行政工作多场景管理任务清单模板

行政工作多场景管理任务清单模板一、适用工作范畴二、标准化操作流程以下针对核心场景分步骤说明操作流程，保证任务可落地、可追溯：场景1：会议组织与协调操作步骤：需求明确与信息收集与会议发起人（如部门负责人*）沟通，明确会议主题、目标、参会人员范围（含职务、联系方式）、预计时长、是否需要线上/线下形式。确认会议场地需求（如容纳人数、设备要求：投影仪、麦克风、白板等）、是否需要茶歇或工作餐。会议方案制定与审批根据需求拟定会议方案，内容包括：时间、地点、议程（含各环节时长）、参会人员名单、物资准备清单（如席卡、资料袋、文具）、预算（如场地费、茶歇费）。提交方案至上级领导*审批，根据反馈调整细节（如压缩议程、调整预算）。会议通知发布与确认提前2-3个工作日通过邮件、OA系统或工作群发送会议通知，明确：会议主题、时间（精确到分钟）、地点、议程、参会人员要求（如提前准备材料）、联系人及联系方式。逐一确认参会人员是否能到会，统计无法参会人员并反馈给会议发起人，同步调整议程或安排代参会人员。会前资源准备与调试提前1天预订会议室（如需跨部门场地，提前3天协调），检查场地设备（投影仪、音响、网络）是否正常，准备会议物资（席卡按座位摆放、资料袋内装会议材料、文具按人数分装）。如需茶歇，提前与行政后勤*对接，确认茶歇种类、数量、摆放时间；如需线上会议，提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom）功能，发送参会和操作指南。会中流程执行与服务保障会议开始前30分钟到场，再次检查设备、物资，引导参会人员签到、就座，发放会议材料。会议期间记录关键信息（如决议事项、待办任务、责任人和完成时限），协助主持人控制议程节奏，及时处理突发情况（如设备故障、临时加参会人员）。会后资料整理与归档会议结束后1个工作日内整理会议纪要，内容包括：会议基本信息、议程执行情况、决议事项、待办任务清单（含责任人和时限），经会议发起人审核后分发给参会人员及相关方。收回剩余会议材料，整理物资（如席卡、文具）归还库房，将会议通知、签到表、纪要等资料扫描存档，按“年度-月份-会议类型”分类归档。场景2：办公物资申领与管理操作步骤：需求统计与申提每月25日前，各部门通过OA系统提交下月常用物资申领需求（如A4纸、笔、文件夹等），注明物资名称、规格、数量、用途、申领部门及申领人*。临时紧急物资需求（如打印机墨盒耗尽），由申领人填写《紧急物资申领单》，注明紧急原因，经部门负责人*审批后提交行政部。需求汇总与采购审批行政部汇总各部门需求，核对库存台账（避免重复采购），制定采购计划（含物资清单、数量、预估预算），提交上级领导*审批。审批通过后，根据采购金额选择采购方式（小额物资通过电商平台采购，大额物资通过供应商比价后签订采购合同）。物资采购与入库验收采购完成后，与供应商确认送货时间、地点，要求供应商提供物资清单及合格证明。物资送达后，行政库管员*与申领人共同验收，核对物资名称、规格、数量是否与采购一致，检查质量是否合格（如无破损、过期），验收合格后在《物资入库登记表》签字确认；不合格物资当场拒收，联系供应商退换货。物资发放与台账更新申领人凭审批通过的《物资申领单》到库房领用，库管员核对单据信息后发放物资，领用人在《物资出库登记表》签字确认。每日更新库存台账（入库、出库、结余数据），每月底进行库存盘点，保证账实相符，对积压或临期物资（如临近保质期的文具）及时上报处理（如调拨、报废）。场景3：访客接待与服务操作步骤：访客信息登记与确认接到访客预约（电话/邮件/OA系统），记录访客姓名、单位、职务、到访时间、事由、陪同人员（如部门负责人*）、是否需要车辆接送或住宿安排。提前1天与访客再次确认到访信息，同时通知陪同人员及相关部门（如前台、保安）做好接待准备。