采购申请与审批流程标准手册操作指南版

采购申请与审批流程标准手册操作指南版一、适用情形本流程适用于公司各类采购活动的申请与审批管理，涵盖但不限于以下场景：日常办公类采购：包括办公用品（如纸张、文具）、办公设备（如电脑、打印机配件）、后勤物资（如清洁用品、饮用水）等常规运营所需物品的采购。项目专项类采购：为特定项目（如研发项目、市场推广活动、工程建设）所需的原材料、设备、服务等的采购。维修维护类采购：办公设备、生产设施、场地等发生故障或需要定期维护时，所需更换的零部件或维修服务的采购。应急类采购：因突发情况（如设备故障影响生产、公共安全事件）需紧急采购的物资或服务，需启动应急审批通道。二、操作流程详解（一）第一步：采购需求发起与申请单填写操作主体：需求部门申请人（如部门专员、项目负责人）操作内容：明确采购需求：根据部门工作计划或项目实际需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途、期望交付时间等核心信息。填写《采购申请单》：通过公司OA系统或线下表格填写申请单，需完整包含以下信息（以模板表格为准）：基本信息：申请单号（系统自动）、申请日期、申请人姓名、所属部门、联系方式；采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预算金额（需与部门年度预算匹配）、用途说明；附件信息：如技术参数表、市场询价单（单价超2000元需提供至少3家供应商报价）、项目立项批文（项目类采购）等。提交申请：确认信息无误后，在系统中提交申请单，或线下提交至部门负责人处。注意事项：采购需求需符合公司业务实际，避免盲目采购；预估金额需真实准确，不得虚报、漏报；涉及特殊资质（如3C认证、环保标识）的物品，需在附件中说明。（二）第二步：部门负责人审核操作主体：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）操作内容：审核需求必要性：确认采购需求是否符合部门年度工作计划、项目目标，是否为非买不可的必需品。审核预算合理性：核对预算金额是否在部门可用预算范围内，是否与采购明细匹配，是否存在超预算风险。审核材料完整性：检查申请单填写是否完整，附件是否齐全（如技术参数、报价单等）。审批结果处理：审核通过：在OA系统或申请单上签字确认，流转至下一环节（财务部门复核）；审核不通过：注明驳回理由（如“需求不明确”“预算超支”），退回申请人修改后重新提交。注意事项：部门负责人对需求的真实性、预算的合规性负直接责任；驳回需明确具体原因，避免笼统表述，便于申请人整改。（三）第三步：财务部门复核操作主体：财务部专员/经理操作内容：复核预算执行情况：核对采购申请金额是否在部门年度预算额度内，是否已发生同类支出，是否存在预算挪用风险。复核资金来源：确认采购资金是否为预算内资金，或是否已履行专项资金审批流程（如项目资金需附立项批复）。复核成本合理性：对单价超2000元的物品，结合附件中的市场询价单，判断预估单价是否合理，是否存在虚高报价。复核结果处理：复核通过：在系统中签字确认，流转至分管领导审批；复核不通过：注明复核意见（如“预算不足”“单价异常”），退回需求部门调整预算或重新询价。注意事项：财务部门需重点关注资金使用的合规性与效益，保证每一笔采购都在预算控制内；对于紧急采购，可先口头沟通，但需在24小时内完成书面复核。（四）第四步：分管领导审批操作主体：公司分管副总/总监（根据采购金额划分审批权限）操作内容：审批采购优先级：结合公司整体战略目标，确认该采购事项是否与当前重点工作一致，是否需要优先执行。审批采购方案：对金额较大（如超5万元）或重要项目采购，审核采购方式（如招标、询价、单一来源采购）的合理性。审批结果处理：审批通过：在系统中签字确认，流转至采购部门执行；审批不通过：注明审批意见（如“暂缓采购”“调整采购方案”），退回需求部门重新规划。