公司定点规范管理制度

PAGE公司定点规范管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司定点管理行为，确保公司各项业务活动在合法、合规、有序的轨道上运行，提高资源利用效率，降低运营成本，保障公司的稳定发展，维护公司及相关方的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及定点管理的部门、岗位及相关业务活动，包括但不限于采购、服务外包、合作项目等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及政策要求，确保定点管理活动合法合规。2.公平公正原则：在定点选择、管理过程中，遵循公平公正的原则，对待所有潜在供应商及合作伙伴，不偏袒、不歧视。3.效益优先原则：以提高公司经济效益为核心目标，在保证质量和服务的前提下，合理选择定点单位，降低成本，提高资源利用效率。4.动态管理原则：根据市场变化、公司业务发展及定点单位表现等情况，对定点管理进行动态调整和优化。二、定点管理职责分工（一）管理部门职责1.采购部门负责制定采购定点管理制度及流程，并组织实施。对潜在供应商进行评估、筛选，建立供应商定点库。与定点供应商签订采购合同，监督合同执行情况。定期对定点供应商进行考核评价，根据考核结果进行相应处理。2.业务部门根据业务需求，提出定点服务或产品的需求申请。参与供应商评估、筛选过程，提供专业意见。协助采购部门与定点供应商沟通协调，确保业务活动顺利开展。反馈定点服务或产品在使用过程中的问题及改进建议。3.财务部门负责审核定点采购及服务费用的预算、结算等财务事项。监督定点管理活动中的资金使用情况，确保资金安全、合理使用。对定点管理相关财务数据进行分析，为决策提供支持。4.法务部门审核定点管理过程中涉及的合同、协议等法律文件，确保其合法合规。为定点管理活动提供法律咨询服务，处理法律纠纷。（二）岗位职责1.采购专员具体执行供应商评估、筛选、定点库维护等工作。与定点供应商进行日常沟通，协调采购业务。收集、整理供应商相关信息，建立供应商档案。2.业务经办人员准确提交定点服务或产品的需求申请，明确规格、数量、质量等要求。参与供应商选择过程，配合采购部门进行供应商考察。在业务活动中监督定点供应商服务或产品质量，及时反馈问题。3.财务审核人员按照财务制度和流程，审核定点采购及服务费用的报销、结算等单据。对定点管理资金使用情况进行监控，防范财务风险。定期与采购部门核对财务数据，确保账实相符。4.法务专员审查定点管理相关合同、协议，提出法律意见和风险防范建议。处理定点管理活动中的法律事务，维护公司合法权益。三、定点选择与确定（一）定点范围界定根据公司业务需求和市场情况，明确定点管理的范围，包括但不限于以下几类：1.办公用品定点供应商：提供办公文具、办公设备、耗材等产品。2.服务外包定点单位：如保洁服务、保安服务、绿化养护服务等。3.维修维护定点服务商：负责公司设备、设施的维修、保养、故障排除等服务。4.餐饮定点供应商：为公司提供员工食堂餐饮服务或外卖配送服务。5.合作项目定点合作伙伴：在特定业务领域与公司开展合作的单位。（二）定点选择标准1.供应商资质具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照。具备相应的行业资质和许可证，如生产许可证、经营许可证等。无不良信用记录，在国家企业信用信息公示系统等平台查询无违法违规行为。2.产品或服务质量提供的产品符合国家相关标准和行业规范，具备良好的性能和品质。服务水平达到或优于行业平均水平，能够及时响应公司需求，提供优质、高效的服务。具有完善的质量控制体系，能够对产品或服务质量进行有效监控和保障。3.价格合理性报价具有竞争力，在保证质量的前提下，价格相对合理。能够提供灵活的价格调整机制，适应市场变化和公司业务需求。不存在价格欺诈、不正当竞争等行为。4.信誉与口碑在行业内具有良好的信誉，口碑良好，无负面评价。与其他客户保持良好的合作关系，具有较强的履约能力和责任感。积极履行社会责任，具有良好的企业形象。5.服务能力具备足够的生产能力、服务人员和设备设施，能够满足公司业务需求。具有较强的应急处理能力，能够在突发情况下及时响应并解决问题。提供完善的售后服务体系，包括维修、退换货、投诉处理等。（三）定点选择流程1.需求收集：采购部门定期收集各业务部门的定点服务或产品需求信息，进行整理汇总。2.供应商推荐与自荐：通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括行业网站、供应商推荐、企业自荐等。