化工公司软件管理管控规定

化工公司软件管理管控规定第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国环境保护法》《化工行业安全生产专项整治三年行动实施方案》等相关国家法律法规，参照《全球化学品统一分类和标签制度》（GHS）、《联合国关于危险货物运输的建议书规则和规章》（UNOrangeBook）等国际公约及行业标准，结合公司“安全、合规、高效”发展战略，旨在规范化工公司软件管理流程，有效防控数据安全、知识产权、业务连续性等风险，提升软件资产运营效率，支撑企业数字化转型与国际化经营。针对当前管理痛点，如软件采购审批滞后、系统权限管理混乱、数据跨境传输合规性不足等，核心目标在于构建标准化、可视化、智能化的软件管理体系，实现制度、流程、表单、责任四维一体闭环管控。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司总部及所有下属子公司、分公司，覆盖技术研发部、IT运维部、采购部、合规部、财务部、各业务部门及外包服务商。适用对象包括但不限于软件采购决策人员、技术实施人员、系统管理员、数据管理员、业务用户及第三方合作单位。例外场景包括紧急安全漏洞修复（需经合规部临时授权）、属地化合规要求差异化的系统适配（需经所在地法务部备案），此类场景需通过总经理办公会审批并留存书面记录。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有软件管理活动须符合国家法律法规及行业规范，优先选用符合ISO27001、GDPR等国际标准的解决方案。

1.3.2权责对等原则：明确各部门、岗位的软件管理职责，重大事项审批需经董事会或总经理办公会决策。

1.3.3风险导向原则：聚焦高风险环节（如敏感数据存储、第三方软件供应链），实施分级管控。

1.3.4效率优先原则：通过数字化工具优化审批流程，如ERP系统自动触发采购审批流程。

1.3.5持续改进原则：每年至少开展一次软件管理体系评估，结合业务变化动态调整制度。

1.3.6国际化适配原则：针对跨国业务，软件采购需同时满足美国COPPA、欧盟SCIP指令等属地要求。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性专项制度，与《公司内部控制基本规范》《财务审批管理办法》《数据安全管理办法》等制度构成三级管控体系。其中，软件采购需同时符合财务预算审批流程，系统权限变更需与人力资源部《岗位说明书》同步更新。制度冲突时，以本规定为准，并需经合规部出具合规性评估报告。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司软件管理实行“董事会-风险管理委员会-总经理-职能部门”四级授权体系。董事会负责重大软件资产（金额＞500万元）的采购决策，风险管理委员会统筹全公司软件风险管控，总经理授权IT运维部统筹实施，合规部、财务部按职能协同。决策层通过定期（每季度）审议IT预算及风险报告实现监管，执行层通过OA系统实现流程可视化，监督层通过内控审计（每年至少两次）验证执行效果。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度IT预算及重大软件资产采购方案（金额＞2000万元）。

2.2.2风险管理委员会：每月审议软件供应链风险报告，批准应急采购预案。

2.2.3总经理办公会：审批金额100-2000万元的软件采购，核准软件资产处置方案。

2.3执行机构与职责

2.3.1IT运维部（主责）：负责软件全生命周期管理，包括需求评审、供应商评估、系统测试及上线验收。

2.3.2采购部（配合）：通过ERP系统管理软件采购合同，确保供应商资质符合ISO9001要求。

2.3.3合规部（配合）：审查软件合规性，特别是涉及欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）的云服务。

2.3.4业务部门（配合）：提供软件使用需求，配合完成系统验收。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：嵌入三个关键内控环节：采购环节需经“需求部门提出-技术评审-合规部审核”三级验证；系统权限变更需经“IT申请-部门负责人确认-内控抽查”；年度软件资产盘点需覆盖95%以上系统。

