生产耗材请购发放制度

PAGE生产耗材请购发放制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司生产耗材的请购与发放流程，确保生产活动的顺利进行，合理控制成本，提高物资使用效率，保障公司生产运营的正常开展。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产耗材请购与发放的部门和人员。3.定义生产耗材：指在公司生产过程中消耗的各类材料、零部件、辅助用品等，包括但不限于原材料、包装材料、工具、量具、办公用品等与生产直接或间接相关的物资。4.职责分工采购部门负责根据生产需求和库存情况，制定采购计划，选择合格供应商进行采购，并确保所采购的生产耗材符合质量要求和交货期。仓库管理部门负责生产耗材的入库、存储、保管和发放工作，建立库存台账，定期盘点，确保库存数量准确、物资完好无损。生产部门根据生产任务和实际需求，提出生产耗材的请购申请，合理使用和管理生产耗材，提高物资利用率，并配合仓库管理部门进行库存盘点。财务部门负责审核生产耗材请购、采购、发放等环节的相关费用，进行账务处理，对成本进行核算和控制。二、请购流程1.请购申请的提出生产部门根据生产计划、设备运行状况、原材料消耗情况等，定期或不定期地填写《生产耗材请购申请表》。申请表应详细注明请购耗材的名称、规格型号、数量、预计使用时间、用途等信息。对于紧急订单或特殊生产需求导致的临时请购，生产部门应及时填写请购申请表，并注明紧急原因和预计交货时间要求。2.请购申请的审批请购申请表提交后，首先由生产部门主管进行审核。审核内容包括请购数量的合理性、需求时间的准确性、用途的必要性等。如审核通过，生产部门主管签字确认后提交至仓库管理部门。仓库管理部门收到请购申请表后，核对库存情况。若库存能够满足生产需求，则在申请表上注明库存可满足数量，并反馈给生产部门，由生产部门自行安排使用库存物资，不再进行采购申请。若库存不足，仓库管理部门应在申请表上签字确认，并提交至采购部门。采购部门收到请购申请表后，对请购内容进行综合评估。评估内容包括市场供应情况、采购成本、交货期等。对于金额较大或涉及重要生产环节的请购申请，采购部门应组织相关人员进行会审，必要时征求技术部门、质量部门等的意见。会审通过后，采购部门负责人签字确认，并根据审批权限提交至公司领导审批。公司领导根据请购申请的重要性、必要性、预算等因素进行审批。审批通过后，申请表返回采购部门，由采购部门负责组织采购。3.请购申请的变更与撤销在请购申请审批过程中，若生产部门发现请购信息有误或因生产计划调整等原因需要变更请购内容，应及时填写《请购申请变更/撤销申请表》，说明变更或撤销的原因及具体内容，按照请购申请的审批流程重新进行审批。若请购申请已提交至采购部门且采购工作尚未开展，采购部门可根据实际情况进行变更或撤销操作。若采购工作已经启动，生产部门应及时与采购部门沟通协调，尽量减少因变更或撤销申请给公司带来的损失。三、采购流程1.供应商选择与管理采购部门应建立合格供应商名录，定期对供应商进行评估和审核。评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，对合格供应商进行分类管理，对于优质供应商给予更多的合作机会和优惠政策，对于不符合要求的供应商及时进行淘汰。采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。合同签订后，应严格按照合同执行，确保双方权益得到保障。2.采购订单的下达采购部门根据审批通过的请购申请，向供应商下达采购订单。采购订单应详细注明请购物资的各项信息，确保供应商准确理解采购要求。在采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持密切沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施进行处理，如要求供应商承担违约责任、更换供应商等。3.采购验收生产耗材到货后，仓库管理部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同、请购申请等相关文件，对物资的名称、规格型号、数量、质量等进行核对。对于重要的生产耗材或质量要求较高的物资，验收时应邀请质量部门或技术部门的人员参与。验收合格的物资，仓库管理部门应办理入库手续，并填写《生产耗材入库单》，注明入库日期、物资名称、规格型号、数量、供应商等信息。入库单一式多联，分别由仓库管理部门、采购部门、财务部门等留存。