规范客户合同签订制度

PAGE规范客户合同签订制度一、总则（一）目的为了加强公司合同管理，规范客户合同签订流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度旨在确保公司在与客户签订合同过程中遵循法律法规和行业标准，保障合同的合法性、完整性和可操作性，提高合同履行效率，促进公司业务健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司与客户签订的各类合同，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同、租赁合同等。公司各部门及全体员工在合同签订过程中均应严格遵守本制度规定。（三）基本原则1.合法性原则：合同签订必须符合国家法律法规的强制性规定，不得违反法律、行政法规的禁止性条款，确保合同的法律效力。2.平等自愿原则：合同双方在签订合同过程中应遵循平等、自愿的原则，充分表达各自的真实意愿，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益，保障双方的权利义务对等。4.诚实守信原则：合同签订双方应诚实守信，如实告知对方与合同有关的重要事项，履行合同约定的义务，不得隐瞒或欺诈。5.全面履行原则：合同签订后，双方应按照合同约定全面履行各自的义务，确保合同目的的实现。二、合同签订前的准备（一）客户资信调查1.调查内容客户的基本信息，包括名称、地址、联系方式、法定代表人等。客户的经营状况，如经营范围、经营规模、市场份额、财务状况等。客户的信用记录，包括是否存在逾期付款、违约行为、涉诉案件等。客户的行业声誉和商业信誉。2.调查方式通过公开渠道查询客户的注册信息、经营信息、信用记录等，如国家企业信用信息公示系统、信用中国等。向客户的供应商、合作伙伴、银行等了解客户的经营状况和信用情况。委托专业的信用调查机构进行调查。3.调查结果评估根据客户资信调查结果，对客户的信用状况进行评估，分为良好、一般、较差三个等级。对于信用状况较差的客户，应谨慎签订合同或采取必要的风险防范措施。（二）合同条款拟定1.合同条款起草根据合同类型和业务需求，由业务部门负责起草合同条款。合同条款应明确双方的权利义务、交易内容、价格、付款方式、交货时间、质量标准、违约责任等主要内容。合同条款应语言规范、表述准确、逻辑清晰，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的词汇和语句。2.合同条款审核业务部门起草的合同条款应提交给公司内部的法务部门、财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核部门应从法律法规、财务风险、业务合理性等方面对合同条款进行审查，并提出修改意见。法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性，确保合同不违反法律法规的强制性规定，不存在法律风险。财务部门重点审核合同的付款方式、结算周期、价格条款等是否符合公司财务管理制度，是否存在财务风险。审计部门重点审核合同的签订流程是否合规，合同条款是否符合公司内部规定，是否存在潜在的审计风险。3.合同条款修改业务部门应根据审核部门提出的修改意见，对合同条款进行修改完善，确保合同条款符合法律法规、公司内部规定和业务实际需求。修改后的合同条款应再次提交审核部门进行审核，直至审核通过。（三）合同审批1.审批流程合同签订前，应按照公司内部规定的审批流程进行审批。一般合同审批流程为：业务部门负责人审核→法务部门审核→财务部门审核→分管领导审批→总经理审批。对于重大合同或涉及金额较大的合同，审批流程可能会更加严格，可能需要经过董事长审批或董事会审议。2.审批内容审批部门应从合同的合法性、合规性、合理性、可行性等方面对合同进行全面审查，并签署审批意见。业务部门负责人主要审核合同是否符合业务实际需求，合同条款是否明确、合理，是否能够保障公司的利益。法务部门主要审核合同的法律风险，确保合同条款符合法律法规的要求，不存在法律漏洞和风险。财务部门主要审核合同的财务条款，如付款方式、结算周期、价格条款等是否符合公司财务管理制度，是否能够保障公司的财务利益。分管领导主要从业务整体角度对合同进行审核，确保合同与公司的战略目标和业务规划相一致，不存在重大风险。总经理主要对合同进行最终审批，决定是否签订合同。三、合同签订过程（一）合同签订主体资格审查1.审查内容合同签订方是否具有合法的主体资格，是否具备签订合同的权利能力和行为能力。