商会内部管理制度规范

PAGE商会内部管理制度规范一、总则（一）目的本商会内部管理制度规范旨在加强商会的组织建设，规范商会运作，提高商会的服务水平和工作效率，维护商会会员的合法权益，促进商会健康、持续发展，更好地发挥商会在经济社会发展中的积极作用。（二）适用范围本规范适用于商会全体会员、工作人员以及商会开展的各项活动和事务。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策，确保商会活动合法合规。2.民主办会原则：充分发扬民主，保障会员的民主权利，实行民主决策、民主管理、民主监督。3.服务会员原则：以会员为中心，全心全意为会员服务，维护会员利益，促进会员发展。4.诚实守信原则：秉持诚实守信的价值观，履行承诺，树立良好形象。5.团结协作原则：倡导会员之间、会员与商会之间团结协作，共同推动商会工作。二、会员管理（一）会员入会1.入会条件承认本商会章程。自愿加入本商会，履行会员义务。在本行业或领域具有一定的影响力或代表性。按时缴纳会费。2.入会程序提交入会申请书，填写会员登记表。商会秘书处对申请材料进行初审。初审通过后，提交会长办公会或理事会审议。审议通过后，由商会颁发会员证书。（二）会员权利1.享有本商会的选举权、被选举权和表决权。2.参加本商会组织的各项活动。3.获得本商会提供的信息、咨询、培训等服务。4.对本商会工作提出批评、建议和监督。5.优先享受本商会与其他机构合作的优惠待遇。6.入会自愿，退会自由。（三）会员义务1.遵守本商会章程，执行本商会决议。2.维护本商会合法权益和声誉。3.积极参加本商会组织的各项活动，完成商会交办的工作任务。4.按规定缴纳会费。5.向本商会反映情况，提供有关信息和资料。（四）会员退会1.会员退会应书面通知本商会，并交回会员证书。2.会员如果一年不缴纳会费或不参加本商会活动的，视为自动退会。3.会员如有严重违反本商会章程或损害本商会利益的行为，经会长办公会或理事会表决通过，予以除名。（五）会员管理与服务1.商会秘书处建立会员档案，记录会员基本信息、会费缴纳情况、参加活动情况等。2.定期走访会员企业，了解会员需求，为会员提供个性化服务。3.组织会员培训、交流活动，提升会员素质和业务能力。4.搭建会员之间的沟通合作平台，促进会员之间的资源共享和业务合作。三、组织架构与职责（一）会员大会1.性质与地位：会员大会是商会的最高权力机构。2.职责制定和修改商会章程。选举和罢免会长、副会长、理事、监事。审议理事会、监事会工作报告和财务报告。决定商会的重大事项，如发展规划、年度工作计划、会费标准等。决定终止事宜。3.会议召开会员大会每年至少召开一次。有三分之一以上会员提议，应当召开临时会员大会。会员大会须有三分之二以上的会员出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上表决通过方能生效。（二）理事会1.组成与产生：理事会由会员大会选举产生，是会员大会的执行机构，在会员大会闭会期间领导商会开展日常工作。理事会成员人数根据商会实际情况确定。2.职责执行会员大会的决议。选举和罢免会长、副会长。筹备召开会员大会。向会员大会报告工作和财务状况。决定会员的吸收和除名。决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构。决定秘书长、各机构主要负责人的聘任。领导商会各机构开展工作。制定内部管理制度。决定其他重大事项。3.会议召开理事会每年至少召开两次会议。经会长或三分之一以上理事提议，应当召开临时理事会会议。理事会须有三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事三分之二以上表决通过方能生效。（三）会长办公会1.组成与产生：会长办公会由会长、副会长组成，会长为召集人。2.职责贯彻执行理事会决议。研究决定商会日常工作中的重要事项。协调商会各机构之间的工作。审定提交理事会审议的重要文件和事项。3.会议召开会长办公会根据工作需要不定期召开。（四）监事会1.组成与产生：监事会由会员大会选举产生，负责监督商会的财务和各项工作。监事会成员人数根据商会实际情况确定。2.职责监督商会章程、会员大会和理事会决议的执行情况。检查商会财务状况。对会长、副会长、理事、秘书长以及其他工作人员履行职责的情况进行监督。当会长、副会长、理事、秘书长以及其他工作人员的行为损害商会利益时，要求其予以纠正。提议召开临时会员大会。向会员大会报告监事会工作情况。3.会议召开监事会每年至少召开一次会议。经监事会主席或三分之一以上监事提议，应当召开临时监事会会议。监事会须有三分之二以上监事出席方能召开，其决议须经到会监事半数以上表决通过方能生效。（五）秘书长1.职责在会长领导下主持商会日常工作。组织实施年度工作计划。协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作。提名各办事机构、分支机构、代表机构和实体机构主要负责人，交理事会或会长办公会决定。