公司报销制度规范

PAGE公司报销制度规范一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范费用报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.真实性原则报销费用必须真实发生，严禁虚报、假报费用。2.合理性原则费用报销应符合公司业务实际需要，具有合理性和必要性。3.合规性原则报销行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。4.及时性原则员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、费用报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息。2.费用申请表需经部门负责人审核签字，确认费用的合理性和必要性。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集相关发票、收据等报销凭证，并按照公司要求进行粘贴和整理。2.将填写完整的费用报销单及相关凭证一并提交给财务部门。3.财务部门对报销单及凭证进行初步审核，检查其真实性、完整性、合规性。（三）审批流程1.财务审核通过后，报销单按照公司审批权限进行流转审批。一般费用报销由部门负责人、分管领导审批。较大金额费用报销需经总经理审批。2.审批人应认真审核报销内容，签署审批意见。如不同意报销，应注明原因并返回给报销人。（四）报销支付1.经审批通过的报销单，财务部门根据公司资金情况安排支付。2.报销款项一般通过银行转账方式支付到员工个人银行账户。三、各类费用报销规定（一）差旅费1.差旅费包括交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等。2.员工出差应根据实际需要选择合适的交通工具和住宿标准，原则上不得超标。3.交通费报销：乘坐飞机应选择经济舱，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。乘坐火车应选择硬座、硬卧等标准车厢，因工作需要乘坐软卧的，需说明理由并经批准。市内交通费用应根据实际情况合理报销，一般采用公共交通方式。4.住宿费报销：按照出差目的地的级别和标准执行相应的住宿标准。两人及以上同行的，应根据实际情况安排住宿，原则上不得超过标准的两倍。5.伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准发放。6.市内交通费：根据出差天数和实际需要报销，一般按照规定的标准执行。7.员工应在出差结束后及时办理差旅费报销手续，报销凭证应包括出差审批单、机票、车票、住宿费发票等。（二）业务招待费1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的招待费用。2.业务招待应严格控制，遵循必要性、合理性原则，不得铺张浪费。3.招待费用发生前应填写业务招待费申请表，注明招待对象、事由、预计金额等，经部门负责人、分管领导批准后方可进行。4.报销业务招待费时，应提供真实有效的发票、消费清单等凭证，注明招待对象、时间、地点等信息。5.业务招待费的报销金额应与审批金额相符，不得超支。（三）办公用品费1.办公用品由公司统一采购和管理，各部门根据实际需要填写办公用品领用申请表，经部门负责人批准后到指定地点领取。2.员工个人不得擅自购买办公用品，特殊情况需自行购买的，应提前申请并经批准，购买后凭发票报销。3.办公用品报销凭证应包括发票、购物清单等，注明办公用品名称、数量、金额等信息。（四）通讯费1.公司根据员工岗位性质给予一定的通讯费补贴。2.员工应按照公司规定的标准使用通讯费用，不得超出补贴范围。3.通讯费报销需提供通讯费发票，发票抬头应为公司名称或员工个人姓名。（五）车辆费用1.车辆费用包括车辆购置、维修保养、加油、保险、停车等费用。2.车辆购置需按照公司规定的流程进行审批，购置后按照固定资产管理规定进行核算。3.车辆维修保养应选择正规的维修厂家，维修费用报销需提供维修清单、发票等凭证。4.加油费用应根据车辆实际使用情况合理报销，报销凭证为加油发票。5.车辆保险费用按照公司规定统一办理，凭保险发票报销。6.停车费用报销需提供停车发票或收据。四、报销凭证要求（一）发票要求1.报销发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应真实、完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票应加盖发票专用章，印章应清晰、完整。3.发票不得涂改、挖补，如有错误应重新开具。4.对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝报销。（二）收据要求1.除发票外，部分费用可以使用财政部门监制的收据报销，如行政事业性收费等。2.收据应加盖收款单位财务专用章或收费专用章，内容应填写齐全。（三）其他凭证要求1.对于一些特殊业务，可能需要提供合同、协议、审批文件等其他凭证作为报销依据。2.报销凭证应按照公司要求进行粘贴和整理，确保整齐、规范。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况经财务部门同意后可适当延长，但最长不得超过[X]个工作日。（二）差旅费报销员工出差结束后应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。（三）年终报销年终时，员工应在次年[X]月[X]日前完成所有费用的报销工作。六、违规处理（一）虚报、假报费用1.对于虚报、假报费用的员工，一经发现，除追回已报销款项外，并处以虚报金额[X]倍的罚款。2.情节严重的，给予警告、记过、降职、撤职等处分，直至解除劳动合同。（二）超标准报销1.员工超标准报销费用的，超出部分不予报销，并责令其自行承担。2.多次超标准报销的，给予批评教育，情节严重的进行相应处罚。（三）不及时报销1.对于未按照规定时间办理报销手续的员工，财务部门有权暂停其后续费用报销，直至其办理完毕前期报销手续。2.因不及时报销导致公司资金损失或其他