采购制度流程及操作规范手册

采购制度流程及操作规范手册前言本手册旨在为公司（或组织，下同）的采购活动提供一套系统、规范且实用的行为指引和操作框架。其目的在于确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，优化资源配置，降低采购成本与风险，保障公司各项业务的顺利开展，并最终服务于公司的战略发展目标。本手册适用于公司内所有与采购相关的部门及人员，涵盖各类物资、服务及工程的采购活动。全体相关人员均须认真学习、严格遵守并切实执行本手册的各项规定。本手册将根据公司发展及外部环境变化适时修订，以保持其适用性和有效性。第一章总则1.1定义本手册所称采购，是指公司为实现经营目标，通过各类方式获取物资、服务或工程的全过程，包括需求确认、计划制定、供应商选择、合同签订、订单执行、验收付款及档案管理等环节。1.2基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.效益优先原则：在保证质量、时效的前提下，追求最佳性价比，降低采购总成本。3.公开、公平、公正原则：采购过程应保持透明，对所有合格供应商一视同仁，确保竞争的公平性。4.权责对等原则：明确各参与主体的职责与权限，确保权责清晰、奖惩分明。5.适度集权与分权相结合原则：重要或大额采购实行集中管理，以发挥规模优势和管控效能；常规或小额采购可在授权范围内分散实施，以提高效率。1.3适用范围本手册适用于公司所有部门及员工在公司授权范围内进行的各类采购活动。特殊项目或有另行规定的，从其规定，但不得与本手册的基本原则相抵触。第二章组织与职责2.1采购决策机构公司设立采购决策委员会（或类似机构，如适用），作为采购工作的最高决策机构，负责审批重大采购策略、年度采购计划、重要供应商的准入与淘汰、以及采购过程中出现的重大争议和例外事项。2.2采购归口管理部门采购部（或指定的其他部门）作为公司采购工作的归口管理部门，主要职责包括：*组织制定和修订公司采购管理制度及操作流程。*编制和汇总公司年度及月度采购计划。*负责供应商的统一管理，包括寻源、开发、评估、建档及关系维护。*组织实施集中采购活动，包括招标、谈判等。*指导和监督各部门的分散采购活动。*负责采购合同的审核、管理及履约跟踪。*收集、分析采购数据，进行采购绩效评估与持续改进。*处理采购相关的投诉与纠纷。2.3需求部门各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，主要职责包括：*根据业务发展需要，准确、及时地提出采购需求，并对需求的真实性、合理性负责。*参与所购物资或服务的技术参数确认、供应商资格预审（如必要）及验收工作。*配合采购部门提供相关技术资料，参与采购过程中的技术交流。2.4财务部门财务部门在采购活动中主要负责：*采购预算的审核与控制。*采购资金的安排与支付。*采购发票的审核与账务处理。*参与采购合同中付款条款的审核。2.5法务部门/合规部门法务或合规部门主要职责包括：*参与重要采购合同的审核，确保合同条款的合法性、合规性及完整性。*提供采购相关的法律咨询，处理采购活动中涉及的法律纠纷。*监督采购制度的执行情况，确保合规运作。2.6审计部门审计部门负责对采购活动的合规性、经济性、效率性进行独立审计和监督，包括对采购制度执行情况、采购流程规范性、供应商管理有效性等进行检查与评估。第三章采购流程与操作规范3.1需求提出与审批1.需求提出：需求部门根据实际业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、总价、期望交付时间、用途及其他特殊要求。2.需求审批：《采购需求申请表》须经需求部门负责人审核签字。对于超出部门审批权限的采购需求，需按公司授权体系逐级上报审批。涉及大额、重大或特殊采购项目，还需附上可行性分析报告或论证材料。3.2采购计划制定1.采购部（或归口管理部门）汇总各需求部门的采购需求，结合公司年度经营计划、库存状况及资金预算，编制《年度/月度采购计划》。2.《年度/月度采购计划》经采购部负责人审核后，按审批权限报相关领导审批。审批通过的采购计划是采购执行的依据。3.采购计划执行过程中，如因市场变化或需求调整确需变更的，应按原审批流程办理变更手续。3.3供应商管理1.供应商寻源：采购部门应通过多种渠道（如行业展会、专业期刊、网络平台、同行推荐等）积极寻找潜在供应商，建立广泛的供应商信息库。2.供应商准入：潜在供应商需提交相关资质证明文件（如营业执照、生产许可证、质量认证、财务状况、业绩证明等）。采购部门会同相关技术部门、法务部门对供应商进行资格审查和实地考察（必要时），符合要求的方可纳入合格供应商名录。3.供应商评估与分级：建立供应商评估体系，从质量、价格、交付、服务、技术能力、财务状况、合规性等方面对供应商进行定期（如季度、年度）评估。根据评估结果对供应商进行分级管理，实施动态调整。4.