对于法人主体，应审查其营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证件是否真实有效，经营范围是否与合同业务相符。对于自然人主体，应审查其身份证等有效身份证件是否真实有效，是否具备完全民事行为能力。2.审查方式要求合同签订方提供相关证明文件的原件，并进行核对。通过国家企业信用信息公示系统、信用中国等公开渠道查询合同签订方的主体资格和信用记录。对于重要合同或涉及金额较大的合同，可委托律师事务所对合同签订方的主体资格进行尽职调查。（二）合同签订授权委托审查1.审查内容合同签订方是否具有签订合同的授权委托书，授权委托书的内容是否明确、具体，授权范围是否与合同业务相符。授权委托书的签署是否符合法律法规和公司内部规定的程序，是否加盖了合同签订方的公章或法定代表人印章。2.审查方式要求合同签订方提供授权委托书的原件，并进行核对。核实授权委托书的签署时间、授权期限等关键信息，确保授权委托书的真实性和有效性。对于授权委托事项涉及重大事项或金额较大的合同，可与合同签订方的法定代表人或授权代表进行当面核实，确认其授权委托的真实性。（三）合同签订文本审查1.审查内容合同文本是否为最终审核通过的版本，合同条款是否完整、准确，不存在遗漏或错误。合同文本的格式是否符合公司内部规定，字体、字号、排版等是否规范统一。合同文本的签署页是否预留足够的空间，供双方签字盖章使用。2.审查方式业务部门应将最终审核通过的合同文本提交给合同签订方，并要求其进行仔细核对。在合同签订现场，双方应再次对合同文本进行逐页审查，确保合同文本的准确性和完整性。对于重要合同或涉及金额较大的合同，可安排专人对合同文本进行最后一次审查，确保合同文本不存在任何问题。（四）合同签订签字盖章1.签字盖章要求合同双方应在合同文本上加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字确认。签字盖章应清晰、完整，不得模糊、遗漏。对于多页合同，应在每一页上加盖骑缝章，确保合同文本的完整性和一致性。合同签订后，应及时将合同文本原件交回公司存档，并妥善保管合同副本。2.签字盖章流程合同签订方应先在合同文本上签字盖章，然后将合同文本提交给公司业务部门。公司业务部门在收到合同签订方签字盖章后的合同文本后，应进行核对，并在合同文本上加盖公司公章或合同专用章，由法定代表人或授权代表签字确认。合同签订完成后，如果需要办理合同备案、公证等手续，应按照相关规定及时办理。四、合同履行与变更（一）合同履行1.履行责任合同签订后，双方应按照合同约定全面履行各自的义务。业务部门作为合同履行的牵头部门，应负责组织协调合同的履行工作，确保合同按时、按质、按量履行。各相关部门应按照职责分工，积极配合业务部门做好合同履行工作。如采购部门应负责按照合同约定采购物资，生产部门应负责按照合同要求组织生产，质量部门应负责对产品质量进行检验等。2.履行跟踪业务部门应建立合同履行跟踪台账，对合同履行情况进行实时跟踪记录。跟踪内容包括合同执行进度、付款情况、交货情况、质量验收情况等。定期召开合同履行协调会，及时解决合同履行过程中出现的问题。对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，应及时向上级领导汇报，并采取有效的应对措施。（二）合同变更1.变更条件在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等主要条款，并按照合同签订的审批流程进行审批。2.变更程序合同变更申请应由业务部门提出，并填写合同变更申请表。申请表应详细说明变更的内容、原因、变更后的合同条款等。业务部门将合同变更申请表提交给公司内部的法务部门、财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核部门应从法律法规、财务风险、业务合理性等方面对合同变更申请进行审查，并提出审核意见。业务部门根据审核部门提出的审核意见，与合同对方协商签订合同变更协议。变更协议签订后，应按照合同签订的审批流程进行审批。合同变更协议生效后，双方应按照变更后的合同内容履行各自的义务。业务部门应及时更新合同履行跟踪台账，确保合同履行情况的准确记录。五、合同终止与解除（一）合同终止1.终止条件合同期满，双方未续签合同的，合同自动终止。合同约定的终止条件成就的，合同终止。双方协商一致终止合同，并签订书面终止协议的，合同终止。因不可抗力、政策调整、市场变化等原因导致合同无法继续履行，双方协商一致终止合同，并签订书面终止协议的，合同终止。2.终止程序合同终止前，业务部门应组织相关部门对合同履行情况进行全面清理，确保合同双方的权利义务已全部履行完毕。