规范印章抽查制度

PAGE规范印章抽查制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，确保印章使用的合法性、规范性和安全性，维护公司的正常运营秩序，特制定本印章抽查制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属分支机构所使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.审慎负责原则：印章管理人员应认真履行职责，对印章使用进行严格审核，确保印章使用的准确性和安全性。3.定期抽查原则：定期对印章的使用情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。二、印章管理职责（一）印章管理部门公司设立专门的印章管理部门，负责公司印章的统一管理。印章管理部门应配备专人负责印章的保管、使用登记等工作。（二）印章保管人员职责1.负责印章的保管，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.严格按照规定的程序和审批权限使用印章，对印章使用情况进行详细登记。3.定期对印章进行检查，发现问题及时报告并采取相应措施。（三）印章使用审批人员职责1.对印章使用申请进行审核，确保申请事项合法合规、真实有效。2.在审批权限内进行审批，并对审批结果负责。三、印章使用规定（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等。2.合同专用章：用于签订各类合同、协议。3.财务专用章：用于公司财务收支、票据开具等。4.法人章：用于特定的法律文件、财务报表等。5.部门章：用于部门内部的文件、通知等。（二）使用流程1.印章使用申请人填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事项、用途、使用时间等，并签字确认。2.将申请表提交给相关部门负责人进行审核，审核通过后签字。3.根据审批权限，将申请表提交给公司领导审批，领导审批同意后签字。4.印章保管人员凭审批通过的申请表，在规定的时间和范围内使用印章，并在《印章使用登记簿》上进行详细登记，登记内容包括使用日期、申请人、申请事项、审批人等。5.印章使用完毕后，印章保管人员应及时收回印章，并对印章使用情况进行检查，确保印章完好无损。（三）特殊情况处理1.紧急情况下需要使用印章的，申请人可通过电话等方式向相关领导请示，经领导同意后，可先使用印章，但事后应及时补办审批手续。2.因业务需要携带印章外出的，必须经公司领导批准，并填写《印章外出携带申请表》，注明携带时间、地点、用途等，由两人以上共同携带，确保印章安全。四、印章抽查内容与方式（一）抽查内容1.印章使用的审批手续是否齐全，是否符合规定的审批权限。2.印章使用登记是否完整、准确，是否与《印章使用申请表》一致。3.印章使用的事项是否合法合规，是否存在越权使用、违规使用等情况。4.印章的保管是否安全，是否存在被盗用、丢失或损坏等情况。（二）抽查方式1.定期抽查：每月至少对印章使用情况进行一次全面抽查，抽查比例不少于当月印章使用次数的[X]%。2.不定期抽查：根据工作需要，随时对印章使用情况进行抽查。3.专项抽查：针对特定的印章使用事项或时间段，进行专项抽查。五、抽查结果处理（一）发现问题的处理1.对于印章使用审批手续不全、登记不完整等问题，责令相关责任人立即整改，并要求其作出书面说明。2.对于越权使用、违规使用印章等行为，视情节轻重，给予相关责任人警告、罚款、辞退等处理，并依法追究其法律责任。3.对于印章保管不善导致被盗用、丢失或损坏等情况，责令印章保管人员立即采取措施进行补救，并视情节轻重，给予相应的处罚。（二）整改跟踪对抽查中发现的问题，要明确整改责任人、整改期限和整改措施，并进行跟踪检查，确保问题得到彻底整改。整改完成后，要对整改情况进行复查，复查合格后方可销号。六、监督与考核（一）监督机制公司设立印章管理监督小组，负责对印章管理工作进行监督检查。监督小组定期对印章使用情况进行抽查，并及时发现和纠正存在的问题。（二）考核制度将印章管理工作纳入公司绩效考核体系，对印章管理部门及相关责任人的工作进行考核。考核内容包括印章使用的规范性、安全性、登记的完整性等方面。对考核优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对考核不合格的部门和个人进行批评教育，并责令其限期整改。七、培训与宣传（一）培训计划定期组织印章管理相关人员进行培训，培训内容包括法律法规、公司印章管理制度、印章使用流程等方面，提高印章管理相关人员的业务水平和责任意识。（二）宣传教育通过内部培训、会议、宣传栏等形式，向全体员工宣传印章管理的重要性和相关规定，提高员工的法律意识和规范意识，确保印章管理工作得到全体员工的支持和配合。八、附则（一）解释权本制度由公司印