出纳付款财务制度

PAGE出纳付款财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司出纳付款流程，确保公司资金支付的准确性、安全性和合规性，保障公司财务活动的正常有序进行，维护公司及相关方的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及出纳付款的业务活动，包括但不限于日常费用报销、采购付款、工资发放、借款还款等。3.基本原则合法性原则：出纳付款必须严格遵守国家法律法规、财经纪律以及公司的各项规章制度。准确性原则：付款信息应准确无误，确保支付金额、支付对象、支付时间等与业务实际情况相符。安全性原则：保障资金支付过程中的安全，防止资金被盗用、挪用等风险。审批流程原则：所有付款必须经过规定的审批流程，未经审批不得支付。二、付款审批流程1.费用报销审批申请人填写报销单：详细填写报销事由、金额、附件明细等信息，并签字确认。部门负责人审核：对报销事项的真实性、合理性进行审核，签字批准。财务审核：财务人员审核报销单的填写规范、金额计算、票据合规性等，审核通过后签字。分管领导审批：根据公司授权，分管领导对超过一定金额的报销进行审批。总经理审批：重大费用报销或特殊情况需总经理最终审批。2.采购付款审批采购部门提交付款申请：附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。采购部门负责人审核：确认采购事项完成及相关资料的真实性。财务审核：审核付款申请与合同约定的一致性、发票合规性等。分管领导审批：按权限进行审批。总经理审批：重大采购付款需总经理审批。3.工资发放审批人力资源部门提交工资发放表：包含员工工资明细、考勤情况等。人力资源部门负责人审核：确保工资计算准确、考勤无误。财务审核：审核工资发放表的金额准确性、银行信息等。分管领导审批：根据授权进行审批。总经理审批：最终审批工资发放总额等重要事项。4.借款还款审批借款人填写借款单：注明借款金额、用途、还款计划等。部门负责人审核：确认借款用途合理性。财务审核：评估借款人还款能力等。分管领导审批：按规定审批借款额度。总经理审批：大额借款需总经理审批。还款时，由借款人提交还款申请，经上述类似审批流程后进行还款操作。三、付款方式及相关规定1.现金付款适用范围：一般适用于金额较小、不便于通过银行转账支付的款项，如员工差旅费中的零星现金支出等。现金提取规定：出纳应根据实际需要，提前向银行预约现金提取金额，并填写现金支票。提取现金时需两人以上同行，确保资金安全。现金支付流程：付款前，出纳应仔细核对付款金额与审批后的报销单或付款申请单一致。付款时，要求收款人当面签收，并在付款凭证上签字确认。现金库存管理：每日营业终了，出纳应盘点现金库存，确保账实相符。超过库存限额的现金应及时缴存银行。2.银行转账付款适用范围：适用于金额较大、频繁发生的付款业务，如采购货款支付、工资发放等。银行账户管理：公司应按照相关规定，合理开设银行账户，并严格执行账户管理制度。出纳应妥善保管银行账户信息及密码，不得随意透露给他人。转账操作流程：出纳根据审批后的付款申请，准确录入收款单位名称、账号、开户行、付款金额等信息。在转账前，再次核对转账信息无误后提交转账指令。转账成功后，及时获取银行转账回单，并进行账务处理。网上银行安全：使用网上银行进行转账操作时，应采取必要的安全措施，如安装安全控件、定期更换密码等，防止网络诈骗。3.票据付款支票付款：支票领用：领用支票时，领用人需填写支票领用登记表，注明支票用途、金额、预计使用日期等信息，并经部门负责人及财务负责人审批。支票填写：出纳应按照审批后的付款申请准确填写支票信息，确保字迹清晰、金额准确、日期合规。支票交付：支票交付给收款人时，应要求收款人在支票存根联签字确认，并注明签收日期。同时，提醒收款人及时到银行办理入账手续。支票作废处理：如支票因各种原因作废，出纳应在支票上加盖“作废”戳记，并将作废支票与支票存根联一同保存，定期装订成册。汇票付款：汇票开具：根据业务需要，由财务部门按照规定开具银行汇票。开具汇票时，应严格审核付款申请及相关资料，确保汇票信息准确无误。