安全生产文档管理制度

PAGE安全生产文档管理制度一、总则（一）目的为加强公司安全生产文档管理，规范安全生产文件资料的收集、整理、归档、保管、查阅和使用等工作，确保安全生产相关信息的完整性、准确性和可追溯性，有效支持公司安全生产决策、管理和应急处置工作，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各生产经营单位及所有与公司安全生产活动相关的人员，涵盖公司生产经营全过程中涉及安全生产的各类文件、记录、报告、图纸、证照等文档资料的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家安全生产法律法规、行业标准及公司内部规章制度，确保文档管理工作合法合规。2.真实准确原则：安全生产文档应如实反映公司安全生产工作的实际情况，数据准确、内容完整，不得虚假或隐瞒重要信息。3.及时有效原则：及时收集、整理和更新安全生产文档，保证信息的时效性，以便在安全生产管理中能迅速发挥作用。4.分类管理原则：按照文档的性质、来源、用途等进行分类，便于查找、使用和保管。5.安全保密原则：妥善保管安全生产文档，防止信息泄露、丢失或损坏，对涉及公司商业秘密、安全敏感信息的文档严格保密。二、管理职责（一）安全生产管理部门1.负责制定、修订和完善安全生产文档管理制度，并监督制度的执行情况。2.统筹规划公司安全生产文档管理工作，明确文档管理的流程、标准和要求。3.组织对各部门安全生产文档管理工作进行指导、检查和考核，提出改进意见和建议。4.负责收集、整理、归档公司级安全生产综合文件、报告、统计数据等重要文档资料。5.协调各部门之间的文档管理工作，确保安全生产信息的顺畅流通和共享。（二）各部门1.负责本部门安全生产文档的日常管理工作，指定专人负责文档的收集、整理、保管和报送。2.按照公司安全生产文档管理制度的要求，及时、准确地完成本部门安全生产相关文件的起草、审核、发布等工作，并将文件副本提交至安全生产管理部门备案。3.负责保管本部门安全生产活动中形成的各类记录、报表、台账等资料，确保资料的完整性和规范性。4.配合安全生产管理部门做好公司安全生产文档的集中归档和查阅工作，按照要求提供相关文档资料。（三）文档管理人员1.负责具体实施安全生产文档的收集、整理、分类、编号、装订、存储等日常管理工作。2.建立健全安全生产文档管理台账，详细记录文档的名称、类别、来源、日期、保管期限等信息，确保文档管理的可追溯性。3.严格遵守文档保管制度，做好文档的安全保管工作，防止文档损坏、丢失、被盗或泄密。4.按照规定的流程为公司内部人员提供安全生产文档的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。5.定期对安全生产文档进行清查盘点，确保账实相符，对过期或无用的文档按照规定进行销毁处理。三、文档分类与编号（一）文档分类1.法律法规与标准类：收集、整理国家及地方有关安全生产的法律法规、规章、规范性文件，以及行业标准、规范、规程等。2.公司安全生产管理制度类：包括公司制定的安全生产责任制、安全生产操作规程、安全检查制度、安全教育培训制度、事故应急预案等各项安全生产管理制度文件。3.安全管理文件类：上级主管部门下达的安全生产文件、通知、通报，公司关于安全生产工作的决策、部署、指示、批复等文件。4.安全检查与隐患排查类：安全检查表、隐患排查记录、整改通知书、复查意见书等与安全检查和隐患治理相关的文档资料。5.安全教育培训类：员工安全教育培训计划、培训教材、培训记录、考试试卷、培训效果评估报告等。6.安全设施与设备管理类：安全设施设计资料、设备台账、维护保养记录、检测检验报告、设备采购合同等与安全设施和设备相关的文档。7.职业健康管理类：职业健康检测报告、职业病防治计划、员工职业健康档案等。8.应急管理类：事故应急预案、应急演练方案、演练记录、应急救援物资清单、事故报告与处理文件等。9.其他类：上述类别未涵盖的其他安全生产相关文档，如安全生产会议纪要、安全生产奖励与处罚记录等。（二）编号规则1.安全生产文档编号采用“年份+部门代码+类别代码+顺序号”的形式。2.年份：用四位数字表示文档形成的年份，如“2023”。3.部门代码：按照公司内部部门代码表确定，每个部门对应一个两位代码，如“01”表示生产部门，“02”表示安全管理部门等。4.类别代码：根据文档分类设置，每个类别对应一个两位代码，如“01”表示法律法规与标准类，“02”表示公司安全生产管理制度类等。5.顺序号：按照文档形成的先后顺序，从“001”开始依次编号，位数根据实际情况确定。例如，生产部门2023年形成的第5份安全生产管理制度文件编号为：20230102005。四、文档收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责安全生产文档的收集工作，确保各类安全生产文件资料及时、完整地收集。2.对于上级主管部门下达的安全生产文件、通知等，应在收到后立即进行登记，并及时转发给相关人员。3.在安全生产活动中产生的各类记录、报表、报告等，应按照规定的格式和内容要求及时填写，确保信息真实、准确、完整。