挂墙档案管理制度规范

PAGE挂墙档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司挂墙档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位挂墙档案的管理。（三）定义1.挂墙档案：指为便于日常查阅和参考，通过特定方式展示在墙上的各类文件、资料、图表等档案材料。2.档案管理部门：负责公司挂墙档案管理工作的部门，承担档案的收集、整理、保管、利用等职责。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司挂墙档案由档案管理部门统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：挂墙档案应真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：保证挂墙档案的齐全、完整，涵盖公司工作的各个方面。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的挂墙档案进行保密管理。二、档案的收集（一）收集范围1.公司各类规章制度、管理办法、操作规程等文件。2.公司组织架构、人员信息、岗位职责等资料。3.公司年度工作计划、总结、报告等文件。4.公司业务流程、项目文档、合同协议等资料。5.公司荣誉证书、资质证明、获奖文件等。6.其他与公司工作相关的重要文件和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门挂墙档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原件的完整性，如有破损、缺失等情况，应及时进行修复和补充。3.对于电子文件，应按照规定格式进行整理和存储，并确保其可读性和可追溯性。（三）收集时间1.新制定或修订的规章制度、管理办法等文件应在发布后[X]个工作日内提交至档案管理部门。2.年度工作计划、总结、报告等文件应在次年[X]月[X]日前提交。3.其他临时性文件应在形成后[X]个工作日内提交。三、档案的整理（一）分类标准1.按照公司的组织架构和业务职能，将挂墙档案分为综合管理类、财务管理类、人力资源管理类、市场营销类、生产管理类、技术研发类等类别。2.每类再根据具体内容进行细分，如综合管理类可分为行政办公、法务合规、审计监察等二级类目。（二）编号规则1.为便于管理和查找，对每一份挂墙档案进行编号。编号采用[具体编号方式]，如“ZHL001”表示综合管理类的第一份档案。2.编号应具有唯一性，不得重复使用。（三）装订与编目1.对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式。2.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。目录应打印清晰，便于查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的挂墙档案展示区域，确保展示区域安全、整洁、通风良好。2.展示区域应配备必要的防护设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管期限1.根据档案的重要性和时效性，确定不同档案的保管期限。保管期限分为短期（[X]年）、中期（[X]年）和长期（[X]年以上）。2.在档案目录中明确标注每份档案的保管期限。（三）定期检查1.档案管理部门应定期对挂墙档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等。2.检查周期为每[X]月一次，对于发现的问题应及时进行处理。（四）维护与更新1.随着公司业务的发展和变化，及时对挂墙档案进行维护和更新。对于过期或失效的档案，应及时进行清理。2.同时，根据实际情况调整档案的分类和编号，确保档案管理的科学性和合理性。五、档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅挂墙档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，经公司保密管理部门批准后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的编号、名称、查阅目的等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅人员姓名、部门名称、查阅时间、查阅档案名称等信息。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出展示区域。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）借阅管理1.因特殊情况需要借阅挂墙档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏档案。借阅期满后，应及时归还档案。六、档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无保存价值的。2.因公司业务调整或其他原因，档案不再需要保存的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行清理，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。4.销毁记录应与《档案销毁申请表》一同保存，以备查考。七、监督与考核（一）监督检查1.公司设立档案管理监督小组，定期对各部门挂墙档案管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等环节，发现问题及时提出整改意见。（二）考核机制1.将挂墙档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管