汇票交付：将开具好的汇票交付给收款人时，应要求收款人在汇票签收单上签字确认，并注明签收日期。同时，告知收款人汇票的到期日及兑付注意事项。汇票跟踪：出纳应及时跟踪汇票的兑付情况，如发现汇票逾期未兑付或存在其他异常情况，应及时与相关部门及银行沟通，采取相应措施。四、付款凭证管理1.付款凭证的种类报销单：用于员工费用报销的凭证，应详细记录报销事项、金额、附件明细等信息。付款申请单：采购付款、借款还款等业务使用的凭证，需注明付款事由、金额、收款单位等信息。银行转账回单：作为银行转账付款的证明，应妥善保存，与相关付款申请单或报销单对应装订。现金付款收据：现金支付时，由收款人出具的收款证明，应注明收款金额、事由、收款人姓名等信息。2.付款凭证的填写要求内容完整：付款凭证应填写清晰、准确，包含日期、凭证编号、摘要、金额、付款方式、收款单位名称、账号、开户行等必要信息。字迹工整：填写的字迹应工整、规范，不得潦草、涂改。如有错误，应按照规定进行更正，并加盖更正章。附件齐全：付款凭证应附上相关的发票、合同、验收报告等原始凭证，确保业务的真实性和完整性。附件应与付款凭证内容相符，并按照顺序装订。3.付款凭证的审核初审：出纳在付款前，应对付款凭证进行初审，检查填写是否完整、准确，附件是否齐全、合规。如发现问题，应及时与申请人沟通并要求更正。复审：财务负责人对付款凭证进行复审，重点审核付款事项的合法性、合理性、金额准确性等。复审通过后签字确认。4.付款凭证的保管定期装订：每月末，出纳应将本月的付款凭证按照类别、日期顺序进行整理装订，并在封面上注明月份、凭证起止号码、册数等信息。归档保管：装订成册的付款凭证应及时归档，交由档案管理部门妥善保管。档案管理部门应建立健全档案管理制度，确保付款凭证的安全、完整，便于查询和使用。保管期限：付款凭证的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般为[X]年。保管期满后，经批准方可进行销毁处理。五、付款监督与检查1.内部审计监督定期审计：公司内部审计部门应定期对出纳付款业务进行审计，检查付款流程是否合规、审批手续是否齐全、付款凭证是否真实有效等。专项审计：针对重大付款事项或存在疑问的付款业务，开展专项审计，深入调查付款的真实性、合理性及相关内部控制的执行情况。审计报告：审计部门应及时出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。2.财务自查日常自查：财务部门应定期对出纳付款业务进行自查，重点检查付款操作是否符合制度规定、账务处理是否准确及时等。不定期抽查：财务负责人应不定期对付款业务进行抽查，发现问题及时纠正，并对相关责任人进行批评教育。自查记录：财务部门应做好自查记录，包括自查时间、范围及发现的问题等，以便总结经验教训，不断完善付款管理制度。3.外部监督检查税务检查：积极配合税务机关的检查工作，确保公司付款业务符合税收法律法规要求，及时足额缴纳税款。其他监管部门检查：按照相关监管部门的要求，提供付款业务资料，接受检查监督，如遇问题及时整改，维护公司良好形象。六、责任追究公司建立健全付款责任追究制度，对在付款业务中违反本制度规定的单位和个人，视情节轻重给予相应的处罚：1.对违规审批人员的责任追究未按规定审批：如审批人员超越权限审批、未认真审核付款事项导致错误审批等，给予警告处分；造成公司经济损失的，责令其承担相应赔偿责任，并视情节轻重给予记过、记大过、降职等处分。滥用职权审批：对于故意违规审批、谋取私利的审批人员，除责令退还非法所得外，给予撤职、开除等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对违规操作人员的责任追究出纳违规操作：出纳未按审批后的付款申请付款、擅自更改付款信息、未妥善保管付款凭证等，给予警告处分；造成公司资金损失或其他不良后果的，责令其赔偿损失，并视情节给予记过、记大过、辞退等处分。其他操作人员违规：如采购人员提供虚假付款资料、报销人员虚报费用等，除追回违规款项外，给予相应的纪律处分；情节严重的，解除劳动合同，并依法追究法律责任。3.共同