规范商协会管理制度

PAGE规范商协会管理制度一、总则（一）目的本管理制度旨在规范商协会的组织架构、运作流程、会员管理、财务管理等各项工作，确保商协会依法依规运行，提高工作效率，增强服务能力，促进商协会健康发展，更好地发挥其在经济社会发展中的积极作用。（二）适用范围本制度适用于本商协会全体会员、工作人员以及与商协会相关的各项活动和事务。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策，依法开展商协会的各项活动。2.民主办会原则：充分发扬民主，保障会员的合法权益，广泛听取会员意见和建议。3.服务会员原则：以会员需求为导向，提供优质、高效的服务，促进会员发展。4.规范运作原则：建立健全各项规章制度，规范工作流程，确保商协会运作的规范化、科学化。二、组织架构（一）会员大会1.性质与地位：会员大会是商协会的最高权力机构，由全体会员组成。2.职责制定和修改商协会章程。选举和罢免理事会成员、监事会成员。审议理事会工作报告、监事会工作报告。审议批准年度财务预算、决算报告。决定商协会的重大事项，如终止事宜等。3.会议召开每年至少召开一次会员大会。有三分之一以上会员提议，应召开临时会员大会。会员大会须有三分之二以上会员出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上表决通过方能生效。（二）理事会1.组成与产生：理事会由会员大会选举产生，是会员大会的执行机构，对会员大会负责。理事会成员人数根据商协会实际情况确定。2.职责执行会员大会的决议。选举和罢免会长、副会长、秘书长。筹备召开会员大会。向会员大会报告工作和财务状况。决定会员的吸收和除名。决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构。决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任。领导商协会各机构开展工作。制定内部管理制度。决定其他重大事项。3.会议召开理事会每年至少召开两次会议。经会长或三分之一以上理事提议，可召开临时理事会会议。理事会会议须有三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事半数以上表决通过方能生效。（三）常务理事会1.组成与产生：常务理事会由理事会选举产生，在理事会闭会期间行使理事会部分职权。常务理事会成员人数不超过理事会成员人数的三分之一。2.职责执行理事会决议。决定商协会重要工作安排。审议重要项目、活动等。其他需常务理事会决定的事项。3.会议召开常务理事会每季度至少召开一次会议。经会长或三分之一以上常务理事提议，可召开临时常务理事会会议。常务理事会会议须有三分之二以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事半数以上表决通过方能生效。（四）监事会1.组成与产生：监事会由会员大会选举产生，负责监督商协会的业务活动及财务管理。监事会成员人数根据商协会实际情况确定。2.职责监督商协会章程、会员大会决议的执行情况。检查商协会财务状况。监督理事会、常务理事会的工作。对商协会负责人的工作进行监督。提议召开临时会员大会。向会员大会报告监事会工作情况。3.会议召开监事会每年至少召开两次会议。经监事会主席或三分之一以上监事提议，可召开临时监事会会议。监事会会议须有三分之二以上监事出席方能召开，其决议须经到会监事半数以上表决通过方能生效。（五）会长办公会1.组成与产生：会长办公会由会长、副会长、秘书长组成，由会长召集和主持。2.职责研究决定商协会日常工作中的重要事项。协调各部门工作。其他需会长办公会决定的事项。3.会议召开：根据工作需要不定期召开。（六）办事机构商协会设立秘书处等办事机构，负责处理商协会日常事务。办事机构应明确岗位职责，制定工作流程，确保工作高效运转。（七）分支机构、代表机构和实体机构商协会根据工作需要可设立分支机构、代表机构和实体机构。设立和管理应符合国家法律法规和相关政策要求，明确职责和权限，加强监督和管理。三、会员管理（一）会员入会1.入会条件：凡承认本商协会章程，自愿申请加入，履行会员义务的企业、团体或个人，均可成为本商协会会员。2.入会程序提交入会申请书。经理事会或常务理事会讨论通过。由理事会或理事会授权的机构发给会员证。（二）会员权利1.享有本商协会的选举权、被选举权和表决权。2.参加本商协会的活动。3.获得本商协会提供的服务。4.对本商协会工作的批评建议权和监督权。5.入会自愿，退会自由。（三）会员义务1.遵守本商协会章程。2.执行本商协会决议。3.维护本商协会合法权益。4.完成本商协会交办的工作。5.按规定交纳会费。6.向本商协会反映情况，提供有关资料。（四）会员退会1.会员退会应书面通知本商协会，并交回会员证。2.会员如果一年不交纳会费或不参加本商协会活动的，视为自动退会。