财务部报销制度编写规范

PAGE财务部报销制度编写规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务报销流程，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，加强财务管理，提高资金使用效益，保障公司正常运营。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司业务需要，具有合理性和必要性，不得铺张浪费。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规、财务制度以及公司相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出前，应填写《费用申请表》，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等信息，并按照公司审批流程提交相关部门负责人审批。2.部门负责人应根据工作实际情况，对费用申请的合理性、必要性进行审核，并签署意见。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照要求粘贴在《费用报销单》上。2.《费用报销单》应填写完整、准确，包括员工姓名、部门、报销日期、费用明细、金额合计等信息。3.员工将填写好的《费用报销单》及相关报销凭证提交给部门负责人进行初审，部门负责人应核实费用的真实性、合理性，并签署审批意见。（三）财务审核1.部门初审通过后，员工将《费用报销单》及相关报销凭证提交至财务部进行审核。2.财务部审核人员应按照本制度及相关财务规定，对报销凭证的真实性、合法性、完整性以及费用的合理性进行严格审核。审核内容包括：报销凭证是否符合国家法律法规及公司规定的格式和要求。发票是否真实有效，是否加盖发票专用章，发票内容是否与费用实际发生情况相符。费用明细是否清晰合理，是否与《费用申请表》一致。报销金额是否准确计算，是否超过预算或规定标准。3.对于审核中发现的问题，财务部审核人员应及时与报销员工沟通，要求其补充或更正相关信息。如报销凭证不符合要求或费用不合理，财务部有权拒绝报销。（四）审批签字1.经财务部审核通过的《费用报销单》，按照公司审批权限提交各级领导审批签字。2.审批流程应严格按照公司规定执行，确保审批的公正性和严肃性。各级领导应认真审核报销内容，签署明确的审批意见。（五）报销支付1.审批签字完成后，财务部根据审批结果进行报销支付。2.对于符合报销规定的费用，财务部将在规定时间内通过银行转账等方式将款项支付至员工指定的银行账户。3.如因特殊原因无法通过银行转账支付的，经员工申请并获得批准后，可采用现金支付方式，但应严格遵守现金管理相关规定。三、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。2.发票应加盖发票专用章，印章应清晰、完整，与销售方名称一致。3.发票不得涂改、挖补，如发现发票有误，应及时联系开票方重新开具。（二）收据1.对于确实无法取得发票的费用支出，可使用收据作为报销凭证，但收据应符合以下要求：收据必须是由财政部门监制或经税务机关批准使用的正规收据。收据内容应完整、准确，包括收据名称、收据号码、开票日期、收款单位名称、付款单位名称、项目、金额、收款人等。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章。2.除财政部门监制或经税务机关批准使用的收据外，其他收据不得作为报销凭证。（三）清单1.对于购买商品或接受服务较多，发票无法详细列示明细的，应提供加盖销售方发票专用章的清单。清单内容应与发票内容一致，包括商品或服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额等。2.清单应采用税务机关认可的格式或自制格式，但自制清单应包含上述必要信息，并由销售方签字盖章确认。（四）其他凭证1.除发票、收据、清单外，其他能够证明费用支出真实性、合法性的凭证也可作为报销依据，如合同协议、出差审批单、培训通知等。2.其他凭证应内容完整、准确，与费用支出相关联，并符合公司规定的格式和要求。四、费用报销标准（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据公司规定的标准选择合适的舱位或座位等级。具体标准如下：飞机：根据出差目的地、紧急程度等因素，按照公司制定的航线折扣标准乘坐相应舱位。火车：长途出差可乘坐软卧、硬卧或高铁二等座；短途出差可乘坐动车二等座或火车硬座。轮船：根据出差行程需要，可乘坐三等舱或四等舱。因特殊情况需要乘坐飞机头等舱、火车软卧或轮船一等舱的，需提前经公司领导批准。市内交通费用：员工在出差地市内乘坐出租车、公交车等交通工具的费用，应根据实际情况合理报销。一般情况下，出租车费用应在合理范围内，如因特殊原因需要乘坐高价出租车，需注明原因并经部门负责人批准。2.住宿费用住宿标准根据出差地区的不同分为不同档次，具体标准如下：一线城市及经济发达地区：[X]元/晚。二线城市：[X]元/晚。三线及以下城市：[X]元/晚。两人及以上同行出差，原则上应合住标准间，如需单独住宿，需经部门负责人批准，并按照单人住宿标准报销。住宿费用应提供正规发票，发票内容应注明住宿日期、房间数量、单价、金额等信息。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制在合理范围内，根据业务实际需要进行支出。2.招待客户用餐时，应选择合适的餐厅，避免铺张浪费。招待标准应根据客户级别、业务重要程度等因素合理确定，一般情况下，人均招待费用不得超过[X]元/次。3.业务招待费报销时，应提供发票、菜单、招待对象名单等相关凭证，发票内容应注明招待日期、招待对象、招待事由、金额等信息。（三）办公用品及设备购置费用1.办公用品及设备购置应遵循勤俭节约的原则，根据工作实际需要进行采购。2.办公用品及设备购置应按照公司规定的采购流程进行，由相关部门提出申请，经审批后统一采购。3.办公用品及设备购置费用报销时，应提供发票、采购清单、验收单等相关凭证，发票内容应注明购置物品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。（四）通讯费用1.公司根据员工工作岗位的不同，制定相应的通讯费用补贴标准，具体标准如下：管理人员：[X]元/月。业务人员：[X]元/月。其他人员：[X]元/月。2.员工通讯费用补贴采用实报实销的方式，报销时应提供正规发票，发票内容应注明通讯费用所属期间、金额等信息。3.如员工通讯费用超出补贴标准，超出部分由员工自行承担，不予报销。（五）培训费用1.员工参加公司组织的培训，培训费用由公司统一支付，报销时应提供培训通知、培训发票、培训签到表等相关凭证。培训发票内容应注明培训课程名称、培训时间、培训地点、培训费用等信息。2.员工自行参加外部培训，需提前经公司领导批准，培训费用在符合公司规定标准的情况下，可按照公司报销流程进行报销。报销时应提供培训通知、培训发票、培训证书复印件等相关凭证。（六）其他费用1.其他费用的报销标准应根据公司实际情况和相关规定执行，如会议费、差旅费、咨询费等。2.员工在报销其他费用时，应提供真实、合法、有效的报销凭证，并按照公司规定的审批流程进行审批。五、报销审批权限（一）一般费用报销1.单次报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批签字后，提交财务部审核报销。2.单次报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核签字后，提交分管领导审批，再提交财务部审核报销。3.单次报销金额在[X]元以上的，由部门负责人、分管领导审核签字后，提交公司总经理审批，最后提交财务部审核报销。（二）特殊费用报销1.涉及重大项目支出、大额资金使用等特殊费用报销，无论金额大小，均需提交公司总经理办公会审议通过后，由公司总经理审批，再提交财务部审核报销。2.对于违反公司规定或法律法规的费用报销，一律不予批准，并追究相关人员责任。六、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将填写好的《费用报销单》及相关报销凭证提交至部门负责人进行初审。部门负责人应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成初审，并提交至财务部审核。财务部审核人员应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核工作。如遇特殊情况需要延长审核时间的，应及时通知报销员工。（二）差旅费报销员工出差返回后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。报销流程按照日常费用报销规定执行，但需提供出差审批单、机票、车票、住宿发票等相关凭证。（三）其他费用报销对于其他定期发生的费用报销，如通讯费、水电费等，应