行业合同管理规范及风险控制模板

行业通用合同管理规范及风险控制模板一、适用范围与典型应用场景二、合同管理全流程操作指引（一）合同前期准备：需求确认与主体调查需求收集与明确业务部门根据合作意向，填写《合同需求申请表》，明确合作背景、交易标的、核心需求（如质量标准、交付时间、价格构成、付款方式等）、特殊条款要求（如保密、违约责任等），经部门负责人*经理审批后，提交法务部门或合同管理部门。合作主体尽职调查基础信息核查：通过“国家企业信用信息公示系统”“天眼查”等公开渠道，核实对方主体资格（是否为合法存续企业）、经营范围、注册资本、法定代表人等基本信息，留存查询截图。履约能力评估：业务部门联合财务部门评估对方资信状况（如财务报表、银行征信、过往合作履约记录），必要时要求对方提供近期财务审计报告、担保文件等。特殊资质审查：若合作涉及特殊行业（如食品、医疗、建筑），需核实对方是否具备相应资质（如营业执照许可、行业准入许可证），留存资质证书复印件并加盖对方公章。调查完成后形成《主体尽职调查报告》，对高风险主体（如失信被执行人、经营异常企业）需启动风险预警，必要时暂停合作。（二）合同起草：条款规范与模板适配选用标准合同模板优先使用企业已制定的标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），根据交易类型选择基础避免“临时起草”导致的条款遗漏。核心条款设置规范主体信息：列明双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/负责人、地址、联系方式，保证与营业执照、证件号码件一致，避免使用简称或别名。交易标的：明确标的名称、规格、型号、数量、质量标准（如国标行标或双方约定标准），避免“一批”“若干”等模糊表述。权利义务：清晰约定双方核心权利（如收款权、验收权）和主要义务（如交付义务、保密义务），避免责任不对等。价款与支付：明确金额、计价货币、支付方式（银行转账/承兑汇票）、支付节点（如预付款比例到货款、验收款、质保金比例）、账户信息（户名、账号、开户行），避免“货到付款”“验收后付款”等无期限约定。履行期限与方式：约定交付/服务开始时间、地点、方式（如上门安装、邮寄），明确履行进度节点（如分阶段交付的项目需列明各阶段时间要求）。违约责任：针对逾期付款、逾期交付、质量不符等常见违约情形，约定具体违约金计算方式（如日万分之五）或损失赔偿范围，避免“承担相应责任”等模糊条款。争议解决：优先约定“被告所在地人民法院”或“仲裁委员会（如中国国际经济贸易仲裁委员会）”管辖，避免约定“由甲方所在地法院管辖”等显失公平的条款。生效条件：明确“自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效”“自最后一方签字盖章之日起生效”等具体条件，避免“双方签字后生效”无明确生效时间的表述。特殊条款补充根据交易需求补充保密条款（保密范围、期限、违约责任）、知识产权条款（归属、使用许可）、不可抗力条款（定义、通知义务、免责情形）、解除权条款（约定解除条件）等，保证条款完整无歧义。（三）合同审核：多部门协同风险把控审核流程与职责分工业务部门初审：重点审核条款是否满足业务需求，交易标的、数量、价格等与需求申请是否一致，对方主体资质是否满足合作要求，签署《业务部门审核意见表》。法务部门/合同管理部门复审：重点审核条款合法性（是否符合《民法典》《合同法》等法律法规）、合规性（是否符合行业监管规定）、逻辑性（条款间是否存在冲突）、风险点（如违约责任是否明确、争议解决是否合理），签署《法务审核意见表》。财务部门会签：重点审核价款计算是否准确、支付方式是否符合财务制度、对方账户信息是否合规（避免个人账户收取公款），签署《财务审核意见表》。管理层审批：对重大合同（如金额超50万元、涉及核心业务），需提交企业总经理总或分管领导总审批，明确审批意见。审核反馈与修改审核部门需在2个工作日内反馈审核意见，对提出的修改要求，业务部门应与对方协商调整，调整后重新履行审核流程；若存在重大分歧无法达成一致，需上报管理层决策是否继续合作。（四）合同签署：形式规范与用印管理签署主体与授权由企业法定代表人或其授权代表签署，授权需提供《授权委托书》（载明授权范围、权限、期限），避免超越权限签署（如法定代表人未授权，业务代表签字需附授权书）。对方签署需核对证件号码件（个人）或营业执照副本（企业），保证签字人身份与合同主体一致，企业需加盖公章或合同专用章（优先公章），避免仅盖部门章或财务章。签署方式与用印流程线下签署：合同文本一式两份（或三份），双方各执一份（或企业执两份，对方执一份），签字盖章时保证字迹清晰、印章完整，骑缝章需覆盖合同连接处。线上签署：采用符合《电子签名法》的第三方电子签约平台（如e签宝、法大大），保证签约主体身份认证、电子证书有效，签署完成后存档。用印审批：签署前需填写《合同用印申请表》，附经审批的合同文本、审核意见表、主体调查报告等材料，经行政部主管或法务部经理审批后，方可到印章保管部门用印。