法律明白人档案管理制度

PAGE法律明白人档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织法律明白人队伍建设，规范法律明白人档案管理，全面、准确、及时地记录法律明白人相关信息，充分发挥法律明白人在法治宣传教育、化解矛盾纠纷、推进依法治理等工作中的作用，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有法律明白人档案的建立、管理、使用和维护。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应如实反映法律明白人个人基本情况、学习培训经历、工作业绩、参与法治实践活动等真实信息。2.完整性原则：全面收集与法律明白人相关的各类资料，确保档案内容完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守保密规定，对涉及法律明白人个人隐私及敏感信息的内容妥善保管，防止泄露。4.动态管理原则：根据法律明白人工作变动、业务能力提升、参与法治工作情况变化等，及时更新档案内容，保持档案的时效性和准确性。二、档案内容（一）基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、年龄、民族、政治面貌、学历、所在部门/岗位、联系方式等。2.任职信息：担任法律明白人职务的时间、职责范围等。（二）学习培训经历1.法律知识培训：参加各类法律知识讲座、培训课程、研讨会等的时间、地点、培训内容、培训时长等详细记录。2.学历教育背景：从高中及以上学历的入学时间、毕业时间、就读学校、所学专业等信息。3.其他相关学习：如参加在线法律课程学习、法律书籍阅读情况等，记录学习的起止时间、学习资源等。（三）工作业绩1.法治宣传教育工作：组织或参与法治宣传活动的次数、活动主题、活动形式、受众范围、取得的宣传效果等。例如，举办法律知识讲座[X]次，覆盖员工[X]人次；开展法律进社区活动[X]次，发放宣传资料[X]份等。2.矛盾纠纷化解：成功调解矛盾纠纷的案例记录，包括纠纷类型、纠纷发生时间、调解过程、调解结果等。如调解邻里纠纷[X]起，涉及金额[X]元，调解成功率达到[X]%等。3.依法治理工作：参与公司/组织依法治理相关工作的情况，如参与制定或修订规章制度、审核合同合法性、提出法律风险防控建议等工作的具体内容、工作成果等。例如，审核合同[X]份，发现并纠正法律风险点[X]个；参与修订公司规章制度[X]项，使制度更加符合法律法规要求等。（四）参与法治实践活动记录1.法律咨询服务：为员工、客户或社会公众提供法律咨询的时间、咨询事项、解答内容等详细记录。例如，解答劳动纠纷法律咨询[X]人次，提供专业法律建议[X]条等。2.法律援助工作：参与法律援助案件的办理情况，包括案件受理时间、援助对象、案件类型、办理过程及结果等。如办理法律援助案件[X]件，为受援人挽回经济损失[X]元等。3.法治文化活动参与：参与法治文化作品创作、法治文艺演出、法治演讲比赛等活动的情况，记录活动名称、参与方式、取得的成绩等。例如，创作法治漫画作品[X]幅，在法治文化作品评选活动中获得奖项[X]个等。（五）考核评价1.内部考核：公司/组织定期对法律明白人进行考核评价的结果，包括考核时间、考核指标（如工作态度、业务能力、工作业绩等）、考核得分、考核等级等。2.外部评价：收集来自员工、客户、社区群众等对法律明白人工作的评价意见，如满意度调查结果、表扬信、锦旗等相关资料。（六）奖励与表彰1.获得的荣誉称号：记录法律明白人获得的各级各类与法治工作相关的荣誉称号，如“优秀法律明白人”“法治宣传先进个人”等，注明授予单位、授予时间。2.奖励证书及文件：保存获得奖励的证书复印件、表彰决定文件等相关资料。（七）其他重要资料1.法律明白人工作规划与总结：个人制定的年度或阶段性法律明白人工作规划、工作总结，内容包括工作目标、实施计划、工作成效、存在问题及改进措施等。个人发表的法治相关文章、研究报告：在各类媒体、刊物上发表的与法治工作有关的文章、研究报告等，注明发表时间、发表平台、文章题目等信息。三、档案建立与收集（一）建立主体公司/组织的法务部门或负责法治工作的相关部门为法律明白人档案的建立主体，指定专人负责档案的具体建立和管理工作。（二）信息收集渠道1.个人填报：法律明白人应按照要求定期填写个人基本信息、学习培训经历、工作业绩等相关表格，如实提供准确信息。2.部门报送：法律明白人所在部门负责收集本部门法律明白人参与法治工作的相关资料，如工作记录、活动总结、考核评价结果等，并及时报送至档案管理部门。3.外部获取：通过与相关单位、机构的沟通协作，收集法律明白人获得的外部评价、奖励表彰等信息。例如，向社区、客户单位等收集对法律明白人工作的反馈意见；从政府部门、行业协会等获取荣誉称号授予文件等。（三）档案建立流程1.信息整理：档案管理人员对收集到的各类信息进行分类整理，核对信息的真实性和完整性，确保信息准确无误。