3.初步筛选：采购部门根据定点选择标准，对收集到的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商。4.实地考察：对初步筛选合格的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品或服务质量、管理水平等情况。考察人员由采购部门、业务部门及相关专业人员组成。5.评估打分：根据实地考察情况及供应商提供的资料，对供应商进行综合评估打分。评估内容包括资质信誉、产品或服务质量、价格、服务能力等方面。6.定点确定：采购部门根据评估打分结果，按照得分高低排序，选择得分较高的若干供应商作为定点单位，报公司管理层审批。经公司管理层批准后，确定定点供应商名单，并在公司内部公布。四、定点管理与监督（一）定点合同管理1.采购部门与定点供应商签订详细的采购合同或服务协议，明确双方的权利义务、产品或服务规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订前，需经法务部门审核，确保合同合法合规。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。3.采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如遇合同变更、解除等情况，应按照合同约定及公司相关规定办理手续，并及时通知相关部门。（二）定点供应商日常管理1.建立定点供应商档案，记录供应商基本信息、合同执行情况、考核评价结果等内容。档案应定期更新，确保信息准确、完整。2.采购部门定期与定点供应商沟通，了解其经营状况、产品或服务质量变化等情况，传达公司业务需求和要求。3.业务部门在使用定点供应商提供的产品或服务过程中，如发现质量问题、服务不到位等情况，应及时向采购部门反馈，采购部门负责协调供应商解决问题。（三）定点考核评价1.制定定点供应商考核评价标准，明确考核内容和评分细则。考核内容包括产品或服务质量、交货期、价格执行情况、售后服务、合同履行情况等方面。2.采购部门定期组织对定点供应商进行考核评价，考核周期根据实际情况确定，一般为季度或年度。考核评价可采用实地检查、数据分析、客户反馈等方式进行。3.根据考核评价结果，对定点供应商进行分类管理：优秀供应商：考核得分在[X]分以上，可给予一定的奖励，如优先合作、增加订单量等，并在公司内部进行通报表扬。合格供应商：考核得分在[X][X]分之间，要求其针对存在的问题进行整改，整改期限一般为[X]个月。整改期间，采购部门可根据情况对其订单量进行适当调整。不合格供应商：考核得分在[X]分以下，或存在严重违反合同约定、产品或服务质量问题等情况，采购部门应暂停与其合作，进行调查处理。如确认为不合格供应商，应将其从定点供应商库中剔除，并追究其违约责任。（四）监督检查1.公司内部审计部门定期对定点管理活动进行监督检查，审查采购流程、合同执行情况、费用支出等方面是否合规。2.财务部门对定点采购及服务费用进行监控，检查费用报销、结算是否符合财务制度和合同约定，防止出现违规支出。3.业务部门应积极配合监督检查工作，及时提供相关信息和资料，对发现的问题及时整改。五、定点调整与退出（一）定点调整1.在定点管理过程中，如出现以下情况，采购部门应及时对定点供应商进行调整：市场环境发生重大变化，原定点供应商无法满足公司业务需求或价格不再具有优势。定点供应商经营状况恶化，出现财务危机、信誉受损等情况，可能影响其正常履行合同义务。业务部门对定点供应商提供的产品或服务质量、服务水平等方面提出严重不满，且经多次沟通协调仍无法解决。国家法律法规、政策发生变化，定点供应商不符合新的要求。2.定点调整流程如下：采购部门根据实际情况提出定点调整申请，说明调整原因、调整方案等内容。申请经业务部门、财务部门、法务部门等相关部门审核同意后，报公司管理层审批。公司管理层批准后，采购部门按照定点选择流程，重新选择合适的供应商作为定点单位，并签订相关合同或协议。（二）定点退出1.定点供应商出现以下情形之一的，采购部门应及时终止与其合作关系，将其从定点供应商库中退出：严重违反法律法规或公司规章制度，被依法查处或受到行政处罚。连续两次考核评价为不合格，且经整改后仍不符合要求。提供虚假信息、欺诈等行为，损害公司利益。经营状况严重恶化，无法正常履行合同义务，导致公司业务受到重大影响。其他严重影响公司利益或声誉的情况。2.定点退出流程如下：采购部门向定点供应商发出终止合作通知，说明终止原因、终止时间等事项。与定点供应商进行结算，清理债