规范公文高效运转制度

PAGE规范公文高效运转制度一、总则（一）目的为了加强公司公文管理，确保公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文运转效率，保证公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间及公司与外部单位之间的公文往来。（三）基本原则1.准确规范原则：公文的格式、内容、语言表达等必须符合国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定，确保公文的准确性和规范性。2.及时高效原则：公文处理应遵循及时、快捷的原则，严格按照规定的程序和时限办理，提高公文运转效率，避免延误。3.安全保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，加强公文管理过程中的保密工作，确保公文信息的安全。二、公文种类及格式（一）公文种类1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复：适用于答复下级机关请示事项。13.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）公文格式1.公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。3.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。4.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。6.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。7.签发人：上行文应当标注签发人姓名。8.标题：由发文机关名称、事由和文种组成。9.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。10.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。11.附件说明：公文附件的顺序号和名称。12.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。13.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。14.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。15.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。16.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。17.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。18.印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。19.页码：公文页数顺序号。三、公文处理流程（一）收文办理1.签收对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。2.登记对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。3.初审对收到的公文进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。4.承办阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。5.传阅根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。6.催办及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。7.答复公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。（二）发文办理1.拟稿公文拟稿人应当根据工作需要和领导要求，按照公文格式和内容要求起草公文。拟稿内容应当准确、完整、清晰，逻辑严密，语言规范。涉及其他部门职责范围的事项，拟稿人应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可起草。2.审核公文拟稿完成后，应当送本部门负责人审核。审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确；内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回拟稿人并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由拟稿人修改后重新报送。3.会签涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。4.签发公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。5.编号公文经签发后，由办公室统一编号。编号应当按照发文机关代字、年份、发文顺序号的顺序编排，确保编号的唯一性和连续性。6.印制公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。7.核发公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。核发的重点是：是否按规定格式印制，内容是否完整准确，附件是否齐全，份数是否符合要求，印刷质量是否合格等。经核发无误后，方可按规定程序分发。（三）公文归档1.公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理归档。2.两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。四、公文管理职责（一）公司办公室职责1.负责制定和完善公司公文管理制度，并组织实施。2.负责公司公文的统一收发、登记、传递、保管、归档等工作。3.对各部门起草的公文进行审核，提出修改意见，确保公文质量。4.负责协调各部门之间的公文处理工作，及时解决公文处理过程中出现的问题。5.定期对公司公文处理情况进行检查和总结，提出改进措施和建议。（二）各部门职责1.负责本部门公文的起草、审核、签发、印制等工作。2.严格按照公司公文处理流程办理公文，及时、准确地完成公文的传递和办理工作。3.负责本部门公文的整理、归档工作，确保公文资料的完整和安全。4.配合公司办公室做好公文管理的其他相关工作。五、公文保密与安全（一）保密措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的公文进行严格管理。2.确定公文的密级，按照密级要求进行传递、保管和使用。3.对涉密公文的起草、审核、签发、印制、传递、阅办、保管、归档等各个环节，采取相应的保密措施，防止泄密事件的发生。4.严禁在非保密场所谈论、传阅涉密公文，严禁将涉密公文带出办公区域。5.定期对公文管理人员进行保密教育，提高保密意识和防范能力。（二）安全管理1.加强公文存储设备的安全管理，确保公文数据的安全。2.对重要公文实行备份制度，防止因意外事件导致公文丢失。3.严格控制公文的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅、处理相关公文。4.定期对公文管理系统进行维护和检查，及时发现和排除安全隐患。六、监督与考核（一）监督检查1.公司办公室定期对各部门公文处理情况进行监督检查，重点检查公文处理流程的执行情况、公文质量、办理时效等。2.对发现的问题及时提出整改