化工公司产品召回管理办法

化工公司产品召回管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国安全生产法》《全球化学品管理规则》（GHS）、《欧盟化学品注册、评估、授权和限制法规》（REACH）、《美国职业安全与健康法》（OSHA）等国家及国际法律法规、行业标准与公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”的核心导向，旨在规范化工产品召回管理流程，降低产品安全风险，保障消费者权益，维护公司声誉，实现合规经营。

1.1.2制定目的

针对化工行业产品召回管理中的信息不对称、流程冗长、责任不清等痛点，本制度通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现召回管理的标准化、数字化与国际化，平衡管控力度与运营效率，确保召回活动在满足法规要求的前提下高效执行。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有化工产品（含原料、中间体、成品）的召回活动，涵盖设计开发、生产制造、仓储物流、市场营销、售后服务等全生命周期环节。

1.2.2适用对象

包括但不限于研发部、生产部、质量部、销售部、法务部、供应链部、应急响应中心等相关部门及岗位人员（正式员工、外包服务商、合作单位等），所有参与人员需严格遵守本制度规定。

1.2.3例外适用场景

涉及国家安全、公共安全等特殊紧急情况的召回，可由董事会授权临时启动应急程序，但事后需补办审批手续。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

召回活动须严格遵守所在地法律法规及行业规范，确保全流程合法合规。

1.3.2权责对等原则

明确各层级、各部门的召回管理职责，权责边界清晰，避免交叉或遗漏。

1.3.3风险导向原则

优先处理高风险召回事件，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则

优化召回流程，缩短响应时间，降低召回成本。

1.3.5持续改进原则

定期复盘召回管理活动，优化制度与流程。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为基础性专项制度，与《公司内部控制基本规范》《公司合规管理体系建设方案》等关联制度构成一级管控体系。

1.4.2制度衔接

本制度与《公司财务报销管理办法》《公司审计管理办法》《公司合同管理办法》等制度衔接，冲突条款以本制度为准。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司召回管理实行“董事会-总经理-召回管理委员会-执行部门”四层架构。董事会负责重大召回决策；总经理办公会审议一般召回计划；召回管理委员会统筹协调跨部门召回工作；执行部门落实具体召回任务。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策召回管理制度的修订，审批年度召回预算。

2.2.2董事会

审批重大召回事件（涉及金额超过500万元人民币或影响超过10,000名消费者）的召回方案及应急资金使用。

2.2.3总经理办公会

审议一般召回计划，批准召回费用预算（不超过100万元人民币）。

2.3执行机构与职责

2.3.1召回管理委员会（常设机构，由总经理牵头）

-质量部：主责，负责召回信息核实、风险评估；

-销售部：配合，提供市场反馈数据；

-生产部：配合，执行产品召回；

-供应链部：配合，协调物流安排；

-法务部：配合，处理法律事务；

-应急响应中心：配合，制定应急预案。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

-高风险点：召回决策程序合规性；

-防控措施：定期抽查召回执行情况；

-核查标准：验证表单完整性、时限合规性。

2.4.2审计部

-每年至少开展一次专项审计；

-关注关键环节：风险评估、审批流程、费用使用。

2.4.3合规部

-监督召回活动是否符合REACH、OSHA等国际标准；

-负责涉外召回的属地法规适配。

2.5协调与联动机制

建立“每周召回协调会”机制，由质量部主持，相关部门派员参加；涉外业务需增设属地法务协调岗，确保信息同步。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

-目标：召回响应时间≤24小时（紧急情况≤2小时）；召回完成率≥95%；

-核心KPI：召回成本占销售额比例≤1%，客户投诉率下降≥80%。

3.2专业标准与规范

3.2.1技术标准

-高风险点：产品化学成分超标；

-防控措施：建立“三重检测”（原料入厂、生产过程、成品出厂）机制。

3.2.2合规标准

-高风险点：标签标识缺失；

-防控措施：实施“标签二维码溯源系统”，确保信息可追溯。

3.3管理方法与工具

-管理方法：全生命周期风险管理；

-管理工具：ERP系统（记录召回批次）、OA系统（审批流程）、CRM系统（客户反馈）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1召回启动

-责任主体：质量部；

-操作标准：收到2份以上有效投诉即启动；

-时限：24小时内完成初步评估。

4.1.2召回执行

-责任主体：生产部；

-操作标准：实施“分区召回”（待召回区-处理区-销毁区）；

-时限：接到决策指令后48小时内完成召回指令下达。

4.1.3召回归档

-责任主体：档案室；

-操作标准：电子档案+纸质档案双备份；

-时限：召回结束后30日内完成归档。

4.2子流程说明

4.2.1紧急召回子流程

-责任主体：应急响应中心；

-衔接节点：触发条件（如急性中毒事件）→上报董事会（1小时内）→启动应急预案。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险点：召回范围界定

-核查方式：销售部提供历史销售数据；

-责任主体：召回管理委员会。

4.3.2中风险点：召回公告发布

-核查方式：法务部审核公告内容；

-责任主体：市场部。

4.4流程优化机制

每年12月由内控部牵头开展全流程复盘，次年3月完成优化方案。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

-金额≤10万元：质量部审批；

-10万元＜金额≤100万元：总经理审批；

-金额＞100万元：董事会审批。

5.2审批权限标准

-金额审批：按“产品类别+金额区间”分级授权；

-时限标准：常规审批≤3个工作日，紧急审批1小时内决策。

5.3授权与代理机制

授权需经总经理书面签字，代理需在OA系统备案，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

设置“加急通道”，加急召回需附《风险评估报告》（由法务部出具），留存审批痕迹。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

-表单填报：召回申请表需包含“产品名称+批次号+风险等级”；

-痕迹留存：电子记录需符合《电子签名法》要求。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

-方式：内控部每月抽查召回台账；

-范围：覆盖召回指令下达至客户回访全流程。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

-专项审计：每年1次；

-日常检查：每月至少1次。

6.4执行情况报告

每月5日前由质量部提交《召回执行报告》，内容含“召回数量+处理方式+客户反馈”。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

-关键指标：召回响应时效（权重40%）、召回成本控制（权重30%）、客户满意度（权重30%）。

7.2评估周期与方法

-周期：季度考核；

-方法：数据统计+现场核查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

-一般问题：7个工作日内整改；

-重大问题：30个工作日内整改。

7.4持续改进流程

基于考核结果，每年修订《召回管理手册》。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

-提前发现潜在风险并阻止召回；

-召回成本节约＞20%。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

-召回报告迟报＞5个工作日。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚分级

-警告：一般违规；

-罚款：较重违规（罚款最高不超过当月工资）。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚决定后3个工作日内提交，由人力资源部复核。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急组织

-总指挥：总经理；

-分指挥：各部门负责人。

9.2例外情况处理

例外场景需由召回管理委员会审议，审批权限同重大召回。

9.3危机公关与善后

-责任主体：市场部；

-差异化方案：针对欧盟市场需遵循REACH特殊公告要求。

第十章附则

10.1制度解释权归属

由公司董事会负责解释。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制基本规范》（文号：内控字〔2023〕1号）；

-《公司合规管理体系建设方案》