财务制度收付款流程

PAGE财务制度收付款流程一、总则（一）目的本财务制度收付款流程旨在规范公司/组织的收付款行为，确保资金流动的安全、准确、及时，加强财务管理，保障公司/组织的正常运营和发展。（二）适用范围本流程适用于公司/组织内所有涉及收付款业务的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：收付款业务必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.准确性原则：确保每一笔收付款记录准确无误，数据真实可靠。3.及时性原则：及时处理收付款业务，避免延误影响公司/组织的资金周转。4.安全性原则：保障资金的安全，防止出现资金损失或风险。二、收款流程（一）销售收款1.销售部门与客户签订销售合同或协议，明确销售产品或服务的内容、价格、付款方式、交货时间等条款。2.销售订单生成后，销售部门应及时将订单信息传递给财务部门，以便财务部门做好收款准备。3.财务部门根据销售合同或协议约定的付款方式，跟踪客户付款情况。对于货到付款的业务，在货物发出后，销售部门应及时通知客户付款，并将发货凭证等相关资料提交给财务部门。财务部门在收到客户付款后，核对收款金额与销售订单金额是否一致，无误后进行收款确认，并开具收款发票。对于赊销业务，财务部门应根据信用政策对客户信用进行评估，确定信用额度和信用期限。在信用期限内，财务部门定期与销售部门核对客户应收账款余额，督促销售部门及时催收货款。当信用期限届满仍未收到货款时，财务部门应向销售部门发出催款通知，并协助销售部门采取相应的催收措施。4.客户付款方式主要包括现金、银行转账、支票等。现金收款：财务部门在收到现金时，应立即开具收款收据，并由收款人签字确认。收款收据应一式三联，分别为存根联、客户联和记账联。存根联留存备查，客户联交客户作为付款凭证，记账联作为财务记账依据。银行转账收款：财务部门应及时查询银行账户收款情况，收到银行到账通知后，核对收款金额与销售订单金额是否一致。如一致，在银行对账单上注明收款对应的销售订单号，并进行收款确认。同时，根据银行回单开具收款发票，并将发票及相关资料传递给销售部门。支票收款：财务部门收到支票后，应首先检查支票的真实性、有效性和完整性。核对支票上的收款人名称、金额、日期、出票人签章等信息是否清晰、准确。然后，在支票背面背书，并及时将支票存入银行。在银行受理支票后，财务部门应关注支票的兑付情况，如出现退票等异常情况，应及时与销售部门沟通，共同采取措施解决问题。（二）其他收款1.除销售业务外，公司/组织可能会因提供劳务、出租资产、获得政府补助等原因产生其他收款。相关业务部门在发生收款事项时，应及时填写收款申请单，注明收款事由、金额、收款方式等信息，并提交给财务部门。2.财务部门收到收款申请单后，对收款事项进行审核，核实其真实性、合理性和合规性。审核通过后，按照上述销售收款流程中的相关规定进行收款处理。三、付款流程（一）采购付款1.采购部门根据生产经营需要，制定采购计划，选择合格的供应商，签订采购合同或协议。采购合同应明确采购物资或服务的规格、数量、价格、付款方式、交货时间等条款。2.采购订单生成后，采购部门应及时将订单信息传递给财务部门，以便财务部门做好付款准备。3.在采购物资或服务到货验收合格后，采购部门应填写付款申请单，注明采购合同号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息，并附上验收单、发票等相关资料，提交给财务部门。4.财务部门对付款申请单及相关资料进行审核，重点审核以下内容：采购合同的执行情况，包括物资或服务的到货数量、质量、规格等是否与合同约定一致。发票的真实性、合法性和有效性，发票内容是否与采购合同及验收单相符。付款金额是否准确，是否符合合同约定的付款条件。付款方式是否符合公司/组织的规定。5.审核通过后，财务部门根据付款申请单及相关资料，按照公司/组织的资金审批权限进行审批。对于金额较小的付款，由财务部门负责人审批。对于金额较大的付款，需经公司/组织管理层审批。6.审批通过后，财务部门办理付款手续。对于银行转账付款，财务部门根据审批后的付款申请单，填写付款凭证，注明付款日期、付款金额、收款单位名称、银行账号等信息，并加盖财务专用章。然后，通过银行系统进行转账操作，并将付款回单作为记账依据。对于支票付款，财务部门根据审批后的付款申请单，开具支票，注明收款人名称、金额、日期等信息，并加盖财务专用章。支票由专人保管，按照规定的程序交付给供应商。同时，在支票登记簿上记录支票的开具日期、金额、收款人等信息，以便跟踪支票的使用情况。（二）费用报销付款1.公司/组织员工因工作需要发生的费用支出，如差旅费、业务招待费、办公用品费等，应按照公司/组织的费用报销制度填写费用报销单。费用报销单应注明费用发生日期、事由、金额、报销人等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.报销人将填写完整的费用报销单提交给所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据费用的合理性、必要性以及公司/组织的相关规定进行审核，审核通过后在费用报销单上签字确认。3.部门负责人审批通过后，费用报销单流转至财务部门。