（五）合同履行：跟踪监控与异常处理履行跟踪机制业务部门指定专人*专员负责合同履行跟踪，建立《合同履行跟踪表》，记录履行进度（如交付时间、验收情况）、付款节点、对方履约表现等，每月向法务部门提交《履行情况报告》。财务部门根据合同约定付款节点，提前5个工作日向业务部门发出付款提示，业务部门确认履行无误后提交付款申请，避免逾期付款导致违约。履行异常处理对方违约：如对方逾期交付、质量不符等，业务部门应在发觉违约后24小时内收集证据（如物流单、验收报告、沟通记录），书面通知对方限期整改（如3日内更换合格产品），同时上报法务部门评估是否追究违约责任。己方变更：因客观原因需变更合同（如调整交付时间、增减标的数量），应与对方协商签订《补充合同》或《变更协议》，明确变更内容、生效条件，避免口头约定。合同解除：符合约定解除条件（如对方根本违约）或法定解除条件（如不可抗力导致合同无法履行），应及时书面通知对方，协商解除事宜；协商不成的，可通过仲裁或诉讼途径解决，同时做好证据保全。（六）合同归档：分类整理与期限管理归档范围与要求合同归档材料包括：合同文本（原件或扫描件）、主体尽职调查报告、审核意见表、用印申请表、授权委托书、补充协议、履行过程中的往来函件、验收报告、付款凭证等，保证材料完整、真实、可追溯。分类与保管分类标准：按合同类型（采购/销售/服务等）、签订年度、合作单位进行三级分类，如“2024年-采购合同-XX供应商”。保管方式：纸质合同需装入档案盒，标注“合同编号-合同名称-签订日期”，存放于专用档案柜；电子合同需存储于企业服务器或加密云盘，定期备份（每月1次），防止数据丢失。保管期限与销毁一般合同保管期限为合同履行完毕后5年，重大合同（如长期合作、金额超100万元）保管期限为10-15年，涉及知识产权、诉讼纠纷的合同需永久保管。超过保管期限的合同，由法务部门会同档案管理部门、财务部门共同鉴定，形成《合同销毁清单》，经分管领导*总审批后，双人监销并记录销毁过程，保证信息不外泄。三、标准化表格模板（一）合同主体信息核查表项目核查内容核查结果（√/×）附件名称（如截图、复印件）核查人日期企业全称与营业执照是否一致*专员2024-XX-XX统一社会信用代码是否有效、与注册信息是否一致营业执照复印件*专员2024-XX-XX法定代表人姓名、证件号码号是否与证件一致法定代表人证件号码复印件*专员2024-XX-XX经营范围是否包含本次交易标的营业执照复印件*经理2024-XX-XX资质许可（如需）行业准入许可证是否在有效期内许可证复印件*经理2024-XX-XX信用记录是否为失信被执行人、经营异常企业信用查询截图*法务2024-XX-XX（二）合同条款审核意见表审核部门业务部门法务部门财务部门管理层审核意见标的数量与需求一致，价格符合预算；建议增加“逾期交货的违约责任”条款。第5.2条“不可抗力”定义不明确，建议补充“包括但不限于地震、疫情、政策调整等”；争议解决约定由甲方所在地法院管辖，建议改为“被告所在地法院”。价款计算准确，但账户信息需对方提供加盖公章的《确认函》，避免个人账户。同意签署，重点关注履行进度。修改建议与对方协商补充违约责任条款修改不可抗力定义，调整争议解决条款要求对方补充账户确认函无审核人*业务经理*法务专员*财务主管*总经理审核日期2024-XX-XX2024-XX-XX2024-XX-XX2024-XX-XX（三）合同履行跟踪表合同编号XXX-2024-XX合作单位XX科技有限公司标的XX设备采购履行期限2024-01-01至2024-03-31履行节点计划时间实际时间履行情况（√/×/异常）预付款支付2024-01-052024-01-05√交付设备2024-03-152024-03-18×验收合格2024-03-25--到货款支付2024-03-31--异常处理--延迟交付（四）合同归档管理清单档案编号合同名称合同类型签订日期保管期限归档日期存放位置（柜号-盒号）归档人2024-采-001XX材料采购合同采购合同2024-01-105年2024-01-15A-01-05*档案员2024-服-002系统开发服务合同服务合同2024-02-2010年2024-02-25B-03-12*档案员2024-合-003战略合作协议合作合同2024-03-0115年2024-03-05C-02-08*档案员四、风险防控关键要点（一）主体风险防控严格审查对方主体资格，避免与“三无企业”（无营业执照、无资质、无实际经营）合作，对分公司、分支机构签约需核实其总公司授权。关注对方信用状况，对失信被执行人、重大诉讼未决企业，要求提供担保或终止合作。（二）条款风险防控模糊表述“全部损失”“相关费用”等需明确范围（如“直接损失，不包括间接损失”）；“定金”与“订金”需区分（定金适用定金罚则，订金无惩罚性）。避免格式条款无效风险：提示对方注意免除己方责任、加重对方责任的条款，可采取加粗、下划线等方式标注