珠宝公司档案归档管理细则

珠宝公司档案归档管理细则第一章总则

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法规，参照ISO9001质量管理体系、ISO27001信息安全管理体系及GDPR等国际公约，结合珠宝行业特性及公司国际化经营战略制定。为解决档案管理中存在的分散存储、查阅不便、风险隐患等问题，核心目标在于规范档案管理全流程，实现价值资产有效利用、合规风险有效防控及运营效率显著提升。

1.2适用范围与对象

本细则适用于公司总部及所有境外分支机构，覆盖采购、生产、销售、研发、法律、财务等所有业务领域及关联人员，包括正式员工、外包服务单位及授权合作单位。例外场景包括涉及商业秘密的专项档案（需另行审批），其适用性由档案管理部门会同业务部门及法务部联合认定，审批权限至部门负责人。

1.3核心原则

遵循合规性原则，确保档案管理符合法律法规及行业规范；坚持权责对等原则，明确各级人员职责与权限；实施风险导向原则，重点管控高价值档案（如设计图纸、客户合同）的完整性与安全性；优先保障效率原则，通过数字化手段优化归档流程；倡导持续改进原则，每年结合业务变化及审计结果优化制度。

1.4制度地位与衔接

本细则为基础性专项制度，与《公司内部控制手册》《财务档案管理办法》《信息安全管理制度》等制度协同执行。若存在冲突，以本细则为准，并需由法务部协调解决，最终解释权归董事会秘书处。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理遵循“董事会监督-管理层主导-业务部门执行-专业部门支撑”的四级架构。董事会负责重大档案管理政策的审批；总经理办公会统筹年度档案管理计划；各业务部门承担档案形成与初步整理责任；档案管理部门提供专业指导与技术支持，直属内控部管理。境外分支机构参照本架构设立分级管理机制，并需符合当地数据存储法规。

2.2决策机构与职责

董事会负责审议档案管理重大事项（如数字化战略投入、境外数据存储合规方案），每年至少召开一次专项会议；总经理办公会审批年度档案管理预算及跨部门协作方案。

2.3执行机构与职责

各业务部门负责人为档案管理第一责任人，需指定专人（档案专员）负责日常管理；采购部负责供应商合同归档；生产部负责质量检验记录电子化；销售部需确保客户档案完整性；研发部需同步归档设计变更记录。跨部门档案需通过OA系统发起协同审批，牵头部门为主责，协办部门为配合。

2.4监督机构与职责

内控部通过年度内控自评及专项审计监督档案管理执行情况，重点关注三个关键内控环节：①档案分类分级标准执行度；②电子档案加密传输完整性；③异地存储数据恢复可用性。审计结果需提交董事会审议，并纳入相关部门绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立由档案管理部门牵头，法务部、IT部、人力资源部组成的档案管理联席会议，每月召开例会；涉外业务需增设属地合规协调岗，由法务部指派驻外代表参与，确保符合GDPR、CCPA等数据保护要求。

第三章档案分类分级管理标准

3.1管理目标与核心指标

设定档案完整率≥99%、检索响应时≤2秒、合规差错率≤0.5%的核心指标。采用“年度考核+季度抽查”双频次评估，纳入业务部门KPI考核体系。

3.2专业标准与规范

档案分为一级（设计图纸、专利证书）、二级（采购合同、质检报告）、三级（会议纪要、销售记录）三级分类，对应高/中/低风险等级。高风险档案需实施“双人双份”备份（纸质+异地存储），具体要求见附件《档案风险管控清单》。

3.3管理方法与工具

采用全生命周期管理方法，通过OA系统实现电子档案自动归档，ERP系统对接采购、生产档案数据。IT部需确保档案管理系统符合ISO27017标准，境外数据传输需采用TLS1.3加密协议。

第四章档案管理流程规范

4.1主流程设计

档案管理遵循“形成-初整-分类-归档-利用-销毁”六步流程。业务部门在档案形成后3个工作日内完成初步整理，档案管理部门需在5个工作日内完成分类审核。

4.2子流程说明

①电子档案归档需经“扫描-元数据录入-AI识别-加密存储”四环节，每环节由专人复核；②纸质档案异地存储需通过第三方专业机构，存储条件需符合AHGRI标准；③涉外档案需在归档前由法务部审核合规性。