财务部门对费用报销单及相关原始凭证进行审核，重点审核以下内容：费用是否符合公司/组织的费用报销制度规定的范围和标准。发票等原始凭证的真实性、合法性和有效性，凭证内容是否与费用报销单相符。报销手续是否齐全，是否有相关人员签字确认。4.审核通过后，财务部门根据费用报销单及相关资料，按照公司/组织的资金审批权限进行审批。对于金额较小的费用报销，由财务部门负责人审批。对于金额较大的费用报销，需经公司/组织管理层审批。5.审批通过后，财务部门办理付款手续。对于现金报销，财务部门根据审批后的费用报销单支付现金给报销人，并要求报销人在费用报销单上签字确认。对于银行转账报销，财务部门根据审批后的费用报销单，填写付款凭证，注明付款日期、付款金额、报销人银行账号等信息，并加盖财务专用章。然后，通过银行系统进行转账操作，并将付款回单作为记账依据。（三）其他付款1.除采购付款和费用报销付款外，公司/组织可能会因偿还借款、支付租金、缴纳税费等原因产生其他付款。相关业务部门在发生付款事项时，应及时填写付款申请单，注明付款事由、金额、付款方式等信息，并提交给财务部门。2.财务部门收到付款申请单后，对付款事项进行审核，核实其真实性、合理性和合规性。审核通过后，按照上述采购付款或费用报销付款流程中的相关规定进行审批和付款处理。四、资金审批权限（一）审批原则1.分级审批原则：根据付款金额大小，设定不同层级的审批权限，确保资金使用的合理性和安全性。2.谁审批谁负责原则：审批人应对审批事项的真实性、合理性和合规性负责。（二）具体审批权限划分1.付款金额在[X]元以下的，由财务部门负责人审批。2.付款金额在[X]元至[X]元之间的，由公司/组织分管财务领导审批。3.付款金额在[X]元以上的，由公司/组织总经理审批。（三）特殊情况审批对于重大投资、重大资产购置等涉及金额较大且影响公司/组织战略发展的付款事项，需经公司/组织董事会或股东会审批。五、票据管理（一）发票管理1.公司/组织应按照国家税收法律法规的规定，正确开具和取得发票。2.销售部门在开具发票时，应确保发票内容真实、准确、完整，与销售业务实际情况相符。发票开具后，应及时登记发票开具台账，记录发票号码、开具日期、购货单位名称、金额、税额等信息。3.采购部门在取得发票时，应严格审核发票的真实性、合法性和有效性。发票内容应与采购合同及验收单相符，发票开具日期应在规定的时间范围内。对于不符合要求的发票，应及时要求供应商更换。4.财务部门应建立发票管理制度，定期对发票进行核对和盘点，确保发票的安全和完整。同时，按照税务部门的要求，及时进行发票认证、申报和缴纳税款等工作。（二）支票管理1.支票由财务部门专人负责保管，设立支票登记簿，详细记录支票的购买、领用、使用、作废等情况。2.领用支票时，领用人应填写支票领用单，注明领用日期、支票号码、用途、金额、预计归还日期等信息，并经部门负责人和财务部门负责人审批。3.支票使用时，领用人应严格按照支票领用单上注明的用途和金额使用，不得擅自更改。支票背书转让时，应确保背书连续、清晰，符合银行规定。4.支票使用完毕后，领用人应及时将支票存根及相关原始凭证交回财务部门。财务部门核对支票存根与支票领用单及相关原始凭证是否一致，无误后在支票登记簿上进行核销登记。5.如支票发生丢失、被盗等情况，领用人应立即向财务部门报告，并采取相应的挂失止付等措施，以防止资金损失。同时，查明原因，追究相关人员的责任。（三）其他票据管理对于汇票、本票、收据等其他票据，参照支票管理的相关规定进行管理，确保票据的安全、准确使用。六、账务处理与核对（一）账务处理1.财务部门应按照国家会计准则和公司/组织财务制度的规定，及时、准确地对收付款业务进行账务处理。2.收款业务发生时，财务部门根据收款方式和相关凭证，借记“银行存款”、“库存现金”等科目，贷记相应的收入科目。3.付款业务发生时，财务部门根据付款方式和相关凭证，借记相应的费用、资产等科目，贷记“银行存款”、“库存现金”等科目。4.对于涉及应收账款、应付账款等往来款项的业务，财务部门应按照账龄分析法等方法进行账龄分析和坏账准备计提，确保往来款项的准确性和合理性。（二）账务核对1.每日终了，财务部门应核对现金日记账与库存现金是否相符，银行存款日记账与银行对账单是否相符。如发现不符，应及时查明原因，进行调整。2.定期（每月/每季度），财务部门应与销售部门、采购部门等相关业务部门核对应收账款、应付账款等往来款项余额，确保账账相符。3.每年年末，财务部门应对公司/组织的资产、负债、所有者权益等进行全面清查和核对，编制年度财务报表，并进行审计，确保财务数据的真实性、准确性和完整性。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对财务制度收付款流程的执行情况进行审计监督，检查收付款业务的合规性、准确性和及时性。2.审计部门应重点关注以下内容：收付款业务是否符合公司/组织的财务制度和相关法律法规的规定。资金审批权限是否得到严格执行。票据管理是否规范，有无票据丢失、被盗、违规开具或取得票据等情况。账务处理是否及时、准确，账账、账实是否相符。3.对于审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）外部监督1.公司/组织应接受税务、审计、财政等外部