生产部报销制度及流程

PAGE生产部报销制度及流程一、总则（一）目的为了加强生产部财务管理，规范费用报销行为，确保公司资金安全、合理使用，提高工作效率，特制定本报销制度及流程。（二）适用范围本制度适用于生产部全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：报销费用必须真实发生，严禁虚报、冒领。2.合理性原则：费用报销应符合公司生产经营活动的实际需要，具有合理性。3.合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、费用报销范围及标准（一）差旅费1.定义：员工因生产业务需要，前往外地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.交通费用飞机票：根据实际出差行程，经上级领导批准后，可乘坐经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前向总经理申请。火车票：优先选择高铁二等座，如因行程紧张等原因可选择一等座或软卧，但需注明合理理由。长途汽车票：根据实际情况选择合适的车次，按票面金额报销。市内交通费：在出差目的地市内，可乘坐公共交通工具，凭有效票据实报实销；因特殊情况需要乘坐出租车的，需注明事由并经上级领导批准。3.住宿费用根据出差地区的消费水平及公司规定标准执行。一线城市及经济发达地区，住宿标准为[X]元/天；二线城市及中等发达地区，住宿标准为[X]元/天；三线及以下城市，住宿标准为[X]元/天。同性员工两人以上一同出差的，如需合住，应按标准报销；如因工作需要单人住宿的，需经上级领导批准。4.餐饮费用按照出差自然（日历）天数计算，每人每天标准为[X]元。如有招待客户等特殊情况，需提前向部门负责人说明，并单独填写招待费报销单。（二）业务招待费1.定义：为开展生产业务活动，招待客户、供应商等发生的餐饮、住宿、礼品等费用。2.招待标准招待客户时，应根据实际情况合理安排，避免铺张浪费。单次招待费用超过[X]元的，需提前向部门负责人申请，经总经理批准后方可进行。招待礼品应选择具有公司特色且价值合理的物品，礼品费用单次不得超过[X]元。3.报销要求报销业务招待费时，应详细填写招待事由、招待对象、时间、地点等信息，并附上相应的发票及消费清单。严禁将业务招待费与个人消费混淆报销。（三）办公用品及耗材费1.定义：生产部日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓、打印机等设备及耗材。2.采购流程各部门根据实际工作需要，填写办公用品采购申请单，注明采购物品名称、规格、数量等信息，经部门负责人审核后提交至行政部。行政部负责汇总采购申请单，统一进行采购。采购时应选择正规供应商，确保物品质量，并取得合法有效的发票。3.报销标准办公用品及耗材费应按照实际采购金额报销，发票上应注明物品明细。对于批量采购的办公用品及耗材，行政部应建立库存管理制度，定期盘点，确保账实相符。（四）通讯费1.定义：员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。2.报销标准根据员工岗位及工作性质，制定不同的通讯费报销标准。生产一线员工每月报销标准为[X]元；部门管理人员每月报销标准为[X]元。员工应提供正规的通讯费发票，发票抬头应为本人姓名或公司名称。（五）车辆费用1.定义：员工因工作需要使用自有车辆或租赁车辆所发生的加油费、停车费、维修保养费等。2.自有车辆按照实际发生的加油费、停车费、维修保养费等凭有效发票报销，但每月报销金额不得超过[X]元。员工应提供车辆行驶证等证明材料，以证明车辆为本人所有。3.租赁车辆因工作需要租赁车辆的，应签订租赁合同，并按照合同约定支付租金。租金发票及相关费用凭有效票据报销。租赁车辆发生的加油费、停车费、维修保养费等，按照自有车辆报销标准执行。（六）培训学习费1.定义：员工参加与生产业务相关的培训课程、学习交流活动等所发生的费用。2.报销标准员工参加内部培训课程，经部门负责人批准后，培训费用由公司承担。员工参加外部培训课程或学习交流活动，需提前向部门负责人提交培训申请，说明培训内容、培训时间、培训费用等信息。经总经理批准后，培训费用在规定标准内实报实销。培训费用标准为：专业技能培训每人每次不超过[X]元；管理类培训每人每次不超过[X]元。3.报销要求报销培训学习费时，应提供培训通知、培训发票、培训证书等相关证明材料。三、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出前，应填写费用申请单，注明费用类别、金额、事由等信息，并提交至部门负责人。2.部门负责人根据工作实际情况，对费用申请进行审核。如申请费用合理，签字批准后提交至财务部门；如申请费用不合理，应告知员工不予批准的原因。（二）费用报销1.员工在费用发生后，应及时收集相关发票及报销凭证，并按照公司规定的格式粘贴在报销单上。2.填写报销单时，应确保信息准确、完整，包括报销日期、员工姓名、部门、费用类别、金额、事由等。3.将报销单及相关凭证提交至部门负责人，部门负责人再次对报销内容进行审核，核实费用的真实性、合理性及合规性。审核通过后签字确认，并提交至财务部门。（三）财务审核1.财务部门收到报销单后，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。2.核对报销金额是否符合公司规定的标准，发票是否为正规发票，发票内容与报销单填写内容是否一致等。3.如发现报销凭证存在问题或报销金额不符合规定，财务部门应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。（四）审批付款1.经财务审核无误的报销单，按照公司审批流程提交至各级领导审批。2.审批通过后，财务部门根据报销金额及公司资金情况安排付款。付款方式可选择银行转账或现金支付，具体方式根据公司规定执行。四、报销时间及其他规定（一）报销时间1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，逾期未办理的，财务部门有权不予受理。2.每月[X]日为集中报销日，员工应在集中报销日前将审核通过的报销单提交至财务部门。（二）其他规定1.报销单必须使用黑色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改。2.发票必须是正规发票，发票上应加盖发票专用章，发票内容应完整、准确。3.对于不符合报销规定的费用，财务部门有权拒绝报销，并告知员工原因。4.员工离职时，应在办理离职手续前结清所有借款及报销款项。五、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对生产部报销情况进行审计检查，核实报销费用的真实性、合理性及合规性。（二）违规处理1.对于违反本报销制度及流程的行为，一经查实，将视情节轻重给予相应的处罚。2.如发现员工虚报、冒领费用，除