服装公司档案管理规范办法

服装公司档案管理规范办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本规范办法依据《中华人民共和国档案法》《企业档案工作规范》（GB/T29490）、《国际档案理事会指南》（ICAGuidetoGoodPractice）、《联合国教科文组织关于保护应受保护的文化遗产的若干建议》及《服装公司档案管理制度》等法律法规、行业标准、国际公约及企业内部战略要求制定。

1.1.2制定目的

针对服装公司档案管理中存在的分类混乱、存储分散、查阅不便、风险隐患等问题，本规范办法旨在实现档案管理的规范化、数字化、国际化，通过制度、流程、表单、责任四维一体管理闭环，达到价值创造、风险防控、效率提升的核心目标。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本规范办法覆盖公司所有业务领域，包括设计研发、采购生产、市场营销、人力资源、财务审计等环节产生的纸质及电子档案，以及与境外分支机构、合作单位、供应商、客户等关联方的档案管理活动。

1.2.2适用对象

适用于公司正式员工、外包服务人员及合作单位相关人员。例外场景包括公司战略规划、重大并购重组等重大事项档案，需经总经理办公会审批豁免适用本规范办法。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

档案管理活动必须符合国家及境外相关法律法规、行业标准及国际公约要求。

1.3.2权责对等原则

档案管理职责与岗位权限相匹配，明确各层级、各部门、各岗位的权责边界。

1.3.3风险导向原则

聚焦高价值、高风险档案类型，实施差异化管控策略。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

基于业务发展、技术变革及风险变化，定期优化档案管理制度。

1.4制度地位与衔接

本规范办法为公司基础性专项制度，与《公司内部控制基本规范》《财务档案管理办法》《人力资源档案管理规定》等制度形成互补，冲突时以本规范办法为准。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行董事会领导、总经理办公会决策、内控部统筹、各部门执行、审计部监督的管理架构。董事会负责重大档案管理事项审批；总经理办公会统筹年度档案管理计划；内控部制定并监督执行档案管理制度；各部门按职责分工落实档案管理；审计部实施年度档案管理审计。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

负责档案管理制度修订、重大档案处置等最终决策。

2.2.2董事会

审批年度档案管理预算、重大档案管理制度及境外档案管理方案。

2.2.3总经理办公会

决策年度档案管理计划、重大档案风险处置方案及数字化建设方案。

2.3执行机构与职责

2.3.1内控部（主责）

统筹档案管理制度制定与修订；开展档案管理风险评估；监督档案管理流程执行。

2.3.2各业务部门（主责）

按职责分工落实档案收集、整理、归档、保管、利用等全流程管理。

2.3.3信息技术部（配合）

提供档案管理系统技术支持；保障档案数据安全及系统稳定运行。

2.4监督机构与职责

2.4.1审计部（主责）

实施年度档案管理专项审计；评估档案管理制度有效性；提出改进建议。

2.4.2内控部（配合）

嵌入档案管理关键控制点，如档案查阅审批、定期盘点等内控环节。

2.5协调与联动机制

建立跨部门档案管理联席会议制度，每月召开例会；涉外业务需符合《跨国经营合规管理细则》，增设属地合规协调机制。

第三章服装公司档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

实现档案管理的完整性、安全性、可追溯、可利用。

3.1.2核心指标

档案完整率≥99%、档案安全事件发生率≤0.1%、档案查阅响应时间≤2小时、数字化档案覆盖率≥80%。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准

按业务类型分为设计研发档案、采购档案、生产档案、销售档案、人力资源档案、财务档案等六大类，每类档案制定具体分类细则。

3.2.2高风险控制点及防控措施

高风险点：

-设计研发档案（低风险防控措施：采用IP加密存储，访问权限分三级管控）；

-采购合同档案（中风险防控措施：电子签章绑定采购审批流程，异地存储备份）；

-财务审计档案（高风险防控措施：双人双份保管，异地加密存储，审计前需经财务部复核）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

采用全生命周期管理方法，结合PDCA循环持续优化；实施风险矩阵管理，区分档案重要性与风险等级。

3.3.2管理工具

使用ERP系统管理采购、生产档案；采用OA系统管理人力资源、经营档案；部署电子档案管理系统，实现电子档案与纸质档案同步管理。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1档案全生命周期流程

发起（业务部门填写档案收集清单，经部门负责人审核）；审核（内控部对档案完整性、合规性进行抽查）；执行（信息技术部系统归档，档案室纸质归档）；归档（内控部定期检查，审计部专项审计）。

4.1.2档案查阅流程

发起（业务部门填写查阅申请）；审核（档案管理人员核对权限，重大查阅需经内控部审批）；执行（信息技术部提供电子档案，档案室提供纸质档案）；归档（查阅记录留存备查）。

4.2子流程说明

4.2.1采购合同档案子流程

采购部发起合同档案收集清单→内控部审核（核查合同合规性）→信息技术部归档电子版→档案室归档纸质版→采购部定期调阅需经采购经理审批。

4.2.2设计专利档案子流程

设计部提交专利申请材料→内控部审核（核查材料完整性）→知识产权部加急归档→法律部定期复核（评估专利风险）→信息技术部提供数字化副本。

4.3流程关键控制点

4.3.1档案收集控制点

内控部每月抽查各部门档案收集清单，确保不遗漏；重大项目档案需经项目经理签字确认。

4.3.2档案归档控制点

电子档案需经双机双密钥签名确认；纸质档案需经双人核对、双人入库。

4.3.3档案查阅控制点

查阅记录需包含查阅人、查阅事由、查阅时间、归还状态等信息；境外查阅需符合《跨国数据安全管理办法》。

4.4流程优化机制

每年12月由内控部牵头，联合各业务部门开展流程复盘，次年3月前完成优化方案；数字化档案查阅效率未达标的部门需提交专项改进计划。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1档案查阅权限

