为规范公司财务报销制度

PAGE为规范公司财务报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，特制定本财务报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员等。（三）基本原则1.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规及相关政策规定，确保每一笔费用支出真实、合法、有效。2.真实性原则：报销凭证必须真实反映经济业务内容，不得虚报、瞒报、伪造报销信息。3.合理性原则：费用支出应符合公司经营活动的实际需要，具有合理的商业目的，杜绝不合理的开支。4.审批原则：所有报销事项均需按照规定的审批流程进行审核批准，未经审批的报销不予受理。5.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上不得跨月报销，特殊情况需经财务部门同意。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并按照审批权限提交相关领导审批。2.费用申请表应附相关的业务说明、合同协议、预算计划等资料，以便审批人员全面了解费用发生的必要性和合理性。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集整理相关报销凭证，包括发票、收据、清单、审批单等，并按照公司规定的格式粘贴在报销单上。2.报销凭证应具备以下要素：凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等。发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，并加盖发票专用章；收据必须是财政部门监制的正规收据，并加盖收款单位财务专用章；清单应详细列出所购商品或服务的名称、规格、数量、单价、金额等信息。3.员工将粘贴好报销凭证的报销单及相关资料一并提交至所在部门负责人进行初审。部门负责人应认真审核报销事项的真实性、合理性、合规性，并签署审核意见。4.初审通过后，报销单依次提交至财务部门审核。财务部门重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性、准确性，以及费用支出是否符合公司财务制度和相关规定。对于不符合要求的报销凭证，财务部门有权要求员工补充或更正；对于不合理的费用支出，财务部门有权拒绝报销。5.财务部门审核通过后，报销单提交至公司领导审批。公司领导根据审批权限对报销事项进行最终审批，签署审批意见。（三）报销支付1.经公司领导审批同意的报销申请，由财务部门按照公司规定的支付方式进行支付。支付方式包括现金支付、银行转账支付等。2.对于通过银行转账支付的报销款项，财务部门应在审批通过后的[X]个工作日内完成转账操作，并及时通知报销人。3.对于现金支付的报销款项，报销人应在收到通知后的[X]个工作日内到财务部门领取现金，并在领款单上签字确认。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：员工因公务需要乘坐飞机的，应根据公司规定的级别标准选择相应舱位，并按照实际发生金额报销。特殊情况需乘坐高于标准舱位的，需提前经公司领导批准。火车票：按照实际发生金额报销，但应优先选择经济舱或二等座。汽车票：按照实际发生金额报销，但不得乘坐豪华大巴或出租车等超出标准的交通工具。市内交通费：员工在出差地市内因公务需要乘坐出租车、公交车、地铁等交通工具的，凭有效票据按照实际发生金额报销。市内交通费实行包干制的，按照公司规定的标准发放，不再报销实际发生的市内交通费用。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用应根据公司规定的级别标准选择相应档次的酒店，并按照实际发生金额报销。特殊情况需入住高于标准酒店的，需提前经公司领导批准。住宿费用实行限额报销制度，具体限额标准根据出差地区不同分为[X]档，分别为[具体金额1]、[具体金额2]、[具体金额3]等。3.餐饮补贴员工出差期间的餐饮补贴按照公司规定的标准发放，不再报销实际发生的餐饮费用。餐饮补贴标准根据出差地区不同分为[X]档，分别为[具体金额1]、[具体金额2]、[具体金额3]等。餐饮补贴应与出差天数相对应，按照实际出差天数计算发放。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，不得超支。业务招待费的预算应根据公司年度经营计划和业务发展需要进行编制，并报公司领导审批。2.业务招待费的报销应遵循必要性、合理性、真实性原则。报销时应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间、招待地点等信息，并附相关的发票、菜单、签到表等资料。3.业务招待费的报销标准根据招待对象的不同分为[X]档，分别为[具体金额1]、[具体金额2]、[具体金额3]等。招待对象为公司内部员工的，不得报销业务招待费；招待对象为客户、供应商等外部单位的，应根据业务需要和公司规定的标准进行招待，并按照实际发生金额报销。（三）办公用品及低值易耗品1.办公用品及低值易耗品的采购应按照公司规定的采购流程进行，由行政部门统一负责采购和管理。2.