规范费用制度及流程

PAGE规范费用制度及流程一、总则（一）目的为加强公司费用管理，规范费用支出行为，提高资金使用效益，保障公司各项业务活动的顺利开展，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括各部门、分支机构及子公司。（三）基本原则1.合法性原则：费用支出必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.合理性原则：费用支出应与公司业务活动相关，具有合理的必要性和适当性。3.真实性原则：费用支出凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。4.预算控制原则：各项费用支出应纳入公司年度预算管理，严格按照预算执行。5.审批流程原则：费用支出必须按照规定的审批流程进行，未经审批不得支出。二、费用分类及定义（一）办公费用指公司日常办公所需的费用，包括办公用品、办公设备购置及维修、水电费、通讯费、物业管理费等。（二）差旅费指员工因公务出差所发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。（三）业务招待费指公司为开展业务活动需要而发生的招待客户的费用，包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等费用。（四）会议费指公司召开各类会议所发生的费用，包括会议场地租赁、会议设备租赁、会议资料印刷、参会人员餐饮及住宿等费用。（五）培训费指公司为提高员工业务素质和技能而开展的培训活动所发生的费用，包括培训师资费用、培训教材费用、培训场地租赁费用等。（六）营销费用指公司为推广产品或服务而发生的费用，包括广告宣传费、促销活动费、市场调研费等。（七）研发费用指公司为开展研发活动所发生的费用，包括研发人员薪酬、研发设备购置及折旧、研发材料费用等。（八）其他费用指上述费用以外的其他费用，如审计费、咨询费、诉讼费等。三、费用预算管理（一）预算编制1.各部门应根据公司年度经营目标和业务计划，结合本部门实际情况，编制本部门年度费用预算。2.费用预算应按照费用类别进行明细编制，明确各项费用的预算金额、预算用途及预算执行时间。3.预算编制应遵循“自上而下、自下而上、上下结合”的原则，由公司管理层提出年度费用预算总目标，各部门根据总目标编制本部门预算草案，经公司财务部门审核后，报公司管理层审批。（二）预算执行1.各部门应严格按照经审批的费用预算执行，不得擅自超预算支出。2.如因业务发展需要确需调整预算的，应提前向公司财务部门提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，经公司管理层审批后执行。3.公司财务部门应定期对各部门费用预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进建议。（三）预算考核1.公司建立费用预算考核制度，对各部门费用预算执行情况进行考核评价。2.考核指标包括预算执行率、费用节约率等，考核结果与各部门绩效挂钩。3.对于预算执行情况良好、费用节约显著的部门，公司给予表彰和奖励；对于预算执行不力、超预算支出严重的部门，公司将进行通报批评并追究相关责任人的责任。四、费用报销管理（一）报销凭证要求1.费用报销必须提供真实、合法、有效的报销凭证，包括发票、收据、报销单等。2.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。3.收据必须是由财政部门统一监制的正规收据，收据内容应填写完整、准确，包括收据号码、开票日期、收款单位名称、交款单位名称、收款事由、金额等。4.报销单应按照公司规定的格式填写，包括报销日期、报销人姓名、部门名称、费用类别、费用明细、金额、附件张数等。（二）报销流程1.费用发生后，报销人应及时整理报销凭证，并按照公司规定的格式填写报销单。2.报销人将填写好的报销单及相关报销凭证提交给本部门负责人进行初审。3.部门负责人对报销单及相关报销凭证进行审核，审核内容包括费用的真实性、合理性、必要性、合规性等，审核无误后在报销单上签字确认。4.报销人将经部门负责人初审后的报销单及相关报销凭证提交给公司财务部门进行复审。5.财务部门对报销单及相关报销凭证进行复审，复审内容包括报销凭证的真实性、合法性、有效性，报销流程的合规性，费用的预算执行情况等，复审无误后在报销单上签字确认。6.报销单经部门负责人初审和财务部门复审后，报公司管理层审批。7.公司管理层对报销单进行审批，审批通过后报销人持报销单到财务部门办理报销手续。8.财务部门根据公司管理层的审批意见，对报销金额进行支付，支付方式包括现金支付、银行转账等。（三）报销期限1.费用报销应在费用发生后[X]个工作日内办理完毕，逾期不予受理。2.如因特殊原因无法在规定期限内办理报销手续的，报销人应提前向公司财务部门说明情况，并经公司财务部门同意后方可延期办理。（四）报销审批权限1.公司根据费用金额大小及性质不同，设定不同的报销审批权限。2.一般费用报销，金额在[X]元以下的，由部门负责人审批；金额在[X]元以上至[X]元的，由部门负责人审核后报分管领导审批；金额在[X]元以上的，由部门负责人、分管领导审核后报公司总经理审批。3.重大费用报销，如单笔金额超过[X]元的业务招待费、会议费、培训费等，由部门负责人、分管领导审核后报公司总经理办公会审议通过后，报公司董事长审批。五、费用支付管理（一）支付方式1.公司费用支付方式包括现金支付、银行转账、支票支付等。2.对于金额较大的费用支付，原则上应采用银行转账方式支付；对于金额较小的费用支付，可根据实际情况采用现金支付或支票支付方式。（二）支付流程1.财务部门根据经审批的报销单，办理费用支付手续。2.对于采用银行转账方式支付的费用，财务部门应根据报销单上的收款单位名称、账号、开户行等信息，填写付款申请单，经财务负责人审核后，提交给公司出纳人员进行转账操作。3.在转账操作完成后，出纳人员应及时将付款凭证交财务部门进行账务处理，并将付款回单复印件交报销人留存。4.对于采用现金支付方式支付的费用，财务部门应根据报销单上的金额，准备好相应的现金，并填写现金支出凭单，经财务负责人审核后，提交给出纳人员进行现金支付操作。5.在现金支付完成后，出纳人员应要求报销人在现金支出凭单上签字确认，并将现金支出凭单交财务部门进行账务处理。6.对于采用支票支付方式支付的费用，财务部门应根据报销单上的收款单位名称、金额等信息，填写支票领用单，经财务负责人审核后，提交给出纳人员领取支票。7.出纳人员在领取支票后，应在支票上填写收款单位名称、金额、日期等信息，并在支票存根上签字确认。8.出纳人员将填写好的支票交给报销人，并要求报销人在支票领用单上签字确认。报销人应在支票有效期内将支票交付给收款单位，并及时将支票存根交回财务部门进行账务处理。（三）支付审核1.财务部门在办理费用支付手续前，应再次对报销单及相关报销凭证进行审核，确保费用支付的准确性和合规性。2.审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、有效性，报销流程的合规性，费用的预算执行情况等。3.如发现报销凭证存在问题或报销流程不符合规定的，财务部门应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关资料，否则不予支付。六、费用控制与监督（一）费用控制措施1.公司建立费用控制指标体系，对各项费用进行量化控制。2.各部门应根据公司下达的费用控制指标，制定本部门具体的费用控制措施，并确保措施的有效执行。3.公司定期对各部门费用控制情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（二）费用监督机制1.公司建立费用监督机制，加强对费用支出的全过程监督。2.财务部门负责对费用报销凭证的真实性、合法性、有效性进行审核，对费用报销流程的合规性进行监督。3.审计部门负责对公司费用支出情况进行定期审计和专项审计，检查费用支出的合理性、合规性