水利会议室制度规范

PAGE水利会议室制度规范一、总则1.目的为加强公司水利会议室的管理，规范会议室的使用流程，提高会议室的使用效率，确保各类会议及活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门在水利会议室召开的各类会议、培训、研讨、汇报等活动。3.基本原则统一管理原则：会议室由公司行政部门统一管理和调配，确保资源的合理利用。预约优先原则：各部门使用会议室需提前预约，按照预约时间先后顺序安排使用。安全规范原则：使用会议室应遵守相关安全规定，保持室内整洁卫生，爱护会议设施设备。二、会议室管理职责1.行政部门职责负责会议室的日常管理，包括设施设备的维护、清洁卫生、物资配备等。制定会议室使用计划，合理安排会议室资源，确保各部门会议需求得到满足。审核会议室使用申请，根据预约情况进行调配，并及时通知使用部门。对会议室使用情况进行监督检查，发现问题及时处理，并定期对会议室使用情况进行统计分析。2.使用部门职责提前填写会议室使用申请表，详细说明会议主题、时间、参会人数等信息，提交至行政部门审核。按照预约时间使用会议室，不得擅自更改使用时间或占用其他会议室。爱护会议室设施设备，保持室内整洁卫生，会议结束后及时清理现场，关闭电器设备，归还借用物品。如发现会议室设施设备损坏或其他问题，应及时通知行政部门。三、会议室预约与安排1.预约方式各部门可通过公司内部办公系统或电话向行政部门预约会议室。预约时需提供会议主题、时间、预计时长、参会人数等信息。行政部门收到预约申请后，应及时进行审核。如预约时间冲突或会议室已被占用，应及时与使用部门沟通协调，重新安排预约时间。2.预约时间为确保会议室资源的合理利用，原则上应提前[X]个工作日预约会议室。紧急会议可提前[X]小时预约，但需说明紧急原因。预约时间一经确定，使用部门应严格遵守，不得擅自更改。如因特殊情况需要更改预约时间，应至少提前[X]小时通知行政部门。3.会议室安排行政部门根据各部门预约情况，结合会议室的大小、设施设备等条件，合理安排会议室。如遇多个部门同时申请使用同一时间段的会议室，应根据会议的重要性、参会人数等因素进行综合考虑，优先安排重要会议。对于大型会议或重要活动，行政部门应提前与相关部门沟通协调，做好会议场地布置、设备调试等准备工作。四、会议室使用规范1.使用人数限制各会议室均有规定的使用人数上限，具体人数如下：[会议室名称1]：[X]人[会议室名称2]：[X]人……使用部门应严格按照规定人数使用会议室，不得超员。如因特殊情况需要增加参会人数，应提前通知行政部门，行政部门根据会议室实际情况进行调整，并确保会议室安全。2.会议设备使用会议室配备的设备包括投影仪、音响设备、麦克风、电脑等。使用部门如需使用设备，应提前通知行政部门进行调试。使用过程中应严格按照操作规程使用设备，不得随意拆卸或损坏设备。如发现设备故障，应及时通知行政部门维修人员进行维修。会议结束后，使用部门应将设备关闭，并整理好设备连接线，保持设备整洁。3.环境卫生要求使用部门应保持会议室环境卫生整洁，不得在室内吸烟、乱扔垃圾。会议结束后，应将垃圾清理带走，并将桌椅摆放整齐。如需在会议室提供饮品或食品，应使用一次性餐具，并在会议结束后清理干净。4.安全管理使用部门应遵守会议室安全规定，不得在室内使用明火或大功率电器。如需使用电器设备，应确保设备功率在会议室规定范围内。会议期间，使用部门应安排专人负责安全管理，确保参会人员的人身安全。如发现安全隐患，应及时采取措施并通知行政部门。会议结束后，使用部门应检查室内电器设备是否关闭，门窗是否关好，确保会议室安全。五、会议室设施设备管理1.设施设备维护行政部门应定期对会议室设施设备进行检查和维护保养，确保设备正常运行。如发现设备故障或损坏，应及时安排维修人员进行维修。维修人员应做好设备维修记录，包括维修时间、故障原因、维修内容等，以便跟踪设备维修情况。2.设施设备更新根据公司发展需要和会议室使用情况，行政部门应适时对会议室设施设备进行更新和升级。更新设备前，应进行充分的市场调研，选择性能优良、质量可靠、价格合理的设备。新设备采购后，应及时进行安装调试，并组织相关人员进行培训，确保使用人员能够熟练操作新设备。3.设施设备盘点行政部门应定期对会议室设施设备进行盘点，核实设备数量、型号、状态等信息，确保账实相符。如发现设备丢失或损坏，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。盘点结束后，行政部门应编制会议室设施设备盘点报告，上报公司领导。六、会议室费用管理1.费用标准会议室使用费用主要包括场地租赁费用、设备使用费用等。具体费用标准如下：场地租赁费用：[X]元/小时（根据会议室大小和使用时长计算）设备使用费用：[X]元/次（根据设备类型和使用情况计算）以上费用标准如有调整变动，行政部门应及时通知各部门。2.费用结算会议室使用费用由行政部门统一结算。行政部门应根据各部门会议室使用记录，定期统计费用，并向使用部门发送费用结算清单。使用部门应在收到费用结算清单后[X]个工作日内核对费用，并将费用支付至公司指定账户。如对费用有异议，应及时与行政部门沟通协商。3.费用报销各部门因业务需要使用会议室产生的费用，可按照公司财务报销制度进行报销。报销时需提供会议室使用申请表、费用结算清单、发票等相关凭证。财务部门应严格审核报销凭证，确保报销费用符合公司规定和财务制度。七、违规处理1.违规行为界定有下列情形之一的，视为违规行为：未提前预约擅自使用会议室。擅自更改预约时间或占用其他会议室。超员使用会议室。损坏会议室设施设备。未保持会议室环境卫生整洁。违反会议室安全规定。其他违反本制度的行为。2.违规处理措施对于首次违规的部门或个人，行政部门将给予口头警告，并要求其立即整改。对于多次违规或情节严重的部门或个人，行政部门将视情节轻重给予书面警告、罚款、限制使用会议室等处罚措施，并在公司内部进行通报批评。