2.4.2审计部：通过审计抽样（每季度10%以上系统）核查软件使用合规性，重点抽查敏感数据存储系统。

2.5协调与联动机制

建立“IT牵头+部门参与”的软件管理联席会议，每月讨论跨部门系统冲突问题。针对跨国业务，增设“属地法务+中国总部合规部”双审核机制，确保美国COPPA合规的儿童产品管理系统在墨西哥部署时，数据跨境传输通过HIPAA认证。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1软件资产合规率：≥98%（每年6月30日统计）。

3.1.2系统故障响应时间：关键系统≤2小时，一般系统≤4小时（IT运维部统计）。

3.1.3数据跨境传输合规率：100%（合规部年度核查）。

3.1.4第三方软件漏洞修复率：100%（IT运维部每月更新补丁）。

3.2专业标准与规范

3.2.1软件采购标准：优先选择开源或商业软件，需通过OWASP漏洞扫描（高风险等级）。

3.2.2合规性要求：

-敏感数据存储系统需通过ISO27018认证（高风险）；

-化工工艺模拟软件需符合REACH法规要求（中风险）；

-第三方云服务需提供SCIP供应链透明度报告（高风险）。

3.2.3风险控制点及措施：

-高风险点：第三方软件供应链（措施：签订《软件知识产权保护协议》）。

-中风险点：ERP系统权限变更（措施：通过OA单据实现审批留痕）。

-低风险点：个人办公软件使用（措施：每月通报违规情况）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：

-全生命周期管理：采用PDCA循环优化软件迭代。

-风险矩阵法：通过“可能性×影响”评估系统变更风险。

-供应商评估法：基于CPI（成本绩效积分）选择合作商。

3.3.2管理工具：

-ERP系统：自动触发采购审批流程。

-CMDB（配置管理数据库）：实时监控软件资产状态。

-SIEM（安全信息与事件管理）：审计系统操作日志。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1软件需求提出：业务部门通过OA系统提交《软件需求申请单》，需明确使用场景、功能要求及预算金额。

4.1.2供应商评估：IT运维部组织技术团队（含合规部人员）对候选供应商进行“技术能力-服务协议-价格”综合评分，通过第三方评测机构（如SASB）验证评分有效性。

4.1.3采购审批：金额≤50万元通过部门负责人审批，50-200万元需总经理审批，＞200万元需股东会审议。

4.1.4系统部署：部署后需通过红队渗透测试（高风险系统），测试报告归档至ERP系统。

4.1.5系统运维：IT运维部每月开展系统健康检查，异常情况通过短信平台（高风险系统）自动告警。

4.2子流程说明

4.2.1敏感数据系统部署子流程：需增加“数据安全评估报告-属地数据保护认证-中国总部合规部复核”三个节点。

4.2.2第三方软件更新子流程：需通过NISTSP800-66认证的补丁管理工具，变更记录同步至ISO27001审计日志。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险控制点：

-软件采购合同签订前需经《软件知识产权免责声明》律师审核（IT运维部-法务部双签）。

-敏感数据传输系统需通过欧盟GDPRArticle32加密评估（合规部-IT双验）。

4.3.2中风险控制点：

-系统权限变更需通过“角色分离原则”验证（IT运维部-内控部双查）。

-个人办公软件使用需通过季度合规培训（人力资源部-IT双发通知）。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起：IT运维部每年1月提交《上年度流程执行报告》，分析审批超时案例。

4.4.2优化评估：通过“用户满意度调研-流程效率分析”双维度验证优化效果。

4.4.3优化审批：由风险管理委员会季度审议，需经至少三分之二委员同意。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1按业务类型分配权限：

-ERP系统采购：财务部主管审批金额＞100万元。

-云服务订阅：IT运维部经理审批金额≤50万元。

5.1.2按金额分级：

-金额≤20万元：部门负责人审批。

-20-100万元：分管副总审批。

5.1.3按岗位层级：

-高管（总经理以上）：核准年度IT预算。

-中层（部门经理）：核准部门软件预算。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：

-常规路径：需求部门→IT运维部→合规部→财务部。

-特殊路径：紧急安全漏洞修复需经“IT申请-合规部复核-总经理特批”。

5.2.2时限要求：

-金额＜20万元审批时限≤2个工作日。

-金额＞200万元审批时限≤10个工作日。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：需通过《授权管理办法》考核，授权期限最长6个月。