供应商关系维护：与核心供应商建立长期稳定的战略合作关系，通过定期沟通、信息共享、联合改进等方式实现互利共赢。对不合格供应商，应及时暂停合作或予以淘汰。3.4采购方式选择与执行根据采购物品的特性、金额、市场竞争状况及公司相关规定，选择适宜的采购方式。主要采购方式包括：1.公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的标准化产品或服务。应严格按照国家及公司关于招标的规定执行，确保过程公开透明。2.邀请招标：适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况。邀请对象应不少于三家合格供应商。3.竞争性谈判/询价：适用于采购需求明确、技术规格相对简单、金额不大的采购。应向不少于三家合格供应商发出询价或谈判邀请，择优确定成交供应商。4.单一来源采购：仅适用于以下特殊情况：*只能从唯一供应商处采购的；*发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；*必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添置，且添置资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购需提供充分的论证材料，并按规定报批。5.框架协议采购：对于短期内需要多次重复采购的通用物资或服务，可采用框架协议采购方式，通过一次招标或谈判确定协议供应商、价格及服务条款，在协议有效期内根据实际需求分批下达订单。3.5合同签订与管理1.合同起草与审核：采购合同原则上由采购部门负责起草。合同内容应包括：供需双方基本信息、标的物（品名、规格、数量、质量标准）、价格、交付方式与时间、验收标准、付款方式与期限、违约责任、争议解决方式等核心条款。2.采购合同需依次经过采购部门负责人、法务/合规部门、财务部门审核，必要时需报请相关领导审批。3.合同签订：合同审核通过后，由公司授权代表与供应商法定代表人或授权代表正式签署。合同签订应使用公司统一印制的合同文本（如有）。4.合同履行跟踪：采购部门负责对合同的履行情况进行跟踪，确保供应商按合同约定提供产品或服务。对可能出现的违约风险，应及时预警并采取应对措施。5.合同档案管理：所有采购合同（包括正本、副本及相关附件）均应由采购部门统一编号、登记、归档保存，确保合同的完整性和可追溯性。3.6订单下达与履约跟踪1.采购合同签订生效后，或依据框架协议，采购部门向供应商下达《采购订单》，明确具体的交货批次、数量、交付时间和地点。2.供应商应按订单要求组织生产或备货，并及时反馈生产及发货信息。3.采购部门及需求部门应对供应商的生产进度、发货情况进行跟踪，确保按期交付。如遇异常情况，应及时与供应商沟通协调，并将情况上报。3.7验收与付款1.到货验收：物资到货后，需求部门（或使用部门）会同采购部门（必要时可邀请质量检验部门）根据采购合同、订单及相关质量标准对到货物品的数量、规格、外观、质量证明文件等进行查验，填写《采购验收单》。验收合格的，方可办理入库或领用手续；验收不合格的，由采购部门负责与供应商协商处理（如退货、换货、索赔等）。2.服务/工程验收：对于服务或工程类采购，应在服务提供完毕或工程完工后，由需求部门组织相关方依据合同约定的验收标准和流程进行验收，并签署验收报告。3.付款申请与审批：验收合格后，需求部门或采购部门根据《采购验收单》、合同、合规发票等凭证，按公司财务制度规定填写《付款申请书》，经相关部门审核、领导审批后，交由财务部门办理付款手续。财务部门应严格按照合同约定的付款条件和审批后的付款申请进行支付。3.8采购档案管理采购活动结束后，采购部门应将与该采购项目相关的所有文件资料（包括但不限于采购需求申请、审批文件、采购计划、招标文件、投标文件、中标通知书、谈判记录、询价单、合同文本、订单、送货单、验收单、发票、付款凭证、供应商资料等）整理成册，进行统一编号、归档管理。档案保存期限应符合国家相关规定及公司档案管理制度要求。第四章采购控制与监督4.1预算控制采购活动必须在批准的预算范围内进行。采购部门应加强与财务部门的沟通，严格控制超预算采购。确需超预算的，必须按规定程序报批。4.2过程监督1.采购部门应建立内部监督机制，定期对采购流程的执行情况进行自查。2.法务/合规部门、审计部门有权对采购活动进行不定期抽查或专项检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。4.3绩效考核建立采购绩效评估体系，对采购部门及相关人员的工作绩效（如采购成本控制、采购效率、供应商管理水平、合规性等）进行定期考核，并将考核结果与奖惩挂钩，以激励采购管理水平的持续提升。4.4责任追究对于在采购活动中违反本手册规定，造成公司损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第五章附则5.1术语解释本手册中所称“大额