供应链付款制度规范

PAGE供应链付款制度规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司供应链付款流程，确保公司资金的合理使用，维护公司与供应商的良好合作关系，保障供应链的稳定运行，提高公司的经济效益和运营效率。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及供应链采购活动的付款业务，包括原材料采购、零部件采购、服务采购等各类与供应商之间的款项支付。3.基本原则依法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保付款行为合法合规。诚信履约原则：秉持诚实守信的态度，按照合同约定及时、足额支付供应商款项，维护公司良好信誉。风险控制原则：在付款过程中，充分评估风险，采取有效措施防范资金风险、信用风险等各类风险。流程规范原则：明确付款流程和各环节职责，确保付款业务有序进行，提高工作效率和透明度。二、付款流程1.采购合同签订采购部门在与供应商洽谈达成一致后，应签订详细的采购合同。采购合同应明确采购商品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、付款期限等关键条款。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交给财务部门备案，以便财务部门了解付款依据和时间节点。2.到货验收货物到达公司后，采购部门应及时通知质量检验部门进行验收。质量检验部门应按照合同约定的质量标准对货物进行检验，出具验收报告。如验收合格，采购部门应在验收报告上签字确认；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货、补货等，并记录相关情况。3.发票提交供应商应在规定的时间内（一般为交货后[X]个工作日内）向公司提交合法有效的发票。发票内容应与采购合同一致，包括商品或服务名称、规格、数量、金额、税率等信息。采购部门收到供应商发票后，应进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，如发票开具日期、发票号码、发票专用章等是否符合规定。审核无误后，采购部门应在发票上签字确认，并将发票提交给财务部门。4.付款申请采购部门根据合同约定和到货验收情况，在付款期限前填写付款申请单。付款申请单应注明供应商名称、采购合同编号、付款金额、付款方式、付款原因等信息，并附上验收报告、发票等相关凭证。付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门。财务部门对付款申请单及相关凭证进行再次审核，重点审核付款金额是否准确、付款方式是否符合合同约定、相关手续是否齐全等。审核无误后，财务部门负责人签字确认。5.审批流程付款申请单经财务部门审核通过后，按照公司审批权限进行审批。审批流程一般如下：金额在[X]元以下的付款申请，由财务经理审批；金额在[X]元至[X]元之间的付款申请，由财务总监审批；金额在[X]元以上的付款申请，由总经理审批。审批人应认真审核付款申请，如有疑问或需要补充资料，应及时与相关部门沟通核实。审批通过后，在付款申请单上签字批准。6.款项支付财务部门根据审批通过的付款申请单，按照合同约定的付款方式进行款项支付。如采用银行转账方式付款，财务部门应在付款前核对收款账户信息，确保转账信息准确无误。付款后，及时取得银行付款回单，并进行账务处理。如采用支票付款，财务部门应按照支票管理规定填写支票，确保支票内容准确、清晰。支票交付供应商时，应要求供应商在支票存根上签字确认，并做好登记记录。如采用商业汇票等其他付款方式，财务部门应按照相关规定办理付款手续，确保付款安全、及时。三、付款方式及期限1.付款方式银行转账：公司优先采用银行转账方式支付供应商款项，确保资金支付的安全、快捷、准确。支票：在符合相关规定和实际业务需要的情况下，可以使用支票支付供应商款项。支票使用应严格按照公司支票管理制度执行，确保支票的开具、交付、使用等环节规范有序。商业汇票：根据业务情况和供应商协商一致后，可以使用商业汇票支付款项。商业汇票的使用应符合国家票据法等相关法律法规的规定，确保票据的真实性、合法性和有效性。2.付款期限公司应严格按照采购合同约定的付款期限支付供应商款项。一般情况下，付款期限分为以下几种：货到验收合格后[X]个工作日内支付全款；货到验收合格后，根据合同约定分期支付款项，每期支付比例为[X]%，支付期限分别为[具体日期1]、[具体日期2]等；预付款项：在合同签订后[X]个工作日内支付合同金额的[X]%作为预付款。如因特殊情况需要延长付款期限，采购部门应提前与供应商沟通协商，并取得供应商的书面同意。同时，采购部门应将相关情况及时告知财务部门，以便财务部门做好资金安排和账务处理。四、供应商管理与信用评估1.