家具公司分支机构运营制度（规则）

家具公司分支机构运营制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及配套指引、《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国产品质量法》等国家法律法规，参考ISO9001质量管理体系标准、ISO14001环境管理体系标准及国际商会《跨国公司行为准则》等国际公约，结合家具公司战略目标及分支机构运营实际痛点，旨在规范分支机构运营管理，防控经营风险，提升运营效率，实现价值创造。核心痛点在于分支机构分散管理导致流程不统一、风险管控难度大、资源配置效率低，本制度通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现管控与效率的平衡，适配数字化转型与国际化经营需求。

1.2适用范围与对象

本制度适用于家具公司所有分支机构（含直营店、加盟店、海外分支机构等）及其下属部门、岗位及关联人员（包括正式员工、外包服务商、合作单位等），覆盖采购、销售、仓储、物流、售后服务等业务领域。例外适用场景包括紧急救灾、重大突发事件等不可抗力情况，需经总经理办公会审批后豁免执行，但须留存完整决策及操作记录。审批权限由各分支机构负责人及公司总部相关部门按权限矩阵执行。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守国家及所在地法律法规，确保运营活动合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门、各岗位权责边界，确保责任落实到位；

（3）风险导向原则：聚焦关键风险点，实施差异化管控措施，优先防范重大风险；

（4）效率优先原则：优化流程设计，减少不必要环节，提高运营效率；

（5）持续改进原则：定期评估制度有效性，结合业务发展动态调整优化；

（6）平等自愿、公平诚信原则（合同管理专项补充）。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性管理制度，与《公司治理结构制度》《财务管理制度》《内控手册》《绩效考核制度》等关联制度形成协同体系。制度冲突时，以本制度为准，特殊情况需经董事会审议后明确执行规则。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司实行董事会领导下的总经理负责制，分支机构设置“决策层-执行层-监督层”三级架构。决策层由公司董事会及各分支机构股东会组成，负责重大事项审批；执行层由各分支机构总经理及部门负责人构成，负责日常运营管理；监督层由公司内控部、审计部、合规部及分支机构内审岗组成，负责监督制度执行。架构设计遵循“总部管控核心风险、分支自主高效运营”逻辑，确保权责清晰、协同高效。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：负责审批分支机构设立、撤并、重大投资、年度预算等事项；

（2）董事会：审议重大经营决策、战略调整、风险偏好等，并监督执行；

（3）总经理办公会：决策分支机构日常经营中的关键事项，如采购额超50万元采购项目、销售额超100万元促销活动等，须形成会议纪要留存。

2.3执行机构与职责

（1）采购部：负责供应商管理、采购计划制定、合同审批（金额超20万元需部门负责人及总经理审批）；

（2）销售部：负责客户管理、订单处理、回款跟踪（逾期超30天需启动风险预警）；

（3）仓储物流部：负责库存管理、发货配送，库存周转率目标≥4次/年；

（4）售后服务部：负责客诉处理、维修响应，客户满意度目标≥90%。跨部门协同事项需明确主责部门及配合部门，如促销活动由销售部主责，市场部配合。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：负责制度符合性评估，每季度开展专项检查，嵌入采购审批超30万元、库存积压超90天等三个关键内控环节；

（2）审计部：每年开展至少一次专项审计，覆盖财务收支、合同履行等高风险领域；

（3）合规部：负责国际业务合规性审查，确保海外分支机构符合当地劳动法、税法等要求。监督结果纳入绩效考核，重大问题提交董事会审议。

2.5协调与联动机制

建立跨部门周例会制度，由分支机构总经理主持，解决协同问题；信息系统数据通过ERP平台共享，确保库存、订单、财务数据实时同步；涉外业务增设属地法律顾问协调机制，确保符合当地监管要求。

第三章人力资源管理

3.1管理目标与核心指标

（1）招聘合规率100%；

（2）员工流失率≤15%；

（3）培训覆盖率100%；

（4）绩效考核完成率100%。

3.2专业标准与规范

（1）招聘流程：发布岗位需求→简历筛选→背景调查（关键岗位必须）→面试→录用审批（金额超20万元采购需部门负责人及总经理审批）；

（2）薪酬管理：执行公司薪酬制度，海外分支机构薪酬标准需参考当地市场水平，由人力资源部会同财务部制定差异化方案；

（3）绩效管理：年度考核结合KPI与行为指标，考核结果与薪酬、晋升挂钩。高风险点：

①招聘歧视（低风险，需通过背景调查防控）；

②薪酬不公（中风险，需定期市场对标调整）；

③考核主观（高风险，需量化指标与多维度评估）。防控措施：建立招聘合规培训、薪酬数据保密机制、考核申诉渠道。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，结合风险矩阵评估岗位风险；

（2）管理工具：使用ATS系统管理招聘流程，LMS平台开展线上培训，HRIS系统支持薪酬绩效管理。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

“采购申请→供应商评估（含资质审核）→合同审批→订单下达→到货验收→付款执行→归档”全流程需明确各环节责任主体：采购申请由需求部门负责人发起，供应商评估由采购部会同内控部（金额超50万元需内控部参与），合同审批按金额分级授权，到货验收由仓储部会同质检部（高风险品需第三方检验）。各环节时限：申请≤2天、审批≤3天、验收≤5天。