若验收发现物资存在质量问题或数量不符等情况，仓库管理部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。如供应商拒绝承担责任或无法解决问题，采购部门应根据合同约定采取相应的法律措施，维护公司的合法权益。四、发放流程1.发放依据仓库管理部门根据生产部门提交的经审批的《生产耗材领料单》进行发放。领料单应注明领料部门、物资名称、规格型号、数量、用途等信息。2.发放审批仓库管理部门收到领料单后，首先核对领料单的填写内容是否完整、准确，审批手续是否齐全。如审核通过，仓库管理人员签字确认后进行发放操作。对于贵重或限量发放的生产耗材，仓库管理部门应严格按照审批后的领料单进行发放，并要求领料人签字确认。发放过程中，仓库管理人员应认真核对物资的名称、规格型号、数量等信息，确保发放准确无误。3.发放记录仓库管理部门应建立生产耗材发放台账，详细记录每次发放的日期、领料部门、物资名称、规格型号、数量、领料人等信息。发放台账应定期进行核对和更新，确保账实相符。4.退料管理生产过程中如有剩余的生产耗材，领料部门应及时办理退料手续。退料时，领料部门应填写《生产耗材退料单》，注明退料原因、物资名称、规格型号、数量等信息，并经生产部门主管签字确认后提交至仓库管理部门。仓库管理部门收到退料单后，对退料物资进行验收。验收合格的物资，仓库管理部门应办理入库手续，并在发放台账和库存台账中进行相应记录。如退料物资存在质量问题或损坏等情况，仓库管理部门应与领料部门协商解决，必要时可要求领料部门承担相应责任。五、库存管理1.库存盘点仓库管理部门应定期对生产耗材进行库存盘点，确保库存数量准确、物资完好无损。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点，平时可进行不定期抽盘。盘点前，仓库管理部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间安排、人员分工等。盘点过程中，盘点人员应认真核对库存物资的实际数量与库存台账记录是否一致，同时检查物资的质量状况、存放位置等。盘点结束后，仓库管理部门应编制《生产耗材库存盘点报告》，详细记录盘点结果，包括盘盈、盘亏的物资名称、规格型号、数量及原因分析等。对于盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。如因人为过失导致盘亏，应追究相关人员的责任；如因合理损耗等原因导致盘亏，应进行相应的账务调整。2.库存预警仓库管理部门应根据生产需求、库存周转率、采购周期等因素，设定生产耗材的库存预警指标。当库存数量低于或高于预警指标时，仓库管理部门应及时发出预警信息。库存预警信息应发送至采购部门、生产部门等相关部门，提醒采购部门及时安排采购，或提醒生产部门合理控制物资使用，避免因库存不足影响生产，或因库存积压占用资金。3.库存安全管理仓库管理部门应加强生产耗材库存的安全管理，确保物资存放安全、环境适宜。仓库应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。物资出入库时，应严格按照规定的流程进行操作，确保物资数量准确、质量完好。同时，应做好仓库的清洁卫生工作，保持仓库环境整洁。六、监督与检查1.内部审计公司财务部门应定期对生产耗材请购、采购、发放、库存管理等环节进行内部审计，检查各项业务流程是否符合公司制度规定，财务核算是否准确规范，成本控制是否有效等。内部审计人员应通过查阅相关文件、凭证、报表，实地盘点库存物资，与相关人员进行访谈等方式进行审计工作。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。2.定期检查公司应成立由采购部门、仓库管理部门、生产部门等相关人员组成的联合检查小组，定期对生产耗材请购发放制度的执行情况进行检查。检查内容包括请购申请的审批流程是否规范、采购合同的执行情况、物资验收的准确性、发放记录的完整性、库存管理的有效性等方面。联合检查小组应制定详细的检查计划，明确检查时间、范围、方法等。检查结束后，应编写检查报告，对检查发现의问题进行汇总分析，并提出改进措施和建议。对于违反制度规定的行为，应按照公司相关规定进行处理。3.投诉与举报处理公司应建立生产耗材请购发放制度的投诉与举报渠道，接受员工和供应商的监督。对于投诉和举报的问题，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。如投诉和举报属实，应按照公司规定对相关责任人进行严肃处理，并采取措施防止类似问题再次发生。同时，应将处理结果及时反馈给投诉举报人，保护其合法权益。七、附则