公共卫生项目例会制度

PAGE公共卫生项目例会制度一、总则（一）目的为加强公共卫生项目管理，规范项目工作流程，提高项目实施效率和质量，确保公共卫生项目各项任务顺利完成，特制定本例会制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有参与公共卫生项目的部门和人员。（三）基本原则1.定期性原则：例会应按照固定的时间间隔召开，确保项目进展得到及时跟踪和沟通。2.高效性原则：会议应聚焦重点问题，提高决策效率，避免冗长和无关的讨论。3.参与性原则：鼓励所有相关人员积极参与，充分发表意见和建议，确保信息的全面性和准确性。4.规范性原则：会议组织、议程安排、记录整理等应遵循规范的流程，确保会议的严肃性和有效性。二、例会组织与安排（一）会议召集公共卫生项目例会由[具体部门或岗位]负责召集，根据项目实际情况确定会议时间、地点和参会人员。（二）参会人员1.项目负责人：负责汇报项目整体进展情况，协调解决项目实施过程中的重大问题。2.各项目小组组长：汇报本小组工作进展、遇到的问题及解决方案，提出需要协调的事项。3.相关职能部门代表：如财务、后勤、质量控制等，提供项目实施所需的支持和保障，对项目进行监督和指导。4.其他相关人员：根据会议议题需要，邀请相关专家、合作伙伴等参加会议。（三）会议时间与频率1.定期例会：每周/每月[具体时间]召开，具体时间根据项目实际情况确定，确保参会人员能够按时参加。2.临时例会：根据项目紧急情况或特殊需求，由召集人决定召开临时例会，及时解决项目中出现的突发问题。（四）会议地点选择交通便利、环境适宜的会议室作为会议地点，确保会议能够顺利进行。会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、麦克风等，以满足会议沟通和演示的需求。三、会议议程（一）会前准备1.召集人提前收集各参会人员需要汇报的内容和问题，整理形成会议议程草案。2.将会议议程草案提前[具体时间]发送给参会人员，以便参会人员提前准备相关资料和发言内容。（二）会议议程内容1.项目负责人汇报项目整体进展情况，包括已完成的工作、取得的成果、未完成的任务及原因分析。项目实施过程中遇到的重大问题及解决方案，以及需要协调的事项。下一阶段项目工作计划和目标，明确各项工作的责任人、时间节点和预期成果。2.各项目小组组长汇报本小组工作进展情况，按照工作任务分解详细汇报各项工作的完成情况、遇到的问题及解决措施。本小组在工作中发现的与其他小组或部门存在的协调问题，提出协调需求和建议。下一阶段小组工作计划和重点工作安排。3.相关职能部门代表发言财务部门汇报项目经费使用情况，包括预算执行情况、费用支出明细、存在的问题及改进建议。后勤部门汇报项目物资保障情况，如物资采购、库存管理、设备维护等方面的工作进展和存在的问题。质量控制部门汇报项目质量监控情况，对已完成工作的质量进行评估，提出质量改进措施和建议。其他职能部门根据项目实际情况，汇报相关支持和保障工作的进展及问题。4.问题讨论与决策针对项目实施过程中出现的问题，参会人员进行充分讨论，分析问题产生的原因，提出解决方案和建议。根据讨论结果，对重大问题进行决策，明确责任人和时间节点，确保问题得到及时解决。5.工作协调与沟通各部门之间就工作衔接、资源调配、信息共享等方面进行沟通协调，解决工作中存在的矛盾和问题，确保项目顺利推进。对需要跨部门协作的工作任务进行明确分工，落实责任，加强协作配合。6.领导指示与工作部署公司/组织领导对项目进展情况进行点评，肯定成绩，指出不足，对下一阶段工作提出要求和期望。根据领导指示，对项目工作进行进一步部署，明确工作重点和方向，确保项目目标的实现。（三）会议时间控制1.例会总时长应控制在[具体时长]以内，确保会议高效进行，避免过长时间的会议影响工作效率。2.各项议程内容应合理安排时间，重点问题和决策环节应给予充分的讨论时间，但也要避免讨论过于冗长，偏离主题。四、会议记录与纪要（一）会议记录1.安排专人负责会议记录，记录人员应具备良好的文字记录能力和沟通能力，确保记录内容准确、完整。2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、讨论结果、决策事项、责任人、时间节点等详细信息。3.记录人员应在会议过程中认真倾听，及时记录，对于重要观点和决策内容，应进行重点标注，确保记录的准确性和完整性。（二）会议纪要1.会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应突出重点，简洁明了，准确反映会议讨论的主要内容和决策结果。2.会议纪要应在会议结束后[具体时间]内发送给参会人员，并抄送给相关领导和部门。参会人员如有异议，应在收到会议纪要后[具体时间]内反馈给记录人员，以便进行核实和修改。3.会议纪要作为项目工作的重要文档，应妥善保存，以备后续查阅和参考。会议纪要应按照项目阶段和时间顺序进行归档管理，方便查询和追溯项目历史信息。五、会议纪律与要求（一）参会人员要求1.参会人员应提前安排好工作，按时参加会议，不得无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向召集人请假，并安排其他人员代为参会。2.参会人员应认真准备会议发言内容，提前梳理工作进展、问题和建议，确保发言内容有针对性、实质性，避免泛泛而谈。3.参会人员在会议期间应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳或从事与会议无关的事情，保持会议秩序。4.参会人员应积极参与会议讨论，充分发表意见和建议，尊重他人发言，不得打断他人讲话。对于不同意见，应通过理性沟通和协商解决，避免情绪化争吵。（二）会议组织要求1.召集人应认真组织会议，确保会议议程合理、有序进行。提前检查会议设备是否正常运行，准备好会议所需的资料和文件。2.会议期间，召集人应把控会议节奏，引导讨论方向，确保会议围绕主题进行，避免出现跑题或混乱局面。对于偏离主题的发言，应及时进行引导和纠正。3.会议结束后，召集人应及时总结会议情况，对会议效果进行评估，针对存在的问题提出改进措施，不断提高会议质量和效率。六、附则（一）制度解释本制度由[具体部门或岗位]负责解释。（二）制度修订本制度将根据公共卫生项目实施情况和相关法律法规、行业标准的变化，适时进行修订和完善。修订后的制度将及时发布并通知相关人员。（三）生效日期