员工因工作需要领用办公用品及低值易耗品时，应填写领用申请表，经所在部门负责人审批后到行政部门领取。3.办公用品及低值易耗品的报销应提供有效的发票或收据，并注明物品名称、规格、数量、单价、金额等信息。对于批量采购的办公用品及低值易耗品，应附采购清单或入库单。4.办公用品及低值易耗品的报销标准按照公司制定的标准执行，不得擅自提高报销标准或虚报数量。（四）通讯费1.公司为员工提供通讯补贴，补贴标准根据员工岗位级别分为[X]档，分别为[具体金额1]、[具体金额2]、[具体金额3]等。2.员工应按照公司规定的通讯补贴标准使用通讯费用，不得超出补贴范围报销通讯费用。对于超出补贴范围的通讯费用，需经公司领导批准后方可报销。3.通讯费的报销应提供有效的通讯发票，并注明手机号码、费用所属期间等信息。对于预存话费的报销，应提供预存话费的发票及充值记录。（五）其他费用1.其他费用包括但不限于会议费、培训费、咨询费、广告费、差旅费等，其报销标准应根据公司相关规定执行。2.会议费的报销应提供会议通知、会议议程、参会人员名单、会议费用明细等资料；培训费的报销应提供培训通知、培训课程表、培训费用发票等资料；咨询费的报销应提供咨询合同、咨询报告、咨询费用发票等资料；广告费的报销应提供广告合同、广告投放证明、广告费用发票等资料。3.对于其他费用的报销，财务部门应严格审核相关资料的真实性、合法性、完整性、准确性，确保费用支出符合公司规定和相关法律法规要求。四、报销凭证要求（一）发票要求1.发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，并加盖发票专用章。发票内容应真实、准确、完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、销售方名称（章）、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等信息。2.发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。任何单位和个人不得有下列虚开发票行为：为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。3.发票如有涂改、挖补、刮擦、字迹不清等情况，应视为无效发票，不得作为报销凭证。（二）收据要求1.收据必须是财政部门监制的正规收据，并加盖收款单位财务专用章。收据内容应真实、准确、完整，包括收据号码、收款日期、收款单位名称、付款单位名称、收款事由、金额等信息。2.收据应按照规定的格式和内容填写，不得自行扩大或缩小收据的使用范围。任何单位和个人不得使用自制收据或白条代替财政部门监制的正规收据作为报销凭证。3.对于行政事业性收费、政府性基金等非税收入，必须使用财政部门监制的正规收据；对于企业之间的往来款项、押金、保证金等，可使用企业自制的收款收据，但应加盖企业财务专用章，并注明收款事由、金额等信息。（三）清单要求1.清单应详细列出所购商品或服务的名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖销售方发票专用章或财务专用章。清单应与发票内容一致，不得另行开具虚假清单。2.对于购买办公用品、低值易耗品、食品、礼品等商品较多的情况，应提供详细的清单，并注明商品名称、规格、数量、单价、金额等信息。清单应作为发票的附件一并报销。3.对于餐饮发票，应提供详细的菜单清单，并注明菜品名称、数量、单价、金额等信息。菜单清单应作为发票的附件一并报销。（四）审批单要求1.审批单应按照公司规定的格式填写，包括费用项目、金额、用途、预计发生时间、报销人姓名、所在部门、审批意见等信息。审批单应经相关领导签字审批后作为报销凭证的一部分。2.审批单应真实反映费用发生的情况，不得虚报、瞒报、伪造审批信息。审批意见应明确表示同意报销或不同意报销，并注明理由。3.对于重大费用支出或特殊事项的报销，应在审批单上详细说明情况，并附相关的业务说明、合同协议、预算计划等资料，以便审批人员全面了解费用发生的必要性和合理性。五、审批权限（一）一般费用报销审批权限1.员工单次报销金额在[X]元以下的，由所在部门负责人审批。2.员工单次报销金额在[X]元至[X]元之间的，由所在部门负责人初审后，提交财务部门审核，再由分管领导审批。3.员工单次报销金额在[X]元以上的，由所在部门负责人初审后，提交财务部门审核，再由分管领导审核，最后由公司总经理审批。（二）重大费用报销审批权限1.对于涉及金额较大、影响重大的费用报销事项，如重大项目投资、大额采购支出、重大业务合作费用等，应按照公司规定的重大事项决策程序进行审批。2.重大费用报销事项应先由业务部门提出申请，详细说明费用发生的背景、目的、金额、预算等情况，并附相关的业务说明、合同协议、预算计划等资料。3.业务部门申请提交后，依次经过财务部门审核、分管领导审核、公司总经理审核，最后提交公司董事会或股东会审批。公司董事会或股东会应根据公司发展战略、财务状况、风险承受能力等因素，对重大费用报销事项进行审慎决策，并签署审批意见。（三）特殊费用报销审批权限1.对于一些特殊费用报销事项，如捐赠支出、赞助支出、罚款支出等，应根据公司相关规定和审批权限进行审批。2.捐赠支出、赞助支出等非经营性支出，应按照公司规定的捐赠管理办法和审批程序进行审批。捐赠支出、赞助支出等应符合公司的公益目标和社会责任，不得用于与公司经营活动