5.3.2代理规范：临时代理需经书面授权，代理权限不得超出原授权范围，代理期最长15个工作日。

5.4异常审批流程

5.4.1异常场景：

-紧急安全漏洞修复（需附风险评估报告）。

-权限外申请（需经“主责部门+分管副总”双确认）。

5.4.2异常审批要求：需通过OA单据升级审批层级，加急审批需缴纳50%审批费（用于应急培训）。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：

-表单填报需完整填写“软件名称-版本号-供应商”等字段。

-电子记录需与纸质合同归档至ERP系统。

6.1.2痕迹留存：

-系统操作需通过堡垒机（高风险系统）记录IP地址及操作时间。

-纸质文件需通过扫描仪归档至电子档案库。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：IT运维部每日抽查系统日志（关键系统每小时抽查），合规部每周审核ERP系统审批流。

6.2.2专项监督：每年7月开展“软件合规性专项检查”，检查内容包括：

-50%以上系统需通过ISO27001认证。

-20%以上系统需通过SCIP供应链评估。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：

-专项审计：每年至少一次（覆盖80%以上系统）。

-日常检查：每月不少于一次（随机抽查10%系统）。

6.3.2审计要求：审计报告需包含“问题清单-整改建议-责任部门”三部分，重大问题需提交风险管理委员会审议。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期：每月5日前提交上月执行报告，需包含：

-软件资产清单（含版本号）。

-违规案例（含违规类型、金额）。

-改进建议（含具体措施）。

6.4.2报告用途：作为绩效考核及IT预算调整依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系：

-软件合规率（权重30%）。

-系统故障率（权重20%）。

-风险整改完成率（权重25%）。

7.1.2评分标准：

-合规率＜95%不得分。

-系统故障率＞2%扣10分。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：季度考核+年度综合评估。

7.2.2评估方法：

-数据统计（ERP系统自动生成报告）。

-现场核查（内控部抽查5%以上部门）。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改。

-重大问题：30个工作日内整改。

7.3.2整改跟踪：整改情况需通过OA系统同步至风险管理委员会。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源：

-审计报告（占比40%）。

-用户反馈（占比30%）。

7.4.2改进实施：IT运维部每月制定改进计划，风险管理委员会季度审核。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-重大漏洞提前发现（奖励金额5000元）。

-软件合规率连续6个月＞98%（奖励团队奖金）。

8.1.2奖励类型：

-精神奖励：通报表扬。

-物质奖励：奖金或培训机会。

8.1.3奖励程序：提交OA申请→部门审核→合规部复核→总经理审批。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类：

-一般违规：未按规定记录软件使用情况（罚款500元）。

-较重违规：擅自修改系统参数（罚款2000元）。

-严重违规：泄露软件源代码（罚款1万元并追责）。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚措施：

-警告（适用于首次违规）。

-罚款（适用于金额＜2000元违规）。

-免职（适用于严重违规）。

8.3.2处罚程序：

-调查取证（合规部主导）。

-告知（需被处罚人签字确认）。

-执行（财务部代扣罚款）。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出。

8.4.2复议流程：人力资源部受理→合规部复核→总经理审批。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案：针对重大软件故障（如ERP系统瘫痪）制定《应急响应预案》，明确：

-应急小组：IT运维部牵头，财务部、人力资源部配合。

-响应流程：1小时内启动切换备用系统，3小时内恢复业务。

9.1.2资源保障：需储备至少2套备用服务器（含化工工艺模拟系统）。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：

-法院强制执行系统迁移。

-跨国业务突发合规要求变更。

9.2.2处理要求：需通过“风险评估-总经理特