记账凭证规范制度

PAGE记账凭证规范制度一、总则1.目的本规范制度旨在确保公司记账凭证的编制、审核、保管等工作符合相关法律法规及行业标准，保证会计信息的准确性、完整性和及时性，为公司财务管理提供坚实可靠的基础。2.适用范围本制度适用于公司各部门涉及财务核算的所有记账凭证相关工作。3.依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及国家其他相关法律法规和财务规章制度制定。二、记账凭证的基本要求1.凭证内容记账凭证应具备日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数、制单人、审核人、记账人等基本要素。日期应填写经济业务发生或完成的日期；凭证编号应连续且唯一，便于查找和核对；摘要应简洁明了地概括经济业务内容；会计科目应使用规范的名称，并符合会计准则的规定；金额应准确无误，与所记录的经济业务相符；附件张数应如实填写，确保凭证与所附原始凭证一致。2.凭证格式记账凭证应采用公司统一规定的格式，纸张大小、字体、排版等应保持一致，以保证凭证的规范性和美观性。凭证格式应便于填写、审核和存档，同时要符合财务档案管理的要求。3.书写规范记账凭证的书写应使用蓝黑墨水或碳素墨水，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或铅笔书写。文字和数字应清晰、工整，不得潦草、涂改。阿拉伯数字应逐个书写，不得连笔，金额数字前应填写人民币符号“￥”，且与数字之间不得留有空白。大写金额数字应使用正楷或行书填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另（或0）填写，不得自造简化字。大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”之后应写“整”或“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或“正”字。三、记账凭证的编制1.编制依据记账凭证应根据审核无误的原始凭证编制。原始凭证包括发票、收据、报销单、入库单、出库单、合同等各类证明经济业务发生的单据。编制记账凭证时，应确保原始凭证的真实性、合法性、完整性和准确性。2.编制方法借贷记账法：记账凭证应采用借贷记账法进行编制，遵循“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则。每一笔经济业务都应在两个或两个以上相互对应的会计科目中进行记录，一个科目记借方，另一个或几个科目记贷方，借方记录的金额与贷方记录的金额相等。会计分录：根据经济业务的性质和内容，正确确定应借、应贷的会计科目，并编制相应的会计分录。会计分录应清晰反映经济业务的全貌，便于理解和记账。在编制会计分录时，应遵循会计准则的规定，合理运用会计科目，确保会计信息的准确性。摘要填写：摘要应准确概括经济业务的主要内容，既要简洁明了，又要能够反映经济业务的实质。摘要应包含经济业务的主体、事项、时间等关键信息，以便于日后查阅和核对。例如，“报销办公用品费用”、“支付××公司货款”等。3.编制流程收集原始凭证：各部门在经济业务发生后，应及时将相关原始凭证传递至财务部门。财务人员应对原始凭证进行初步审核，检查凭证的真实性、合法性、完整性和准确性。整理原始凭证：财务人员对收集到的原始凭证进行整理，按照经济业务的性质和类别进行分类，确保原始凭证的顺序清晰、便于查阅。对于同类经济业务较多的原始凭证，可以编制原始凭证汇总表。编制记账凭证：根据整理好的原始凭证，财务人员按照借贷记账法的规则编制记账凭证。在编制过程中，应认真核对会计科目、金额、摘要等信息，确保记账凭证的准确性。编制完成后，应在记账凭证上加盖制单人印章。审核记账凭证：记账凭证编制完成后，应由审核人员进行审核。审核人员应重点审核记账凭证的编制依据是否充分、会计分录是否正确、摘要是否准确、金额是否一致、附件是否齐全等。审核无误后，审核人员应在记账凭证上加盖审核人印章。四、记账凭证的审核1.审核内容合规性审核：审核记账凭证是否符合国家法律法规和财务规章制度的要求，是否按照规定的程序和方法进行编制。例如，审核凭证的日期是否正确、凭证编号是否连续、会计科目是否使用规范、金额计算是否准确等。真实性审核：审核记账凭证所记录的经济业务是否真实发生，原始凭证是否真实有效。检查原始凭证的内容是否完整、印章是否齐全、业务是否合理等，防止虚假经济业务的发生。准确性审核：审核记账凭证的会计分录是否正确，金额计算是否准确。核对借贷方金额是否相等，会计科目是否对应，摘要是否能够准确反映经济业务的实质。完整性审核：审核记账凭证的各项要素是否齐全，附件是否完整。检查凭证上的日期、编号、摘要、会计科目、金额、制单人、审核人、记账人等是否填写完整，所附原始凭证的张数是否与记账凭证上填写的附件张数一致。2.审核方法人工审核：审核人员应逐张对记账凭证进行审核，仔细核对凭证的各项内容，发现问题及时与制单人沟通并要求更正。