电商企业报销财务制度

PAGE电商企业报销财务制度一、总则（一）目的为了加强电商企业财务管理，规范报销行为，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，保障公司和员工的合法权益，特制定本报销财务制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及兼职人员。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司经营活动的需要，具有合理性和必要性，不得铺张浪费。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规和公司相关规定，确保报销流程合法合规。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写《费用申请表》，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并提交相关审批人审批。2.审批人应根据公司规定和实际情况，对费用申请进行审核，如认为申请合理，应予以批准；如认为申请不合理，应提出修改意见或拒绝批准。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照要求进行整理和粘贴。2.员工应在《费用申请表》批准后的规定时间内，填写《费用报销单》，将报销凭证粘贴在报销单后面，并提交给财务部门。3.财务部门收到报销单后，应进行初步审核，检查报销凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否符合公司规定。如发现问题，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。（三）审批流程1.财务部门审核通过后，将报销单提交给各级审批人进行审批。审批流程根据费用金额大小和性质不同，分为以下几种情况：费用金额较小（具体金额标准由公司另行规定）的报销，由部门负责人审批。费用金额较大的报销，需经部门负责人、财务负责人、总经理等多级审批。涉及特殊事项的报销，如业务招待费、差旅费等，应按照公司相关专项规定进行审批。2.审批人应认真审核报销单，如认为报销内容符合规定，应签署同意报销的意见；如认为报销内容不符合规定，应拒绝报销，并说明理由。（四）报销支付1.审批通过后的报销单，由财务部门按照公司财务制度和资金安排，及时进行报销支付。2.报销支付方式主要包括银行转账、现金支付等。对于符合银行转账条件的报销，原则上应通过银行转账方式支付；对于确实需要现金支付的报销，应严格按照公司现金管理规定办理。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工因公务出差，乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的，应按照公司规定的标准乘坐相应等级的舱位或座位。具体标准如下：飞机：根据出差目的地和业务需要，分为经济舱、商务舱等不同等级，具体乘坐标准由公司另行规定。火车：一般员工可乘坐硬座、硬卧等；中层及以上管理人员可乘坐软座、软卧等。特殊情况需乘坐高铁、动车一等座及以上等级的，应提前经上级领导批准。轮船：根据出差行程和实际需要，选择相应等级的舱位。乘坐飞机、火车、轮船等交通工具产生的订票费、保险费等相关费用，凭有效票据实报销。因特殊情况需要乘坐出租车或网约车的，应提前经上级领导批准，并在报销时注明原因。出租车费用应按照当地实际情况合理报销，网约车费用应按照平台记录的行程和费用实报实销。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用，应根据出差目的地和公司规定的标准进行报销。具体标准如下：一线城市及经济发达地区：一般员工住宿标准为[X]元/天，中层及以上管理人员住宿标准为[X]元/天。二线城市：一般员工住宿标准为[X]元/天，中层及以上管理人员住宿标准为[X]元/天。三线及以下城市：一般员工住宿标准为[X]元/天，中层及以上管理人员住宿标准为[X]元/天。两人及以上同行出差，原则上应安排双人标准间或拼房住宿。如因特殊情况需要单独住宿的，应提前经上级领导批准，并按照单人住宿标准报销。住宿费用应凭正规发票报销，发票上应注明住宿日期、住宿人数、单价、总价等信息。3.餐饮补贴员工出差期间，按照公司规定享受餐饮补贴。补贴标准为：一线城市及经济发达地区[X]元/天，二线城市[X]元/天，三线及以下城市[X]元/天。餐饮补贴已包含出差期间的早餐、午餐和晚餐费用，员工无需再提供餐饮发票报销。但如因特殊情况发生的额外餐饮费用，应按照公司费用报销流程单独申请报销。（二）业务招待费1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用支出。2.业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性和适度性原则。每次业务招待活动前，应填写《业务招待费申请表》，详细说明招待对象、事由、预计金额等信息，并提交上级领导审批。3.业务招待费报销时，应提供真实、有效的发票和消费清单，发票上应注明招待日期、招待对象、招待事由、金额等信息。报销金额不得超过审批金额，超出部分由报销人自行承担。4.