4.3流程关键控制点

设置三个关键控制点：①档案交接环节需双方签字确认；②电子档案需通过哈希算法校验完整性；③销毁档案需经总经理审批，并由档案管理部门监督执行。高风险环节（如涉密档案处理）需增设第三方见证机制。

4.4流程优化机制

每年由内控部牵头，联合业务部门对全流程进行PDCA循环优化。优先优化电子档案检索效率，目标实现0.5秒内调取完整记录。

第五章电子档案安全管控

5.1权限矩阵设计

按“档案类型+岗位层级+业务场景”三级权限模型分配权限。采购合同归档需经采购部、财务部双重授权；设计图纸需经研发部、法务部联合审批。权限变更需通过OA系统备案，每年至少更新一次。

5.2审批权限标准

常规档案由档案专员审批，金额≥100万合同需部门负责人审批，专利类档案需总经理审批。禁止越权审批，审批超期需通过邮件催办。

5.3授权与代理机制

临时授权最长30天，需由直属上级签字并报档案管理部门备案。境外分支机构授权需符合当地劳动法规，由外派代表签署授权书。

5.4异常审批流程

紧急情况需通过微信即时审批，审批时效≤1小时；权限外档案需提交《异常申请表》，附风险评估报告，审批权限至分管副总裁。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

电子档案需符合OCR识别率≥98%标准，纸质档案需按“年度+分类”编号；所有档案需在形成后60天内完成归档，并纳入档案管理系统。

6.2监督机制设计

建立“日常巡检+季度抽查+专项审计”三位一体监督机制。档案管理部门每月抽查5%档案，内控部每季度联合IT部开展系统安全检查。

6.3检查与审计

专项审计每年至少一次，覆盖境外分支机构的合规性；检查结果需形成《档案管理问题清单》，明确整改责任与时限。

6.4执行情况报告

每月5日前由档案管理部门向总经理办公会提交《档案管理执行报告》，内容含数据统计、风险预警及改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

设定档案完整率（权重40%）、检索效率（权重30%）、合规差错率（权重30%）三项核心指标，考核结果与部门绩效奖金挂钩。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，采用“系统数据统计+现场核查”双方法，由人力资源部牵头实施。

7.3问题整改机制

建立“三阶整改”模型：一般问题由业务部门限期整改，重大问题需提交档案管理联席会议解决，紧急问题需启动应急预案。整改结果需经档案管理部门复核。

7.4持续改进流程

基于考核、审计及业务变化每月更新《档案管理优化建议清单》，由档案管理部门评估并纳入制度修订。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

年度评选“档案管理标兵”，奖励标准为：连续季度考核前三名的部门负责人，奖励金额最高5000元；优秀档案专员奖励3000元。奖励程序需经人力资源部审核，总经理审批。

8.2违规行为界定

按“一般/较重/严重”三级界定违规行为：①档案未按时归档为一般违规；②电子档案泄露为较重违规；③销毁涉密档案为严重违规。

8.3处罚标准与程序

对应处罚标准：一般违规通报批评，较重违规扣罚季度奖金，严重违规解除劳动合同。处罚程序需经法务部审核，人力资源部执行。

8.4申诉与复议

员工可在收到处罚通知后3个工作日内向人力资源部申诉，复议结果需在5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对数据泄露制定《电子档案应急方案》，明确IT部为处置主体，需在2小时内启动隔离措施。危机公关需由董事会授权发言人统一口径。

9.2例外情况处理

境外分支机构遇不可抗力（如自然灾害）可申请例外处理，需附风险评估报告，审批权限至境外投资委员会。

9.3危机公关与善后

境外危机需适配当地法规，由法务部与当地律师合作制定差异化沟通方案。善后措施需纳入年度合规培训材料。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由董事会秘书处负责解释，解释意见需形成书面文件存档。

10.2相关制度索引

关联制度包括《财务档案管理办法》（文号A2021-034）、《信息安全管理制度》（文号B2022-015），条款对应关系见附件《制度衔接表》。

10.3修订与废止程序

修订需经档案管理联席会议审议，董事会或总经理办公会审批，修订后10个工作日内公示。废止制度需由法务部出具法律意见。

10.4生效与实施日期

本细则自2023年1