2.资料录入：将整理好的信息录入电子档案系统，建立电子档案。同时，按照档案管理要求，将重要纸质资料进行扫描备份，一并归入电子档案。3.档案编号：为每个法律明白人档案赋予唯一的编号，编号应体现年份、顺序等信息，便于查询和管理。4.装订成册：对于纸质档案，按照档案内容的分类顺序进行装订，编制页码，确保档案整齐规范。四、档案管理与维护（一）档案保管1.保管方式：采用电子档案与纸质档案相结合的方式进行保管。电子档案存储在专用服务器或存储设备上，定期进行备份，防止数据丢失。纸质档案存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找。2.保管环境：档案存放场所应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等良好环境条件，确保档案安全。（二）档案借阅1.借阅申请：因工作需要借阅法律明白人档案的，需填写借阅申请表，注明借阅人姓名、所在部门、借阅目的、借阅档案内容等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批同意后，方可借阅。2.借阅期限：一般情况下，借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅登记：档案管理人员对借阅情况进行详细登记，记录借阅时间、归还时间借阅人签字等信息。4.借阅要求：借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并注明用途。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案内容和完整性，确保档案无损归还。（三）档案更新1.定期更新：档案管理人员应定期（每[X]年）对法律明白人档案进行全面梳理，根据法律明白人工作变动、业务能力提升、参与法治工作情况变化等，及时更新档案内容。2.动态更新：对于日常工作中产生的新信息，如法律明白人参加新的培训、取得新的工作业绩、获得新的奖励表彰等，档案管理人员应及时收集整理，在档案中进行补充更新。3.更新审核：档案更新后，应提交档案管理部门负责人进行审核，确保更新内容准确无误，符合档案管理要求。（四）档案保密1.保密措施：档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容严格保密。未经法律明白人本人同意，不得向任何单位或个人泄露档案中的个人隐私及敏感信息。2.保密培训：定期对档案管理人员进行保密培训，提高保密意识，加强保密技能，确保档案信息安全。3.违规处理：对于违反保密规定，泄露档案信息的行为，将按照公司/组织相关规定严肃处理，追究相关人员责任。五、档案使用与共享（一）内部使用1.工作参考：公司/组织内部各部门在开展法治宣传教育、矛盾纠纷化解、依法治理等工作时，可以查阅法律明白人档案，参考相关信息，为工作提供支持和借鉴。2.人才培养：人力资源部门在进行人才选拔、培养、晋升等工作时，可参考法律明白人档案中的工作业绩、考核评价等信息，作为人才评价的重要依据。（二）外部共享1.共享原则：法律明白人档案一般不对外共享。确因工作需要对外提供档案信息的，应严格按照法律法规和公司/组织相关规定，履行审批手续，确保信息共享合法合规、安全可控。2.共享范围：对外共享档案信息的范围应严格限定在与法治工作相关的必要事项上，且不得泄露法律明白人个人隐私及敏感信息。例如，在参与政府部门组织的法治工作交流活动、接受上级部门检查等情况下，经批准可提供部分工作业绩等相关信息。3.共享审批：由档案管理部门提出信息共享申请，详细说明共享目的、共享内容、共享对象等，经公司/组织分管领导审批同意后，方可进行信息共享。六、档案销毁（一）销毁条件1.超过保管期限：法律明白人档案保管期限届满后，经档案管理部门负责人审核，确无继续保存价值的，可以进行销毁。2.档案内容无效：因法律明白人离职、岗位变动等原因，其档案中涉及该人员已不再担任法律明白人职务期间的工作内容，且该部分内容已无实际参考价值的，可单独进行销毁。3.其他特殊情况：因不可抗力等特殊原因，导致档案损坏、遗失，无法继续保存的，经审批后可进行销毁。（二）销毁程序1.提出申请：档案管理人员根据档案销毁条件，提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明拟销毁档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.审核批准：申请表经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织分管领导审批。审批通过后，方可进行档案销毁操作。3.销毁实施：档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法