合大型活动的特点，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司组织举办的各类大型活动，包括但不限于文艺演出、体育赛事、学术研讨会、产品发布会等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，确保活动经费收支合法合规。2.预算管理原则：活动经费实行预算管理，各项收支必须纳入预算，严格按照预算执行。3.专款专用原则：活动经费应专款专用，不得挪作他用，确保资金用于活动相关的支出。4.勤俭节约原则：合理安排经费，节约使用资金，反对铺张浪费，提高资金使用效益。5.公开透明原则：活动经费的使用应公开透明，接受公司内部审计和相关部门的监督检查。二、预算管理（一）预算编制1.预算编制主体：大型活动主办部门负责活动预算的编制工作，应指定专人负责，并组织相关人员进行充分的调研和论证。2.预算编制依据：根据活动的规模、内容、预计参与人数、活动场地、活动时间等因素，结合公司的历史数据和市场行情，合理确定活动经费预算。3.预算编制内容：活动预算应包括收入预算和支出预算两部分。收入预算应根据活动的性质和预计收入来源进行编制，如门票收入、赞助收入、广告收入等；支出预算应根据活动的各项费用支出进行详细分类编制，包括场地租赁费用、设备租赁费用、人员费用、宣传推广费用、物料采购费用、餐饮住宿费用等。4.预算编制流程：初稿编制：主办部门在活动策划阶段完成预算初稿的编制，并提交至财务部门。审核修改：财务部门对预算初稿进行审核，提出修改意见，主办部门根据审核意见进行修改完善。审批确定：修改后的预算经公司领导审批后确定为正式预算。（二）预算执行1.严格执行预算：活动主办部门应严格按照批准的预算执行，确保各项支出控制在预算范围内。2.预算调整：如因特殊情况需要调整预算，主办部门应提前提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经财务部门审核后报公司领导审批。未经批准，不得擅自调整预算。3.预算执行监控：财务部门应定期对活动预算执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。如发现预算执行偏差较大，应及时向主办部门反馈，并督促其采取措施进行纠正。（三）预算决算1.决算编制：活动结束后，主办部门应及时编制活动预算决算报告，对活动经费的收支情况进行详细说明，并附相关凭证和报表。2.决算审核：财务部门对决算报告进行审核，确保决算数据真实、准确、完整。3.决算审批：审核后的决算报告经公司领导审批后存档。三、收入管理（一）门票收入1.门票定价：根据活动的性质、市场需求、成本等因素合理确定门票价格。门票价格应提前向社会公布，并报相关部门备案。2.门票销售：设立专门的门票销售渠道，如线上售票平台、线下售票窗口等，确保门票销售公开、透明、有序。门票销售应开具合法有效的票据，并及时进行账务处理。3.门票收入核算：门票收入应按照实际收到的金额进行核算，扣除相关手续费等支出后确认为活动收入。（二）赞助收入1.赞助协议签订：与赞助单位签订赞助协议，明确赞助金额、赞助形式、双方权利义务等内容。赞助协议应报公司领导审批后生效。2.赞助收入管理：按照赞助协议约定及时收取赞助款项，并开具合法有效的票据。赞助收入应按照协议约定的用途进行管理和使用，不得擅自改变用途。3.赞助收入核算：赞助收入应按照实际收到的金额进行核算，确认为活动收入。（三）广告收入1.广告合作洽谈：与广告客户进行合作洽谈，签订广告合作协议，明确广告形式、广告投放时间、广告费用等内容。广告合作协议应报公司领导审批后生效。2.广告收入管理：按照广告合作协议约定及时收取广告费用，并开具合法有效的票据。广告收入应按照协议约定的用途进行管理和使用，不得擅自改变用途。3.广告收入核算：广告收入应按照实际收到的金额进行核算，确认为活动收入。（四）其他收入1.其他收入来源：活动过程中如有其他收入来源，如捐赠收入、场地出租收入等，应按照相关规定进行管理和核算。2.收入核算：其他收入应按照实际收到的金额进行核算，确认为活动收入。四、支出管理（一）支出审批1.审批流程：活动经费支出应按照公司规定的审批流程进行审批。一般情况下，支出金额在[X]元以下的，由主办部门负责人审批；支出金额在[X]元以上至[X]元的，由主办部门负责人审核后报分管领导审批；支出金额在[X]元以上的，由主办部门负责人、分管领导审核后报公司总经理审批。2.审批依据：支出审批应严格按照预算执行，确保支出合理、合规。