4.2子流程说明

（1）促销活动流程：市场部策划→销售部审核（预算超10万元需总经理审批）→合规部审查（广告合规性）→执行；

（2）客诉处理流程：客服登记→销售部核实（48小时内）→责任部门处理（7个工作日内）→结果反馈（10个工作日内）。

4.3流程关键控制点

（1）采购申请超20万元需部门负责人双重签字；

（2）合同审批超50万元需总经理参与；

（3）库存积压超90天需启动滞销处理程序。高风险点：

①虚假采购（高风险，需发票与验收单三单匹配）；

②合同漏洞（中风险，需法务部参与评审）；

③库存风险（中风险，需动态盘点）。防控措施：建立采购申请系统预警、合同评审清单、库存ABC分类管理。

4.4流程优化机制

每年11月开展全流程复盘，由内控部牵头，各业务部门参与，重点优化超时未办结事项，优化方案需经总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+岗位层级”分配权限：

（1）采购：金额≤5万元由部门负责人审批，5万元-20万元需采购总监审批，20万元以上需总经理审批；

（2）销售：赊销额≤10万元由销售经理审批，10万元以上需总经理审批；

（3）费用报销：≤1万元由部门负责人审批，1万元以上需财务总监审批。

5.2审批权限标准

审批路径需通过OA系统线上执行，禁止越权审批，紧急事项需加急通道审批，并记录审批意见及理由。异常审批需附风险评估报告，存档备查。

5.3授权与代理机制

授权需书面形式，明确授权范围、期限（最长6个月），并报人力资源部备案；临时代理需直属上级签字，最长15个工作日，结束后及时交接。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：金额超100万元采购需启动应急通道，由总经理特批，事后补办流程；

（2）权限外审批：需向上级主管及合规部报告，由董事会审议后执行。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：通过《操作手册》明确各环节执行标准，如采购需填写《采购申请单》（电子版）；

（2）表单填报：系统自动校验数据逻辑，如合同金额与付款条件不一致需人工干预；

（3）痕迹留存：电子记录与纸质单据双备份，重要文件需加密存储，存档期限不少于5年。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查10%流程，重点关注采购审批、合同签订等环节；

（2）专项监督：每季度开展一次合规检查，覆盖反商业贿赂、数据安全等；

（3）突击检查：审计部可随时抽查现场执行情况。嵌入三个关键内控环节：

①采购申请超时预警；

②合同履行进度监控；

③库存异常自动报警。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年至少一次，日常检查每月不少于一次；

（2）审计方法：数据抽样、现场访谈、文件核查；

（3）结果应用：审计报告需提交董事会，整改项纳入绩效考核，逾期未整改需启动问责。

6.4执行情况报告

各分支机构每月5日前提交《执行情况报告》，内容含：

（1）数据统计：采购金额、回款率、库存周转率等；

（2）风险提示：重大风险事件及应对措施；

（3）改进建议：制度优化或流程调整意见。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI指标：采购成本降低率（权重20%）、回款率（权重25%）、库存周转率（权重15%）；

（2）行为指标：合规操作（权重10%）、协同效率（权重10%）；

（3）风险指标：重大差错次数（权重10%）。考核周期为季度，权重依次为30%、30%、40%。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度自评、季度考核、年度总评；

（2）评估方法：系统数据自动统计、部门互评、客户满意度调查。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（≤7个工作日）、重大问题（≤30个工作日）、紧急问题（立即整改）；

（2）整改流程：“发现→分析→制定措施→执行→复核→销号”，整改记录需存档；

（3）问责机制：逾期未整改，责任人绩效考核扣分，重大问题提交纪律委员会处理。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：员工提案、客户反馈、审计发现；

（2）评估流程：业务部门提出→内控部评估可行性→总经理审批；

（3）跟踪机制：改进项落实情况纳入下季度考核。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：优秀员工（精神+物质）、流程优化贡献（奖金）、合规标兵（晋升优先）；

（2）程序：部门推荐→人力资源部审核→总经理审批→公示（3天）→发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按规定填报表单（如10%以内数据错误）；

（2）较重违规：违反审批流程（如越级审批金额超20万元）；

（3）严重违规：舞弊行为（如虚构采购套取资金）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚类型：警告（一般违规）、罚款（较重违规）、降级（严重违规）；

（2）程序：调查取证→告知→陈述申辩→审批→执行，受罚者可申请复核。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3天内；

（2）受理部门：人力资源部；

（3）复议流程：提交申诉书→人力资源部调查→10天内出具结论。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大舆情预案：成立危机小组（总经理任组长），制定沟通口径，通过官方渠道发布信息；

（2）供应链中断预案：建立备用供应商清单，启动紧急采购程序；

（3）人员安全预案：配合当地政府开展应急演练。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、政策突变等不可抗力；

（2）审批权限：需总经理及所在地法律顾问共同审批；

（3）记录要求：附风险评估报告，存档备查。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：市场部牵头，公关团队执行；

（2）发布流程：总经理审批→法务部审核→指定媒体发布；

（3）善后措施：赔偿协议签订、员工安抚、业务恢复计划。跨国场景需适配当地法律，如美国需遵守《公平信用报告法》，欧盟需遵守GDPR。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司总部内控部负责解释，解释意见作为制度附件。

10.2相关制度索引

（1）《公司治理结构制度》文号：FJGZ-2023-001；

（2）《财务管理制度》文号：FJCK-2023-002；

（3）《内控手册》文号：FJNK-2023-003。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变更、业务重大调整；

（2）审批权限：修订草案经法务部、合规部审核后，由董事会审议；