财务报销制度及规范

PAGE财务报销制度及规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司财务报销流程，加强财务管理，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，提高资金使用效益，保障公司正常运营。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员等。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的内容和支出情况。合理性原则：费用支出应符合公司业务实际需要，具有合理性和必要性，不得铺张浪费。合规性原则：报销行为必须严格遵守国家法律法规、财务制度以及公司相关规定。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，确保财务数据的及时性和准确性。二、报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写《费用申请表》，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并按照公司审批权限提交相关部门负责人审批。对于预算内的常规费用，部门负责人应在收到申请后的[X]个工作日内完成审批；对于预算外或重大费用支出，需经公司高层领导审批。2.费用报销费用发生后，员工应在规定时间内（一般为费用发生之日起[X]个工作日内）整理好相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照要求粘贴在《费用报销单》上。报销凭证应清晰、完整，注明费用明细、金额、日期、付款方名称等信息，且发票必须为税务机关统一监制的正规发票，发票内容应与实际业务相符，不得涂改、伪造。员工将填写完整的《费用报销单》及相关凭证一并提交给部门负责人进行初审，部门负责人应重点审核费用的真实性、合理性及与业务的相关性，确认无误后签字批准。3.财务审核部门初审通过后的报销单据提交至财务部门，财务人员按照财务制度和相关规定对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核。财务审核主要包括以下内容：报销凭证是否符合规定格式和要求；费用是否在预算范围内；报销金额计算是否正确；审批流程是否完整等。对于不符合要求的报销单据，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息，直至审核通过。4.报销支付经财务审核无误的报销单据，按照公司资金支付流程进行支付。对于金额较小的报销款项，一般采用银行转账方式直接支付到报销人指定的银行账户；对于金额较大的报销款项，可根据实际情况采用支票、汇票等方式支付。报销款项支付后，财务人员应及时登记入账，并在报销单上加盖“已支付”印章。三、报销标准1.差旅费交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应根据公司规定的级别标准选择合适的舱位或座位。具体标准如下：公司高层领导：可乘坐头等舱、商务舱或一等座。部门经理及以下人员：乘坐经济舱、二等座或三等舱。乘坐飞机经济舱的，如因特殊情况需要乘坐头等舱或商务舱的，必须提前经公司领导批准。乘坐火车软卧的，必须提供相关证明材料，如出差路途较远、工作需要等，经部门负责人审核后报公司领导批准。市内交通费用：根据出差实际情况，凭有效发票实报实销。原则上应优先选择公共交通工具，如因特殊情况需要乘坐出租车的，应在发票上注明起止地点和事由。住宿费用员工出差住宿标准根据地区差异分为不同档次，具体标准如下：一线城市及经济发达地区：[X]元/天。二线城市：[X]元/天。三线及以下城市：[X]元/天。同性员工两人以上一同出差的，应根据实际情况安排合住，如需单独住宿的，需经部门负责人批准，并按照单人住宿标准报销。住宿费用应凭正规酒店发票报销，发票上应注明住宿日期、房间数量、单价、总价等信息。餐饮补贴员工出差期间享受餐饮补贴，补贴标准为[X]元/天。补贴按出差自然天数计算，不再另行报销餐饮费用。如因业务需要宴请客户或参加会议等，需提供相关证明材料，并经部门负责人和公司领导批准后，可按照实际发生金额报销，但应在报销单上注明事由。2.业务招待费业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的招待客户、供应商等的费用，包括餐饮、住宿、娱乐、礼品等支出。业务招待费应遵循必要性、合理性、适度性原则，严格控制支出规模。业务招待费报销时，应提供详细的招待事由、招待对象、时间、地点等信息，并附上消费清单和发票。单次业务招待费超过[X]元的，需提前经公司领导批准。业务招待费年度总额不得超过公司当年销售（营业）收入的[X]%，具体比例按照国家相关规定执行。3.办公用品费办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、耗材、设备等物品。办公用品采购应遵循集中采购原则，由公司指定的采购部门统一采购。员工因工作需要领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人批准后到指定地点领取。办公用品报销时，应提供正规发票及购买清单，发票上应注明办公用品名称、规格、数量、单价、总价等信息。对于批量采购的办公用品，可凭发票复印件和采购清单报销，但需在复印件上注明原件存放处及“与原件一致”字样，并加盖财务专用章。4.通讯费公司为员工提供通讯补贴，补贴标准根据员工岗位级别分为不同档次，具体标准如下：公司高层领导：[X]元/月。部门经理：[X]元/月。部门主管：[X]元/月。普通员工：[X]元/月。员工通讯费用凭正规发票在补贴标准范围内实报实销。如实际通讯费用超过补贴标准的，需提供相关证明材料，并经部门负责人批准后，按照实际发生金额报销。通讯费发票必须为本人姓名或公司名称，发票内容应与通讯业务相符。四、报销凭证要求1.发票发票必须是由税务机关统一印制、发放和管理的正规发票，发票上应加盖发票专用章。发票内容应完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务或商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。发票不得涂改、挖补、撕毁，如有错误或不符合规定的，应及时联系开票方重新开具。对于增值税专用发票，报销人应确保发票抵扣联的真实性和完整性，并按照规定进行认证抵扣。2.收据除发票外，部分费用支出可以使用财政部门监制的收据作为报销凭证，但收据必须加盖收款单位财务专用章或发票专用章。收据内容应清晰、准确，注明收款事由、金额、日期等信息。对于非财政部门监制的收据，如企业自制收据、白条等，一律不得作为报销凭证。3.其他凭证除发票和收据外，其他报销凭证应符合国家法律法规和公司相关规定，如合同协议、会议通知、审批文件、行程单等。报销凭证应与费用支出内容相关联，能够证明费用发生的真实性和合理性。如有需要，报销人应提供相关证明材料的原件或复印件，并在复印件上注明“与原件一致”字样，加盖财务专用章或报销人印章。五、审批权限1.一般费用报销部门负责人审批：员工报销金额在[X]元以下的，由部门负责人进行审批。部门负责人应重点审核费用的真实性、合理性及与业务的相关性，确认无误后签字批准。财务审核：部门负责人审批通过后的报销单据提交至财务部门，财务人员按照财务制度和相关规定对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核。审核通过后，由财务负责人签字确认。总经理审批：员工报销金额在[X]元以上至[X]元的，需经总经理审批。总经理应在收到报销单据后的[X]个工作日内完成审批。2.重大费用报销员工报销金额超过[X]元的重大费用支出，需经公司高层领导集体审批。审批流程包括部门负责人初审、财务审核、总经理审核、董事长审批等环节。重大费用报销应提前提交详细的费用预算和支出计划，经公司相关部门审核通过后，方可实施。报销时，应提供费用发生的详细说明、相关证明材料及审批文件等。六、报销时间规定1.员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上不得超过费用发生之日起[X]个工作日。2.每月[X]日为公司报销截止日期，当月费用必须在截止日期前提交报销申请，逾期未提交的，财务部门将不再受理，费用由个人承担。3.对于因特殊原因未能及时报销的费用，报销人应提前向财务部门说明情况，并提交书面申请，经财务部门同意后，可适当延长报