审批时应提供相关的合同、协议、发票等凭证，证明支出的真实性和必要性。（二）支出范围1.场地租赁费用：用于租赁活动场地的费用，包括场地租金、场地布置费用等。场地租赁应签订租赁合同，明确租赁期限、租金标准、支付方式等内容。2.设备租赁费用：用于租赁活动所需设备的费用，如音响设备、灯光设备、舞台设备等。设备租赁应签订租赁合同，明确租赁期限、租金标准、设备维护责任等内容。3.人员费用：用于支付活动工作人员的薪酬、补贴、奖金等费用，包括演员酬金、工作人员工资、志愿者补贴等。人员费用应按照公司相关规定进行核算和发放。4.宣传推广费用：用于活动的宣传推广，包括广告投放、媒体合作、宣传资料制作等费用。宣传推广费用应按照预算合理安排，确保活动得到充分宣传。5.物料采购费用：用于采购活动所需的物料，如道具、服装、礼品、文具等。物料采购应按照采购流程进行，确保采购质量和价格合理。6.餐饮住宿费用：用于活动期间为参与人员提供餐饮和住宿的费用。餐饮住宿应按照公司相关规定进行安排，确保食品安全和住宿舒适。7.其他费用：与活动相关的其他费用，如保险费用、运输费用、通讯费用等。其他费用应按照实际发生情况进行核算和支付。（三）支出核算1.费用报销：活动经费支出应按照公司财务制度规定进行报销。报销时应提供合法有效的发票、收据等凭证，并填写报销单，注明支出内容、金额、报销人等信息。2.账务处理：财务部门应按照会计准则及时对活动经费支出进行账务处理，确保会计信息真实、准确、完整。3.成本核算：对于大型活动，应进行成本核算，计算活动的总成本和单位成本，为活动效益分析提供依据。五、资产管理（一）固定资产管理1.固定资产购置：活动所需的固定资产，如音响设备、灯光设备、舞台设备等，应按照公司固定资产管理制度进行购置。购置前应进行可行性研究和论证，经公司领导审批后进行采购。2.固定资产入账：固定资产购置后应及时办理入账手续，按照固定资产类别进行分类核算，并建立固定资产卡片，记录固定资产的名称、型号、规格、购置时间、使用部门等信息。3.固定资产折旧：按照公司固定资产折旧政策计提固定资产折旧，折旧费用计入活动成本。4.固定资产处置：固定资产处置应按照公司固定资产管理制度进行审批，处置收入应及时入账，处置损失应按照规定进行核销。（二）流动资产（存货）管理1.物料采购：活动所需的物料，如道具、服装、礼品、文具等，应按照公司采购管理制度进行采购。采购前应进行市场调研，选择合适的供应商，确保采购质量和价格合理。2.物料验收：物料采购到货后，应及时进行验收，确保物料数量、质量符合采购合同要求。验收合格后办理入库手续，建立物料台账，记录物料的名称、型号、规格、数量、入库时间、存放地点等信息。3.物料领用：活动期间，各部门根据实际需要领用物料，应填写物料领用单，注明领用部门、物料名称、型号、规格、数量等信息，经部门负责人审批后到仓库领取。仓库管理人员应按照物料领用单及时发货，并在物料台账上记录领用情况。4.物料盘点：活动结束后，应对剩余物料进行盘点，确保物料账实相符。对于盘盈、盘亏的物料，应查明原因，按照规定进行处理。六、财务监督与审计（一）财务监督1.内部监督：公司财务部门应加强对大型活动财务收支的日常监督，定期对活动经费的使用情况进行检查，及时发现和纠正问题。2.外部监督：接受公司内部审计部门和相关部门的监督检查，积极配合审计部门开展审计工作，提供真实、准确、完整的财务资料。（二）财务审计1.审计计划：公司内部审计部门应根据公司安排，制定大型活动财务审计计划，明确审计目标、审计范围、审计方法和审计时间等。2.审计实施：审计部门按照审计计划实施审计工作，通过查阅财务资料、实地查看、询问相关人员等方式，对活动经费的收支情况、资产管理情况等进行审计。3.审计报告：审计结束后，审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出审计意见和建议。被审计部门应根据审计报告及时进行整改，并将整改情况书面报告审计部门。七、财务人员职责（一）主办部门财务人员职责1.协助主办部门负责人编制活动预算，提供相关财务数据和建议。2.负责活动经费的日常报销审核工作，确保报销凭证真实、合法、有效，支出符合预算和相关规定。3.及时记录活动经费收支情况，定期向主办部门负责人和财务部门汇报经费使用情况。4.协助财务部门进行活动成本核算和效益分析，提供相关数据支持。5.负责与活动相关的财务资料整理和归档工作。（二）财务部门人员职责1.参与大型活动预算的审核工作，提出财务审核意见。2.