业务部门填写合同终止申请表，详细说明合同终止的原因、终止时间、合同履行情况等。申请表提交给公司内部的法务部门、财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核部门应从法律法规、财务风险、业务合理性等方面对合同终止申请进行审查，并提出审核意见。业务部门根据审核部门提出的审核意见，与合同对方协商签订合同终止协议。终止协议签订后，应按照合同签订的审批流程进行审批。合同终止协议生效后，双方应按照协议约定办理相关手续，如结算款项、交接物资等。业务部门应及时更新合同履行跟踪台账，将合同状态标注为“已终止”。（二）合同解除1.解除条件因不可抗力致使不能实现合同目的的，当事人可以解除合同。在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务的，对方可以解除合同。当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行的，对方可以解除合同。当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的的，对方可以解除合同。法律规定的其他情形。2.解除程序合同解除应由解除权人向对方发出解除合同的通知，并明确解除合同的原因、解除时间等。通知应采用书面形式，并送达对方。对方收到解除合同通知后，如有异议，应在规定的期限内提出。如双方对合同解除存在争议，可通过协商、仲裁或诉讼等方式解决。合同解除后，双方应按照法律规定和合同约定办理相关手续，如结算款项、交接物资等。业务部门应及时更新合同履行跟踪台账，将合同状态标注为“已解除”。六、合同档案管理（一）档案收集1.收集范围合同签订过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、合同审批表、客户资信调查报告、授权委托书、合同变更协议、合同终止协议等。合同履行过程中形成的各类文件资料，如发货单、收货单、发票、对账单、质量检验报告、付款凭证等。与合同相关的其他文件资料，如会议纪要、往来函件、电话记录等。2.收集要求合同签订部门应在合同签订完成后及时将合同文本及相关文件资料提交给公司档案管理部门。合同履行部门应在合同履行过程中及时将相关文件资料整理归档，并定期提交给公司档案管理部门。档案管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案的完整性和准确性。（二）档案整理1.整理原则合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类整理，确保档案的系统性和规范性。合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行管理，纸质档案应按照档案管理要求进行装订、编目、上架，电子档案应按照电子文件管理规定进行存储、备份。2.整理方法档案管理人员应按照合同档案的分类标准，对收集到的合同档案进行分类整理。对于同一合同的相关文件资料，应按照时间顺序进行排列，并进行编号。对合同档案进行编目，编制合同档案目录，包括合同名称、合同编号、签订时间、合同金额、合同期限、合同对方名称、合同主要内容等信息。将整理好的合同档案装订成册，并在档案封面加盖档案管理章，注明档案编号、档案名称、档案日期等信息。（三）档案保管1.保管期限合同档案的保管期限应根据合同的重要程度、涉及金额大小、合同类型等因素确定。一般合同档案的保管期限为[X]年，重要合同档案的保管期限为[X]年以上。对于涉及知识产权、商业秘密等重要信息的合同档案，应按照相关法律法规的规定进行长期保管。2.保管要求档案管理部门应建立专门的合同档案库房，确保档案库房的安全、整洁、通风良好。合同档案应按照档案保管期限进行分类存放，便于查找和管理。对于超过保管期限的合同档案，应按照档案销毁程序进行销毁。档案管理部门应定期对合同档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级领导汇报。（四）档案查阅1.查阅权限公司内部人员查阅合同档案应填写合同档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并按照公司内部规定的审批流程进行审批。未经批准，任何人不得擅自查阅合同档案。对于涉及公司商业秘密、知识产权等重要信息的合同档案，应严格限制查阅范围和查阅人员。2.查阅程序档案管理人员根据审批通过的合同档案查阅申请表，为查阅人员提供