公司严禁利用业务招待费进行违规消费或谋取私利，对于违反规定的行为，将按照公司相关规定严肃处理。（三）办公用品及设备采购1.办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、耗材等物品；办公设备是指电脑、打印机、复印机、办公家具等固定资产。2.各部门应根据工作实际需要，合理编制办公用品及设备采购计划，并提交给行政部门审核。行政部门汇总后，统一进行采购。3.办公用品及设备采购应选择正规供应商，确保产品质量和售后服务。采购过程中应取得合法有效的发票，并按照公司规定的流程进行报销。4.对于价值较高的办公设备，应按照公司固定资产管理规定进行登记入账，并按照折旧方法计提折旧。（四）通讯费1.员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具产生的费用，按照公司规定的标准进行报销。具体标准如下：手机通讯费：根据员工岗位和工作需要，分为不同档次进行报销。一般员工每月报销标准为[X]元，中层及以上管理人员每月报销标准为[X]元。固定电话通讯费：凭有效发票实报实销。2.员工应提供与公司业务相关的通讯费用发票进行报销，发票上应注明通讯号码、使用月份、费用金额等信息。对于超出报销标准的部分，由员工自行承担。（五）其他费用1.员工因工作需要发生的其他费用，如培训费用、会议费用、邮寄费用等，应按照公司相关规定和实际发生情况进行报销。2.培训费用报销时，应提供培训通知、培训发票、培训证书等相关证明材料，证明培训内容与工作相关且符合公司培训计划。3.会议费用报销时，应提供会议通知、会议议程、会议发票等相关证明材料，证明会议的真实性和必要性。4.邮寄费用报销时，应提供邮政或快递公司的发票，并注明邮寄内容、收件人、寄件人等信息。四、报销凭证要求（一）发票1.报销发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。2.发票印章：发票应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整，与销售方名称一致。3.发票真伪：员工应确保报销发票的真实性，对于可疑发票，可通过税务机关官方网站或其他查询渠道进行核实。如发现发票为虚假发票，公司将不予报销，并追究相关人员的责任。（二）收据1.除发票外，部分费用支出可使用收据报销，但收据应符合以下要求：收据应是由财政部门或税务部门监制的正规收据，收据内容应填写完整、准确，包括收据名称、收据号码、开票日期、收款单位名称、付款单位名称、收款事由、金额等信息。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，印章应清晰、完整，与收款单位名称一致。2.对于不符合上述要求的收据，公司将不予报销。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他报销凭证应合法、有效，能够证明费用支出的真实性和合理性。如合同协议、审批文件、清单等。2.报销凭证应按照公司规定的格式和要求进行整理和粘贴，确保凭证整齐、美观，便于审核和存档。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，如遇特殊情况无法及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并在规定时间内完成报销。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。对于逾期未报销的差旅费，财务部门将不再受理，由此产生的费用由员工自行承担。（三）其他费用报销其他费用报销应按照公司相关规定的时间要求进行办理，如培训费用应在培训结束后的[X]个工作日内报销，会议费用应在会议结束后的[X]个工作日内报销等。六、报销审批权限（一）部门负责人审批权限1.部门负责人负责审批本部门员工的日常费用报销，包括办公用品采购、通讯费、市内交通费等金额较小的费用支出。2.部门负责人应审核费用报销的真实性、合理性和必要性，确保费用支出符合公司规定和部门实际工作需要。（二）财务负责人审批权限1.财务负责人负责审批涉及财务制度执行、资金安排等方面的费用报销，如大额费用支出、预算外费用支出等。2.财务负责人应审核费用报销的合规性、准确性和与财务预算的匹配性，确保公司财务状况安全、稳定。（三）总经理审批权限1.总经理负责审批公司所有费用报销的最终审批，包括重大业务招待费、特殊差旅费、重大项目费用支出等。2.总经理应从公司整体利益出发，综合考虑费用支出的合理性、必要性和对公司经营业绩的影响，做出最终审批决策。七、财务审核与监督（一）财务审核1.财务部门应按照本制度规定，对员工的报销凭证和报销单进行认真审核，确保报销内容真实、合法、合规。审核内容包括：报销凭证的真实性、完整性和合法性，如发票是否正规、印章是否齐全、内容是否准确等。报销金额是否符合公司规定的报销标准，是否与费用申请金额一致。报销流程是否符合规定，审批手续是否齐全。2.对于审核通过的报销单，财务部门应及时进行报销支付；对于审核不通过的报销单，财务部门应及时通知报销人，并说明原因，要求其补充或更正相关信息。（二）财务监督1.财务部门应定期对公司报销情况进行统计和分析，检查报销制度的执行情况，发现问题及时提出改进建议。2.公司内部审计部门应定期对公司报销业务进行审计监督，检查报销凭证的真实性