权限划分示例（需根据公司实际调整）：金额≤5000元：部门负责人+财务复核即可；5000元＜金额≤2万元：部门负责人+财务复核+分管领导审批；金额＞2万元：需提交总经理办公会集体审议。（五）第五步：采购部门执行采购操作主体：采购部专员操作内容：接收采购任务：确认审批通过的《采购申请单》，明确采购需求、预算、交付时间等要求。选择采购方式：根据公司采购管理制度及金额大小，确定采购方式（如公开招标、竞争性谈判、询价采购、直接采购等）。供应商选择与管理：小额采购（≤5000元）：从合格供应商库中选择2-3家比价，优先选择性价比高、服务好的供应商；大额采购（＞5000元）：需通过招标或竞争性谈判方式确定供应商，保证过程公开透明；签订采购合同：金额超1万元的采购需签订书面合同，明确双方权利义务、质量标准、交付时间、付款方式等条款。下达采购订单：向选定的供应商下达正式采购订单，跟踪生产/备货进度，保证按时交付。注意事项：采购部门需严格执行“三比一议”（比质量、比价格、比服务，议定最优供应商）原则；严禁向未经审批的供应商下单，或私自变更采购规格、数量。（六）第六步：验收、付款与归档操作主体：需求部门、采购部、财务部操作内容：物资验收：需求部门收到物资后，需在2个工作日内组织验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否符合申请要求，并填写《物资验收单》；对技术性较强的设备（如精密仪器），可邀请技术人员或供应商共同参与验收。付款申请：采购部凭审批通过的《采购申请单》《采购合同》《物资验收单》《发票》等资料，向财务部申请付款；财务部核对单据无误后，按照合同约定付款方式（如预付款、分期付款、货到付款）办理付款手续。资料归档：采购部将采购全流程资料（申请单、审批记录、合同、验收单、发票等）整理存档，保存期限不少于3年；需求部门留存验收单复印件，作为资产登记或费用报销依据。注意事项：验收不合格的物资，需在验收单上注明原因，及时联系供应商退换货，不得擅自签收；付款需保证“三单匹配”（申请单、验收单、发票信息一致），避免重复付款。三、采购申请单模板采购申请单基本信息申请单号（系统自动）申请日期年月日申请人*（姓名）所属部门*（部门名称）联系方式*（电话/分机）采购明细序号物品/服务名称123附件清单（请勾选并注明数量）□技术参数表□市场询价单（至少3家）□项目立项批文□其他：_________审批流程部门负责人审核签字：_________日期：年月日意见：_________________财务部门复核签字：_________日期：年月日意见：_________________分管领导审批签字：_________日期：年月日意见：_________________采购部门执行意见签字：_________日期：年月日意见：_________________备注（如紧急采购、特殊要求等）四、操作要点与常见问题（一）操作要点预算先行：所有采购申请需在部门年度预算框架内发起，无预算或超预算需提前履行预算调整流程。材料齐全：单价超2000元或技术复杂的采购，必须提供市场询价单、技术参数表等附件，保证采购依据充分。权限清晰：严格按照审批权限执行，不得越级审批或简化流程，特殊紧急情况需提前向分管领导口头报备，24小时内补办手续。全程留痕：采购各环节需通过OA系统操作或书面签字确认，保证流程可追溯，资料完整归档。（二）常见问题及处理问题：申请单填写不完整（如漏填用途、规格型号）。处理：退回申请人补充完整后重新提交，部门负责人需加强对申请材料的初审责任。问题：紧急采购无法走完正常审批流程。处理：申请人需填写《紧急采购申请表》，注明紧急原因（如“生产设备故障停机，需48小时内更换配件”），经部门负责人、分管领导双签后，可先执行采购，事后2个工作日内补齐正常审批手续。问题：验收发觉物资与申请不符（如规格错误、质量问题）。处理：需求部门需立即拍照留存证据，填写《验收异常报告》，经部门