交叉审核：对于重要的记账凭证或涉及金额较大的经济业务，可以采用交叉审核的方式，由不同的审核人员进行审核，以提高审核的准确性和可靠性。定期审核：财务部门应定期对记账凭证进行全面审核，确保记账凭证的质量。定期审核可以每月、每季度或每半年进行一次，具体时间间隔根据公司实际情况确定。3.审核记录审核人员在审核记账凭证时，应做好审核记录。对于审核中发现的问题，应详细记录问题的性质、所在凭证编号、发现时间等信息，并及时与制单人沟通解决。审核记录应妥善保存，作为财务档案的一部分，以备日后查阅。五、记账凭证的保管1.保管期限记账凭证的保管期限应按照国家法律法规和财务规章制度的规定执行。一般情况下，记账凭证应保管30年。保管期限届满后，如需销毁，应按照规定的程序进行审批和销毁。2.保管方式纸质凭证保管：记账凭证应打印成纸质形式，并按照编号顺序装订成册。装订时应使用牢固的装订材料，确保凭证的整齐、牢固。装订后的记账凭证应在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、凭证张数等信息，并由装订人员和会计主管人员在封面上签字或盖章。电子凭证保管：除纸质凭证外，记账凭证还应同时保存电子版本。电子凭证应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。备份存储介质应分别存放在不同的地点，以防止数据丢失。电子凭证应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于查找和使用。档案管理：记账凭证应存放在专门的财务档案柜中，按照类别和年度进行分类存放。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保记账凭证的安全保管。同时，应建立完善的档案管理制度，明确档案管理人员的职责，定期对档案进行检查和盘点。3.查阅与借阅查阅规定：公司内部人员因工作需要查阅记账凭证时，应填写查阅申请表，注明查阅的凭证范围、查阅目的等信息，经会计主管人员批准后，方可查阅。查阅时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将记账凭证带出档案室。查阅人员不得在记账凭证上进行涂改、标记等操作。借阅规定：外部单位或个人因特殊原因需要借阅记账凭证时，应按照国家法律法规和公司相关规定办理借阅手续。借阅申请表应详细说明借阅的凭证范围、借阅期限、借阅用途等信息，并经公司领导批准。借阅期间，借阅人员应妥善保管记账凭证，不得转借他人，不得擅自复制或泄露凭证内容。借阅期满后，应及时归还记账凭证，并由档案管理人员进行核对和签收。六、记账凭证的错误更正1.更正原则记账凭证在填制过程中如发现错误，应根据错误的性质和严重程度，按照规定的方法进行更正。更正时应遵循以下原则：及时性原则：发现错误后应及时更正，确保会计信息的准确性和及时性。合规性原则：更正方法应符合国家法律法规和财务规章制度的要求，不得随意更改。完整性原则：更正后的记账凭证应保持其完整性，各项要素应齐全、准确。2.更正方法划线更正法：如果在填制记账凭证时发生文字或数字错误，尚未登记入账，可以采用划线更正法。更正时，应在错误的文字或数字上划一条红线注销，但必须使原有字迹仍可辨认；然后在划线上方填写正确的文字或数字，并由记账人员在更正处盖章。对于错误的数字，应全部划红线更正，不得只更正其中的错误数字。对于文字错误，可只划去错误的部分。红字更正法：记账后，如果发现记账凭证中应借、应贷会计科目或金额有错误，致使账簿记录错误，可采用红字更正法。更正时，先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“冲销某月某日第×号记账凭证错误”，并据以用红字登记入账，冲销原有错误的账簿记录；然后再用蓝字填制一张正确的记账凭证，在摘要栏注明“更正某月某日第×号记账凭证错误”，并据以登记入账。如果记账凭证中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额大于应记金额，也可采用红字更正法。更正时，按多记的金额用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“冲销某月某日第×号记账凭证多记金额”，并据以用红字登记入账，以冲销多记的金额。补充登记法：记账后，如果发现记账凭证中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额小于应记金额，可采用补充登记法。更正时，按少记的金额用蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“补充某月某日第×号记账凭证少记金额”，并据以登记入账，以补充少记的金额。3.更正记录记账凭证更正后，应在更正处加盖更正人员印章，并在记账凭证的摘要栏注明更正原因和更正日期。同时，应将更正情况详细记录在更正登记簿中，包括错误凭证编号、更正日期、更正内容、更正人员等信息