（五）会员除名会员如有严重违反本商协会章程或损害本商协会声誉和利益的行为，经理事会或常务理事会表决通过，予以除名。四、会议制度（一）会议分类1.会员大会：如前文所述，是商协会最高权力机构会议。2.理事会会议：执行会员大会决议，处理重要事项。3.常务理事会会议：在理事会闭会期间行使部分职权。4.监事会会议：监督各项工作。5.会长办公会：研究决定日常重要事项。6.专题会议：根据工作需要召开，研究特定问题或部署专项工作。（二）会议筹备1.确定会议主题、议程、时间、地点等。2.提前通知参会人员，明确会议要求。3.准备会议资料，如工作报告、文件草案等。（三）会议组织1.安排专人负责会议签到、记录等工作。2.按照议程有序进行会议，确保充分讨论。3.做好会议服务工作，如茶水、音响设备等。（四）会议记录与纪要1.详细记录会议内容，包括发言要点、讨论情况及决议等。2.会后及时整理会议纪要，经相关领导审核后印发给参会人员及有关部门。（五）会议决议执行1.明确会议决议的责任部门和责任人。2.跟踪决议执行情况，定期汇报进展。3.对未按时完成或执行不力的情况进行督促和问责。五、财务管理制度（一）财务预算1.每年年底前，由秘书处编制下一年度财务预算草案，报理事会审议通过。2.财务预算应包括收入预算和支出预算，收入预算要合理预计会费收入、捐赠收入、服务收入等；支出预算要明确各项费用的开支范围和标准。（二）收入管理1.会费收取应严格按照章程规定的标准和方式执行，及时开具票据。2.积极拓展服务领域，合理收取服务费用，确保收入合法合规。3.接受捐赠应签订捐赠协议，明确捐赠用途和管理要求，及时入账。（三）支出管理1.严格执行国家财务制度和本商协会财务管理制度，各项支出须有合法票据，经审批后报销。2.明确费用开支范围，如办公费用、会议费用、活动费用、人员薪酬等，严格控制开支标准。3.重大支出项目须经理事会或常务理事会审议通过。（四）财务审批1.建立健全财务审批流程，明确审批权限。2.一般费用支出由秘书长审批；较大金额支出由会长审批；重大支出须经理事会或常务理事会集体研究决定。（五）财务审计1.每年委托专业审计机构对商协会财务进行审计。2.审计结果向理事会和会员大会报告，接受监督。（六）财务公开定期向会员公开财务收支情况，增强财务透明度。六、活动管理制度（一）活动策划1.根据商协会宗旨和会员需求，制定活动计划。2.活动策划应明确主题、目的、内容、形式、时间、地点、参与人员等。3.进行活动成本预算和效益分析。（二）活动筹备1.成立活动筹备小组，明确分工。2.落实活动场地、设备、物资等。3.做好宣传推广工作，吸引会员和相关单位参与。4.准备活动资料，如嘉宾介绍、活动流程等。（三）活动组织1.按照活动方案有序组织实施，确保活动安全、顺利进行。2.安排专人负责现场协调、服务等工作。（四）活动总结1.活动结束后及时进行总结，评估活动效果。2.总结经验教训，为今后活动改进提供参考。七、印章管理制度（一）印章种类商协会印章包括公章、财务专用章、法人章、会员证章等。（二）印章保管1.明确印章保管责任人，实行专人专柜保管。2.公章、财务专用章、法人章由秘书处指定专人保管，会员证章由负责会员管理的部门保管。（三）印章使用1.建立印章使用审批制度，明确使用范围和审批流程。2.使用印章须填写《印章使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人等，经相关领导审批后使用。3.严禁在空白纸张、空白合同等上加盖印章。（四）印章登记与备案1.建立印章使用登记台账，详细记录印章使用时间、事由、批准人等信息。2.按照规定向公安机关等相关部门进行印章备案。（五）印章停用与销毁1.印章因损坏、遗失等原因停用，应及时报告并办理相关手续。2.停用的印章应按照规定进行销毁，销毁过程要有记录。八、档案管理制度（一）档案分类1.文书档案：包括商协会各类文件、报告、决议等。2.会员档案：会员基本信息、入会申请、会费缴纳记录等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表等。4.活动档案：活动策划方案、总结、照片、视频等。5.其他档案：如印章使用记录、会议记录等。（二）档案收集1.各部门应及时将工作中形成的文件、资料等移交档案管理部门。2.档案管理部门定期收集、整理各类档案。（三）档案整理与归档1.按照档案分类标准对收集的档案进行整理、编号、编目。2.建立档案目录索引，便于查询。3.将整理好的档案及时归档，存入档案柜或电子存储设备。（四）档案查阅1.建立档案查阅制度，明确查阅范围和审批流程。2.内部查阅档案须填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准；外部查阅档案须经秘书长或会长批准。3.查阅档案应在指定地点进行，不得擅自摘抄、复制、转借。（五）档案保管与保密1.档案管理部门应做好档案保管工作，确保档案安全，防止损