公文制度及排设计规范

PAGE公文制度及排设计规范一、总则（一）目的为了规范公司/组织的公文管理，提高公文处理效率和质量，确保公文的准确性、严肃性和规范性，特制定本公文制度及排版设计规范。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部单位往来的各类公文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等。（三）基本原则1.合法性原则：公文的内容和格式应符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.准确性原则：公文应表述准确、逻辑清晰、数据可靠，避免产生歧义或错误。3.时效性原则：公文应及时处理，确保信息传递的及时性和有效性。4.规范性原则：公文的格式、字体、排版等应遵循统一的规范标准，保持一致性和严肃性。二、公文种类及格式要求（一）通知1.定义：通知是适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.格式要求标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如《[公司/组织名称]关于召开[会议名称]的通知》。主送机关：即通知的对象，要写全称或规范化简称，顶格写在标题下一行，左侧空两格。正文：开头写明通知的缘由、目的，然后分条列项写明通知的事项，要求内容具体、条理清楚。结尾可根据需要使用“特此通知”等结束语。发文机关署名：写全称或规范化简称，置于正文右下方。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），置于发文机关署名下一行。（二）报告1.定义：报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。2.格式要求标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如《[公司/组织名称]关于[工作事项]的报告》。主送机关：顶格写在标题下一行，左侧空两格，应写上级机关的全称或规范化简称。正文：开头简要说明报告的目的或起因，然后详细叙述报告的内容，包括工作进展情况、取得的成绩、存在的问题及下一步工作计划等。结尾可使用“以上报告，请审阅”等结束语。发文机关署名：同通知要求。成文日期：同通知要求。（三）请示1.定义：请示是适用于向上级机关请求指示、批准。2.格式要求标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如《[公司/组织名称]关于[事项]的请示》。主送机关：只能写一个上级机关，顶格写在标题下一行，左侧空两格。正文：开头写明请示的原因和依据，然后提出请示的事项，要求明确、具体。结尾常用“妥否，请批示”“以上请示，请予批准”等结束语。发文机关署名：同通知要求。成文日期：同通知要求。（四）批复1.定义：批复是适用于答复下级机关请示事项。2.格式要求标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如《[公司/组织名称]关于对[请示事项]的批复》。主送机关：即请示的下级机关，顶格写在标题下一行，左侧空两格。正文：开头引述下级机关的请示文号，然后针对请示事项作出明确的批复意见，要态度鲜明、语言简洁。结尾可使用“此复”等结束语。发文机关署名：同通知要求。成文日期：同通知要求。（五）函1.定义：函是适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。2.格式要求标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如《[公司/组织名称]关于[事项]的函》。主送机关：写全称或规范化简称，顶格写在标题下一行，左侧空两格。正文：开头写明发函的缘由，然后阐述函的事项，语言要得体、礼貌。结尾可根据情况使用“特此函达”“请即函复”等结束语。发文机关署名：同通知要求。成文日期：同通知要求。三、公文排版设计规范（一）页面设置1.纸张：一般采用A4纸，纵向打印。2.页边距：上、下页边距为2.54厘米，左、右页边距为3.17厘米。（二）字体字号1.标题：一般用二号宋体字，加粗，居中排列。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，顶格写。3.正文：一般用三号仿宋体字，每自然段首行缩进2个字符。4.发文机关署名：一般用三号仿宋体字，右空四字。5.成文日期：一般用三号仿宋体字，右空四字。（三）段落格式1.行距：一般采用固定值28磅，以保证文档的美观和易读性。2.段落间距：段前、段后间距一般为0.5行。（四）页码1.位置：一般位于页面底端居中，采用阿拉伯数字标注。2.格式：如“1”“2”“3”等。（五）印章1.加盖要求：公文如有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。2.印章位置：单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。四、公文处理流程（一）起草1.公文起草应符合国家法律法规和方针政策，内容真实、准确、完整，表述严谨、规范、简洁。2.起草公文应深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。涉及其他部门职责的，应主动与相关部门沟通协调，取得一致意见。3.公文一般由主办部门负责起草，重要公文可由综合部门或指定专人起草。（二）审核1.公文起草完成后，应送本部门负责人审核。审核的重点包括公文内容是否符合法律法规和方针政策，是否与上级要求一致，是否与其他相关公文相衔接，格式是否规范等。2.部门负责人审核通过后，将公文送综合部门审核。综合部门应从公文的整体质量、格式规范、语言表达等方面进行全面审核，提出修改意见。3.经审核需要修改的公文，起草部门应根据审核意见进行修改，修改完成后再次送审，直至审核通过。（三）签发1.审核通过的公文，由公司/组织负责人签发。重要公文应由主要负责人签发；联合行文的，由所有联署机关的负责人会签。2.签发人应认真审阅公文内容，签署明确意见，并注明签发日期。（四）印发1.公文经签发后，由综合部门负责印发。印发前，应检查公文的格式是否规范，内容是否准确无误。2.公文印发时，应按照规定的份数进行印刷，并加盖发文机关印章。印刷完成后，应及时将公文分发给主送机关和抄送机关。（五）归档1.公文办理完毕后，应及时将公文定稿、正本和有关材料进行整理归档。归档的公文应齐全完整，格式规范，字迹清晰。2.归档公文应按照年度、保管期限、发文机关等进行分类整理，编制归档目录，便于查找和利用。五、公文管理与监督（一）公文管理1.公司/组织应设立专门的公文管理部门或指定专人负责公文的收发、登记、传递、保管等工作。2.公文管理人员应严格遵守公文管理制度，确保公文的安全和完整。对收到的公文应及时进行登记、分发，并跟踪公文的办理情况。3.公司/组织应建立公文借阅制度，严格控制公文的借阅范围和期限。借阅公文应填写借阅登记表，经批准后方可借阅，并按时归还。（二）监督检查1.公司/组织应定期对公文处理情况进行监督检查，重点检查公文的起