规范现金报销管理制度

PAGE规范现金报销管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范现金报销行为，确保公司资金安全、合理使用，提高财务工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类现金费用报销事项。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：报销费用应符合公司的相关规定和实际工作需要，具有合理性。3.合规性原则：报销行为必须严格遵守国家法律法规和公司的财务制度。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、现金报销范围（一）差旅费员工因公务出差发生的交通费用（飞机票、火车票、汽车票等）、住宿费、餐饮补贴、市内交通补贴等。（二）业务招待费因业务需要招待客户发生的餐饮费、礼品费等。（三）办公费购买办公用品、文具、纸张、墨盒、硒鼓等办公耗材的费用。（四）通讯费员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等。（五）运输费因业务需要运输货物发生的运费、装卸费等。（六）零星采购费购买金额较小的办公设备、材料等费用。（七）其他费用经公司领导批准的其他与工作相关的现金费用支出。三、报销凭证要求（一）发票1.必须是由税务部门统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票应加盖销售方发票专用章，印章清晰、完整。3.发票不得涂改、挖补，如有错误，应要求销售方重新开具。（二）收据1.行政事业性收费收据必须是由财政部门统一监制的正规收据，收据内容应填写完整、准确，包括收据名称、收据号码、开票日期、收款单位名称、交款单位名称、收费项目、金额等。2.收据应加盖收款单位财务专用章，印章清晰、完整。（三）其他凭证1.火车票、汽车票等交通票据应具有明确的日期、车次、座位号等信息。2.住宿费发票应注明住宿日期、房间号、住宿人数等信息。3.业务招待费报销时，应提供消费清单，清单内容应包括消费时间、地点、消费项目、金额等。（四）报销凭证粘贴要求1.报销凭证应按照类别、时间顺序整齐粘贴在报销单后面，不得随意折叠、粘贴。2.粘贴时应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉装订。3.对于较大的报销凭证，如发票联、合同等，可以折叠成与报销单大小一致的尺寸后粘贴。四、报销流程（一）填写报销单1.员工应根据实际发生的费用情况，按照报销单格式要求填写报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额等信息。2.费用明细应详细列出每一项费用的名称、金额、用途等，确保与报销凭证一致。（二）部门负责人审批1.报销人所在部门负责人应根据公司相关规定和实际工作情况，对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。2.如报销事项涉及多个部门，应由主要负责部门负责人进行审批，其他相关部门负责人如有意见，可在报销单上注明。（三）财务审核1.财务部门收到报销单后，应按照财务制度和相关法律法规的要求，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。2.审核内容包括发票真伪、发票内容是否完整、报销金额是否符合规定、报销手续是否齐全等。3.如发现报销凭证存在问题，财务部门应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关凭证。（四）总经理审批1.对于金额较大或重要的报销事项，需经总经理审批。2.总经理应根据公司整体财务状况和业务发展需要，对报销事项进行综合考虑，并签署审批意见。（五）报销支付1.经审批通过的报销单，财务部门应按照公司的资金支付流程，及时办理报销支付手续。2.对于符合现金支付条件的报销事项，财务部门应支付现金；对于不符合现金支付条件的报销事项，应通过银行转账等方式支付。五、报销标准（一）差旅费标准1.交通费用飞机票：根据出差的实际需要和公司规定的等级标准乘坐相应舱位，具体标准由公司另行制定。火车票：根据出差的实际需要和公司规定的等级标准乘坐相应车次和座位，具体标准由公司另行制定。汽车票：根据出差的实际情况选择合适的交通工具，费用实报实销，但不得超过合理标准。2.住宿费一线城市：[具体金额]元/天。二线城市：[具体金额]元/天。三线及以下城市：[具体金额]元/天。3.餐饮补贴一线城市：[具体金额]元/天。二线城市：[具体金额]元/天。三线及以下城市：[具体金额]元/天。4.市内交通补贴一线城市：[具体金额]元/天。二线城市：[具体金额]元/天。三线及以下城市：[具体金额]元/天。（二）业务招待费标准1.招待客户时，应根据实际情况合理安排招待费用，不得铺张浪费。2.单次招待费用超过[具体金额]元的，需提前报总经理审批。3.业务招待费报销时，应注明招待对象、招待事由等信息。（三）办公费标准1.办公用品应按照公司制定的采购标准进行采购，不得随意提高采购标准。2.办公耗材的采购应根据实际使用情况合理安排，避免浪费。（四）通讯费标准1.员工通讯费补贴标准根据员工岗位级别和工作需要制定，具体标准由公司另行公布。2.通讯费报销应提供正规的通讯费发票，发票抬头应为公司名称或员工本人姓名。（五）运输费标准1.运输费用应根据实际运输情况和市场价格合理确定，确保费用真实、合理。2.运输费报销时，应提供运输合同、运输发票等相关凭证。（六）零星采购费标准1.零星采购金额在[具体金额]元以下的，由部门负责人审批后报销。2.零星采购金额在[具体金额]元以上的，需经总经理审批后报销。（七）其他费用标准其他费用的报销标准由公司根据实际情况另行制定，并在公司内部公布。六、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[具体天数]个工作日内办理报销手续，逾期不予受理。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[具体天数]个工作日内办理差旅费报销手续，逾期不予受理。（三）年终报销每年年终，公司将集中办理一次全年的费用报销事项，具体时间由公司另行通知。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对现金报销情况进行审计，检查报销凭证的真实性、合法性、完整性，报销流程是否合规，报销标准是否执行到位等。（二）财务检查财务部门应加强对现金报销的日常管理和监督，定期对报销情况进行统计分析，及时发现和纠正存在的问题。（三）违规处理对于违反本制度的报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于：1.责令报销人重新提供合法有效的报销凭证