接待方案制定与准备根据访客级别（如普通客户、重要客户、领导）制定接待方案，明确：迎接方式（前台接待/人员到门口迎接）；接待场地（会议室/会客室，提前布置：席卡、饮用水、会议材料、如需茶歇则准备）；行程安排（是否含参观厂区/用餐，提前协调车辆或餐厅）。重要访客接待需提前准备伴手礼（如企业定制礼品、当地特产），礼品价值需符合企业廉洁规定。访客接待与全程服务访客到访时，前台引导至接待区域，陪同人员及时迎接；引导访客签到（填写《访客登记表》，证件号码信息仅用于备案，严格保密），发放访客证（佩戴于显眼位置）。接待过程中，行政人员协助维持秩序（如引导访客就座、调试设备），及时提供茶水、纸巾等物品；如需用餐，提前预定餐厅并安排车辆接送。访客送别与反馈跟进访客离开时，陪同人员送至门口或电梯口，礼貌告别；行政人员回收访客证，更新《访客登记表》信息（离访时间、接待总结）。重要访客接待后2个工作日内，由陪同人员填写《访客反馈表》，记录访客意见、建议及合作意向，提交部门负责人*，后续跟进相关事宜。三、任务清单模板示例模板1：会议组织任务清单阶段任务项具体内容负责人完成时限备注（如特殊要求）状态（□待完成■已完成）会前准备会议需求沟通与部门负责人*确认主题、目标、参会人员、时长、场地需求行政专员*会议前5个工作日需线上会议，需测试软件□会议方案审批提交方案（含议程、预算）至领导*，反馈调整行政主管*会议前3个工作日预算控制在500元内□会议通知发布发送邮件+OA通知，确认参会人员到会情况行政专员*会议前2个工作日附会议材料电子版□场地与物资准备预订会议室，检查设备（投影仪、麦克风），准备席卡、资料袋、文具库管员*会议前1天需摆放企业LOGO水牌□会中执行签到与引导引导参会人员签到，发放材料，安排就座行政专员*会议开始前30分钟设置签到处二维码□会议记录与保障记录决议事项、待办任务，处理设备故障等突发情况行政主管*会议全程使用录音辅助记录（需告知）□会后整理会议纪要分发整理纪要（含决议、待办清单），经发起人审核后分发行政专员*会议后1个工作日发送至参会人员及相关部门□资料与物资归档收回剩余材料，整理物资入库，扫描存档（通知、签到表、纪要）库管员*会议后2个工作日按“2024-05-部门会议”归档□模板2：办公物资申领任务清单环节任务项具体内容负责人完成时限备注（如库存预警）状态（□待完成■已完成）需求提报部门月度需求统计各部门提交常用物资申领单（名称、规格、数量、用途）部门助理*每月25日前重点核对A4纸、墨盒需求量□紧急需求申提填写《紧急物资申领单》，注明原因，经部门负责人*审批申领人*发生后即时打印机墨盒缺墨，需当日到货□采购执行采购计划制定汇总需求，核对库存，制定采购计划（清单、数量、预算），提交领导*审批行政主管*每月28日前预算不超2000元□物资采购与验收联系供应商送货，与申领人共同验收（名称、规格、数量、质量）库管员*采购后1个工作日墨盒需原装品牌，提供质保书□发放管理物资发放与台账更新凭审批单发放物资，领用人签字，更新库存台账（入库、出库、结余）库管员*发放即时每日更新台账，保证账实相符□盘点优化月度库存盘点盘点库存，核对账实，处理积压/临期物资（调拨/报废）行政主管*每月最后1个工作日形成盘点报告，报备领导*□四、执行要点与风险提示通用执行要点责任到人：每个任务明确唯一负责人，避免多人推诿；跨部门协作时，需指定牵头人协调资源。时限管控：关键节点设置硬性时限（如会议通知提前2天发布、物资验收后1天入库），通过OA系统设置提醒功能。记录留痕：所有流程需留存书面或电子记录（如审批单、签到表、入库登记表），保证可追溯，应对审计或查询。灵活调整：遇突发情况（如会议临时改期、物资供应商断供），需及时启动预案（如更换场地、联系备用供应商），并同步通知相关方。分场景风险提示会议组织：避免“通知信息不全”（如遗漏会议、时间变更未同步）