决定办事机构、代表机构、实体机构专职工作人员的聘用。处理其他日常事务。四、会议制度（一）会议分类1.会员大会：商会最高权力机构会议。2.理事会会议：执行机构会议。3.会长办公会会议：研究决定日常重要事项会议。4.监事会会议：监督机构会议。5.秘书长办公会会议：由秘书长召集，研究部署秘书处工作会议。6.专题会议：根据工作需要召开的专项工作会议，如行业研讨会、项目对接会等。（二）会议组织1.各类会议由相应的组织部门负责筹备，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。2.提前通知参会人员，确保参会人员有足够时间准备相关材料。3.会议组织部门负责安排会议场地、设备、资料等，做好会议服务工作。（三）会议记录1.每次会议应安排专人负责记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、决议事项等。记录应准确、完整、清晰。2.会议记录应及时整理，形成会议纪要。会议纪要经会议主持人审核后，发送给参会人员，并存档备案。（四）会议决议执行1.会议形成的决议和决定，相关部门和人员应认真贯彻执行。2.执行部门应定期向会长办公会或理事会报告决议执行情况，确保决议得到有效落实。五、财务管理制度（一）财务预算与决算1.商会应编制年度财务预算，经会长办公会或理事会审议通过后执行。2.年度终了，应编制财务决算报告，反映商会年度财务收支情况和财务状况。（二）收入管理1.商会收入来源主要包括会费收入、捐赠收入、服务收入、政府资助等。2.会费收取应严格按照章程规定的标准执行，不得擅自提高或降低会费标准。3.捐赠收入应按照捐赠协议使用，专款专用，并向捐赠人出具合法有效的捐赠票据。4.服务收入应按照市场定价原则合理确定收费标准，确保服务质量与收费相匹配。（三）支出管理1.商会支出应严格执行国家有关财务制度和商会内部规定，遵循勤俭节约、合理开支原则。2.支出审批应按照规定的程序进行，明确审批权限和责任。3.费用报销应提供真实、合法、有效的凭证，经审核后予以报销。4.重大支出项目应经会长办公会或理事会审议通过后实施。（四）资产管理1.商会资产包括流动资产、固定资产、无形资产等。2.应建立健全资产管理制度，加强资产的登记、核算、清查和处置等工作。3.固定资产购置应按照规定的程序进行审批，确保资产的合理配置和有效使用。4.定期对资产进行清查盘点，做到账实相符。（五）财务监督1.监事会负责对商会财务进行监督检查，定期审查财务报表和财务收支情况。2.商会应接受会员大会、业务主管单位和登记管理机关的财务监督。3.定期向会员大会公布财务收支情况，接受会员监督。六、活动管理制度（一）活动策划1.活动策划应围绕商会宗旨和目标，结合会员需求和行业发展趋势，制定详细的活动方案。2.活动方案应包括活动主题、时间、地点、内容、形式、参与人员、预算等要素，并报会长办公会或理事会审批。（二）活动组织与实施1.按照活动方案组织实施活动，明确各部门和人员的职责分工，确保活动顺利进行。2.活动组织过程中应注重安全管理，制定安全预案，确保参与人员的人身安全和财产安全。3.做好活动宣传工作，扩大活动影响力，吸引更多会员和相关人士参与。（三）活动评估与总结1.活动结束后，应对活动效果进行评估，收集参与人员的反馈意见，总结经验教训。2.根据活动评估结果，提出改进措施和建议，为今后开展类似活动提供参考。七、信息管理制度（一）信息收集与整理1.商会应建立信息收集渠道，广泛收集与商会工作相关的政策法规、行业动态、会员信息等。2.对收集到的信息进行分类整理，建立信息数据库，便于查询和使用。（二）信息发布与共享1.商会通过网站、微信公众号、会刊等渠道及时发布商会工作动态、政策解读、会员风采等信息。2.建立会员信息共享平台，促进会员之间的信息交流和业务合作。（三）信息安全管理1.加强信息安全意识教育，提高工作人员对信息安全的重视程度。2.采取必要的技术措施和管理措施，保障信息系统的安全稳定运行，防止信息泄露和被篡改。八、印章管理制度（一）印章种类商会印章包括公章、会长章、财务专用章、合同专用章等。（二）印章使用1.印章使用应严格履行审批手续，填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，经相关负责人审批后使用。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。3.印章使用后应及时登记备案，记录印章使用时间、使用内容、使用人等信息。（三）印章保管1.印章应指定专人保管，保管人员应具备责任心和保密意识。2.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，防止印章丢失、被盗用或滥用。3.印章保管人员不得擅自将印章交他人使用，如有特殊情况需要委托他人使用，应经相关负责人批准，并做好登记备案。九、档案管理制度（一）档案分类商会档案包括会员档案、会议档案、财务档案、活动档案信息档案、印章档案等。（二）档案收集与整理1.各部门应及时将工作中形成的