规范定点采购管理制度

PAGE规范定点采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司定点采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有定点采购项目，包括但不限于办公用品、办公设备、维修服务、印刷品、食品及饮品等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：在定点采购过程中，遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，确保竞争的公平性。3.效益优先原则：以提高采购效益为核心，通过优化采购流程、降低采购成本、保证采购质量，实现公司利益最大化。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、定点采购供应商管理（一）供应商选择标准1.资质要求：具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照，具备相应的经营资质和许可。2.信誉状况：在以往经营活动中无不良记录，信誉良好，无重大违法违规行为。3.产品质量：所提供的产品或服务应符合国家相关标准和行业规范，具备良好的质量稳定性。4.价格水平：在保证质量的前提下，提供具有竞争力的价格，能够满足公司采购成本控制要求。5.服务能力：具备完善的售后服务体系，能够及时响应公司的需求，提供优质的售后服务。（二）供应商筛选与确定1.供应商征集：通过多种渠道广泛征集定点采购供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.初步筛选：对征集到的供应商进行初步筛选，审核其资质、信誉、产品质量等基本情况，确定符合基本要求的供应商名单。3.实地考察：对初步筛选合格的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等实际情况，形成考察报告。4.综合评估：根据供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、服务能力等方面的情况进行综合评估，确定最终的定点采购供应商名单。5.签订协议：与选定的定点采购供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购产品或服务的规格、价格、交货期、售后服务等条款。（三）供应商考核与评价1.考核周期：定期对定点采购供应商进行考核，考核周期为[考核周期时长]。2.考核内容：包括产品质量、交货期、价格执行情况、售后服务质量、合同履行情况等方面。3.考核方式：通过定期检查、不定期抽查、客户反馈、数据分析等方式对供应商进行考核评价。4.评价等级：根据考核结果，将供应商评价等级分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。5.结果应用：对于考核评价优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于考核评价不合格的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，终止合作协议。三、定点采购流程管理（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要，填写《定点采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交至采购部门。2.采购部门审核：采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实需求的合理性、预算的准确性等，如发现问题及时与需求部门沟通协调。（二）采购审批1.审批流程：采购申请经采购部门审核后，按照公司规定的审批流程进行审批。审批权限根据采购金额大小设定，一般采购金额在[金额下限1]以下的由[审批层级1]审批；采购金额在[金额下限1][金额下限2]之间的由[审批层级2]审批；采购金额在[金额下限2]以上的由[审批层级3]审批。2.审批内容：审批人员主要审核采购申请是否符合公司采购政策、预算安排、实际工作需要等，确保采购活动的合规性和必要性。（三）采购实施1.选择供应商：采购部门根据审批通过的采购申请，从定点采购供应商名单中选择合适的供应商进行采购。如遇特殊情况需要从非定点供应商采购的，需按照公司相关规定另行审批。2.签订合同：与选定的供应商签订采购合同，明确采购产品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，确保双方权益得到保障。3.订单下达：采购部门向供应商下达采购订单，明确订单要求和交货时间，并跟踪订单执行情况。4.交货验收：供应商按照合同约定的时间和地点交货，采购部门组织相关人员进行验收。验收内容包括产品的规格、数量、质量、外观等方面，确保所采购的物资或服务符合要求。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（四）付款结算1.付款申请：采购部门在收到供应商的发票及相关验收文件后，填写《付款申请表》，提交至财务部门申请付款。2.财务审核：财务部门对付款申请进行审核，核实发票的真实性、合法性、准确性，以及采购合同的执行情况等，确保付款金额与合同约定一致。3.付款审批：付款申请经财务部门审核后，按照公司规定的审批流程进行审批。审批权限与采购审批权限一致。4.款项支付：财务部门根据审批通过的付款申请支付款项，确保供应商按时收到货款。四、采购价格管理（一）价格确定1.招标定价：对于金额较大、采购频率较高的物资或服务，采用招标方式确定采购价格。采购部门组织相关人员编制招标文件，明确采购需求、技术规格、评标标准等内容，邀请定点采购供应商参与投标，通过评标确定中标供应商和中标价格。2.询价定价：对于金额较小、采购频率较低的物资或服务，采用询价方式确定采购价格。采购部门向多家定点采购供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择价格合理、质量可靠的供应商进行采购。3.协议定价：对于一些价格相对稳定、市场波动较小的物资或服务，与定点采购供应商签订协议，明确采购价格及价格调整机制。协议定价一般根据市场行情、成本变化等因素定期进行调整。（二）价格监控与调整1.价格监控：采购部门定期对定点采购物资或服务的市场价格进行监控，收集相关价格信息，分析价格变动趋势，及时掌握市场动态。2.价格调整：如发现市场价格波动较大或供应商提供的价格明显不合理时，采购部门应及时与供应商沟通协商，调整采购价格。对于协议定价的物资或服务，按照协议约定的价格调整机制进行调整。五、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购部门根据采购项目的具体情况起草采购合同，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、完整准确。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交至公司法律部门或相关专业人员进行审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、风险防范等方面，确保合同的有效性和可操作性。3.合同签订：采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同，并加盖公司公章或合同专用章。（二）合同执行1.合同交底：采购部门在合同签订后，及时将合同副本分发给相关部门，包括需求部门、财务部门、验收部门等，确保各部门了解合同内容和要求，做好合同执行的准备工作。2.跟踪执行：采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量状况、付款情况等信息，协调解决合同执行过程中出现的问题。3.变更管理：如因特殊原因需要变更采购合同条款的，采购部门应及时与供应商协商沟通，签订补充协议，并按照公司规定的审批流程进行审批。（三）合同归档1.合同整理：采购部门在合同执行完毕后，及时对合同相关文件进行整理，包括合同正本、副本、补充协议、发票、验收文件等，确保文件齐全、完整。2.合同归档：将整理好的合同文件按照公司档案管理规定进行归档，建立合同档案，以便日后查阅和参考。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对本部门的采购工作进行自查，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与执行情况、采购价格的合理性等方面，发现问题及时整改。2.内部审计：公司内部审计部门定期对定点采购项目进行审计，审查采购活动的合法性、合规性、效益性等方面，重点关注采购流程的执行、采购成本的控制、供应商的管理等内容，对审计发现的问题提出整改意见和建议。（二）外部监督1.接受监管部