供应商选择与准入采购部门应建立严格的供应商选择和准入制度，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等进行全面评估。供应商应具备合法的经营资质，具有良好的商业信誉，能够提供符合公司要求的产品或服务。采购部门应要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证明文件，并进行审核备案。对于新供应商，采购部门应进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。考察合格后，经公司相关部门审批通过，方可纳入公司供应商名录。2.供应商档案管理采购部门应建立完善的供应商档案，对供应商的基本信息、资质文件、采购合同、付款记录、信用评价等资料进行详细记录和管理。供应商档案应定期更新维护，确保档案信息的准确性和完整性。采购部门应及时将供应商的变更信息（如联系方式、经营范围、法定代表人变更等）通知财务部门，以便财务部门进行相应的账务处理和风险防控。3.供应商信用评估财务部门应会同采购部门定期对供应商进行信用评估。信用评估指标包括供应商的付款记录、经营状况、财务状况、市场口碑等方面。根据信用评估结果，将供应商分为不同的信用等级，如A级（信用良好）、B级（信用一般）、C级（信用较差）等。信用等级评估结果将作为公司制定付款政策、确定付款期限和额度等的重要参考依据。对于信用等级较低的供应商，公司应加强风险监控，采取适当的风险防控措施，如缩短付款期限、增加预付款比例、要求提供担保等。同时，采购部门应与供应商沟通协商，督促其改进信用状况。五、财务核算与监督1.财务核算财务部门应按照国家财务会计准则和公司内部财务制度，对供应链付款业务进行准确、及时的账务核算。财务部门应根据采购合同、验收报告、发票等原始凭证，编制记账凭证，登记账簿，确保财务数据的真实性、完整性和准确性。财务部门应定期对供应链付款业务进行账务核对和清理，及时发现和解决账务处理中存在的问题，确保公司财务状况清晰、准确。2.财务监督财务部门应加强对供应链付款业务的监督检查，确保付款流程符合公司制度规定和相关法律法规要求。财务部门应定期对采购合同执行情况、付款申请及审批情况、款项支付情况等进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务部门应配合内部审计部门对供应链付款业务进行审计监督，提供相关财务资料和数据，积极协助审计工作的开展。对于审计发现的问题，财务部门应认真整改，完善相关制度和流程，防止类似问题再次发生。六、风险防控1.资金风险防控财务部门应加强资金预算管理，合理安排资金，确保公司有足够的资金支付供应商款项。同时，应密切关注公司资金状况，避免因资金短缺导致逾期付款等违约行为。对于大额付款或风险较高的付款业务，财务部门应进行专项风险评估，制定风险防控措施。如要求供应商提供担保、对付款资金进行专户管理、加强与银行等金融机构的沟通合作等，降低资金风险。2.信用风险防控采购部门应加强对供应商的信用管理，建立供应商信用档案，定期进行信用评估和跟踪。对于信用状况不佳的供应商，应及时调整合作策略，采取相应的风险防控措施，如减少采购量、缩短付款期限、增加预付款比例等。公司应建立健全供应商违约处理机制，对于供应商逾期交货、产品质量不合格、未按合同约定提供发票等违约行为，应按照合同约定追究供应商的违约责任。如扣除违约金、暂停合作、解除合同等，并及时采取措施减少公司损失。3.法律风险防控公司应加强对供应链付款业务相关法律法规的学习和培训，提高员工的法律意识和风险防范能力。在签订采购合同、付款申请审批、款项支付等各个环节，应严格遵守法律法规规定，确保合同条款合法有效，付款行为符合法律要求。对于涉及重大法律风险的付款业务，应及时咨询公司法律顾问或专业律师的意见，确保公司合法权益不受侵害。七、信息沟通与协调1.内部沟通协调采购部门、质量检验部门、财务部门等相关部门应建立良好的沟通协调机制，加强信息共享和协作配合。采购部门应及时向质量检验部门通报采购合同执行情况和到货信息，以便质量检验部门做好验收准备工作；质量检验部门应及时将验收结果反馈给采购部门，采购部门根据验收结果与供应商进行沟通协商。采购部门应在付款申请前，与财务部门核对采购合同付款条款、发票开具情况等信息，确保付款申请准确无误；财务部门应及时向采购部门反馈付款审批结果和款项支付情况，采购部门应将相关信息及时告知供应商。2.与供应商沟通协调采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况、交货进度、产品质量等情况。对于供应商提出的问题和困难，应积极协调解决，维护良好的合作关系。在付款环节，采购部门应提前与供应商沟通付款期限、付款方式等信息，确保双方达成一致意见。如因特殊情况需要调整付款安排，应及时与供应商协商沟通，取得供应商的理解和支持。对于供应商的付款提醒和催款要求，采购部门应及时反馈给财务