按档案类型分三级权限：

-一般查阅（部门内查阅，需经部门负责人审批）；

-专项查阅（跨部门查阅，需经内控部审批）；

-重大查阅（涉及境外业务或重大决策，需经总经理办公会审批）。

5.1.2档案处置权限

-电子档案删除需经信息技术部复核；

-纸质档案销毁需经内控部审批；

-境外档案处置需符合《跨国经营合规管理细则》。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

-一般查阅（部门负责人审批）；

-专项查阅（内控部审批）；

-重大查阅（总经理办公会审批）。

5.2.2审批时限

-一般查阅≤1个工作日；

-专项查阅≤3个工作日；

-重大查阅≤5个工作日。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过1年；临时代理需经部门负责人签字确认，最长不超过15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急查阅需经部门负责人加急申请，内控部核实后可先查阅后补办手续；权限外查阅需通过总经理特批，特批档案需专项存档备查。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

-电子档案需与纸质档案同步归档；

-档案系统操作需留痕；

-查阅记录需包含档案编号、查阅内容、归还状态等信息。

6.1.2表单填报标准

-档案收集清单需包含档案名称、编号、类型、收集日期等信息；

-查阅申请需包含查阅人、查阅事由、查阅范围、查阅时间等信息。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

内控部每月抽查档案管理情况，重点关注设计研发、采购合同等高价值档案。

6.2.2专项监督

审计部每年开展档案管理专项审计，覆盖所有业务部门。

6.2.3突击监督

内控部每月开展档案系统操作突击检查，核查操作日志完整性。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

-专项审计每年至少一次；

-日常检查每月不少于一次。

6.3.2审计标准

-档案完整性（核查档案是否齐全）；

-档案合规性（核查档案存储符合法律法规）；

-档案安全性（核查系统加密措施）。

6.4执行情况报告

各部门每月25日前提交档案管理执行报告，内控部每月28日前汇总报送总经理办公会。报告需包含：

-档案收集完成率；

-档案查阅响应率；

-档案安全事件；

-改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

-档案完整率（权重30%）；

-档案查阅响应时间（权重25%）；

-档案数字化率（权重20%）；

-档案安全事件（权重25%，负向指标）。

7.1.2评分标准

-完整率≥99%得满分，每低1%扣5%；

-查阅响应时间≤2小时得满分，每超1小时扣2%；

-数字化率≥80%得满分，每低10%扣5%；

-发生安全事件直接取消当期考核资格。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

-月度评估（部门内部）；

-季度评估（内控部）；

-年度评估（总经理办公会）。

7.2.2评估方法

-数据统计（系统数据）；

-现场核查（档案室抽查）；

-问卷调查（业务部门反馈）。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

发现（内控部或审计部发现）→立项（责任部门提交整改方案）→整改（限期落实）→复核（内控部核查）→销号（总经理办公会审批）。

7.3.2整改分类

-一般问题（整改时限≤7个工作日）；

-重大问题（整改时限≤30个工作日）；

-紧急问题（立即整改，3个工作日内报告）。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

7.4.2改进评估

内控部每季度评估改进建议可行性，次年1月前完成制度修订。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

-档案管理标杆部门（年度评选）；

-档案创新应用（如数字化管理系统优化）；

-重大风险防控（如避免档案丢失）。

8.1.2奖励程序

申报（部门提交材料）→审核（内控部）→审批（总经理办公会）→公示（OA系统公示不少于3个工作日）→发放（精神奖励+物质奖励）。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

-档案收集不完整（如遗漏合同附件）；

-查阅记录不完整。

8.2.2较重违规

-档案存储不符合要求（如纸质档案潮湿）；

-未经审批查阅档案。

8.2.3严重违规

-档案丢失、损毁；

-档案泄露。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

-一般违规（警告+部门通报）；

-较重违规（通报批评+扣绩效20%）；

-严重违规（降级+扣绩效50%+追究法律责任）。

8.3.2处罚程序

调查（内控部调查）→取证（调阅系统日志）→告知（书面告知当事人）→审批（总经理办公会）→执行（部门落实）。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

收到处罚通知后3个工作日内提出书面申诉。

8.4.2复议流程

受理（内控部）→复核（总经理办公会）→出具结果（5个工作日内）。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案

针对档案系统故障、自然灾害等制定应急预案，明确应急响应流程。

9.1.2危机处理

重大危机需启动危机公关预案，明确沟通口径（境外需适配属地语言）。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

-战略并购重组档案；

-重大法律诉讼档案。

9.2.2处理要求

需经总经理办公会审批，并附风险评估报告。

9.3危机公关与善后

9.3.1公关责任主体

市场部牵头，法务部配合。

9.3.2善后措施

定期复盘危机处理流程，优化应急预案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范办法由内控部负责解释，解释意见报总经理办公会审批。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制基本规范》（内控字〔2023〕01号）；

-《财务档案管理办法》（财字〔2023〕02号）；

-《跨国经营合规管理细则》（国密〔2023〕03号）。

10.3修订与废止程序