4.涉及安全生产的合同、协议、技术资料等，应在签订或获取后及时提交至文档管理人员进行收集。（二）整理要求1.文档收集后，文档管理人员应及时对文档进行整理，按照分类标准进行分类。2.对每份文档进行检查，确保文档内容完整、格式规范、签字盖章齐全。对于不符合要求的文档，应及时与相关部门或人员沟通，要求补充或修正。3.去除文档中的无关材料，如重复的页面、空白页等，对文档进行编号、编目，并编制文档清单。4.对于电子文档，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹中，同时建立电子文档索引，便于查找和使用。五、文档归档与保管（一）归档要求1.经过整理的安全生产文档应定期进行归档，归档时间原则上为每季度末一次。2.归档的文档应按照类别顺序排列，同一类别的文档按照编号顺序排列，确保文档排列有序、便于查找。3.在归档文档时，应编制归档目录，目录内容包括文档编号、名称、日期、保管期限等信息，并将归档目录与文档一同存放。（二）保管方式1.纸质文档：设立专门的档案柜，按照文档类别和保管期限进行分类存放，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子文档：存储在专用的服务器或存储设备上，按照文档类别和年份建立文件夹结构，进行分类存储。同时做好电子文档的备份工作，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.重要文档的特殊保管：对于涉及公司核心机密、重大安全隐患或重要决策的安全生产文档，应采取加密存储、专人保管等特殊措施，严格限制查阅权限。（三）保管期限1.法律法规与标准类：长期保存。2.公司安全生产管理制度类：长期保存。3.安全管理文件类：根据文件性质和实际需要确定保管期限，一般重要文件保存10年以上，一般性文件保存5年左右。4.安全检查与隐患排查类：保存至隐患整改完成后3年。5.安全教育培训类：员工个人培训档案长期保存，培训计划、教材等保存5年。6.安全设施与设备管理类：设备报废后保存5年。7.职业健康管理类：员工职业健康档案长期保存，检测报告等保存5年。8.应急管理类：事故应急预案长期保存，应急演练记录保存3年，事故报告与处理文件根据相关规定确定保管期限。9.其他类：根据实际情况确定保管期限，一般保存310年。六、文档查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅安全生产文档，应填写《安全生产文档查阅申请表》，注明查阅文档的名称、类别、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字批准后，到文档管理人员处查阅。2.文档管理人员应根据申请表提供相应的文档，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守查阅规定，不得擅自涂改、复印、转借或损坏文档。3.查阅人员如需摘录或复印文档内容，应经文档管理人员同意，并按照规定的格式和数量进行摘录或复印。摘录或复印的文档应注明出处，并由文档管理人员加盖“仅供查阅使用”印章。（二）借阅规定1.因工作需要借阅安全生产文档时间较长或带出公司的，应填写《安全生产文档借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和安全生产管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.文档管理人员应对借阅申请表进行审核，对符合借阅条件的文档进行登记，并向借阅人员发放文档。借阅人员应在借阅登记表上签字确认。3.借阅人员应妥善保管借阅的文档，不得转借他人，不得在文档上涂改、标记、污损或擅自销毁。如发现文档有损坏或丢失情况，应及时报告文档管理人员，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员应按照规定的借阅期限及时归还文档，如需延期借阅，应提前办理续借手续。文档归还时，文档管理人员应认真检查文档的完整性和完好性，如发现问题应及时与借阅人员核实。七、文档保密与销毁（一）保密规定1.涉及公司商业秘密、安全敏感信息的安全生产文档，文档管理人员和查阅、借阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露给无关人员。2.在文档查阅、借阅过程中，应采取必要的保密措施，如限制查阅范围、使用专用的查阅场所等，防止信息泄露。3.对于因工作需要接触安全生产保密文档的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）销毁规定1.对于保管期限已满或已失去保存价值的安全生产文档，由文档管理人员提出销毁申请，填写《安全生产文档销毁申请表》，注明文档名称、类别、数量、销毁原因等信息。2.《安全生产文档销毁申请表》经所在部门负责人、安全生产管理部门负责人和公司分管领导签字批准后，方可进行销毁处理。3.文档销毁应采