财务档案管理办法

财务档案管理办法第一章总则第一条制定目的为规范本单位（本地区）财务档案管理工作，加强财务档案的收集、整理、保管、利用和销毁等全流程管理，保障财务档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，防范财务风险，保护国有资产（单位财产）安全，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等法律法规及相关政策规定，结合本单位（本地区）实际，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于本单位（本地区）所有部门、下属单位（分支机构）及参与财务活动的相关人员，涵盖财务档案的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、复制、移交、销毁等全部工作环节。本办法所称财务档案，是指单位在开展会计核算、财务管理、资金运作、审计监督等财务活动中形成的，具有保存价值的各种形式的记录，包括纸质档案、电子档案、音像档案等，具体范围如下：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；（三）财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告（包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、附注及相关分析报告）、专项财务报告、审计报告、决算报告等；（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表及完税凭证、财务计划、财务管理制度、财务分析材料、经费审批单据、合同协议（与财务相关）、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册，以及电子会计档案、财务工作相关音像资料等。第三条核心原则（一）依法依规原则：财务档案管理严格遵守国家有关法律法规、规章及相关政策要求，规范操作流程，杜绝违法违规管理行为，确保财务档案管理合法合规。（二）真实完整原则：财务档案的形成、收集、整理必须真实反映单位财务活动的全过程，确保档案内容真实、数据准确、手续齐全、完整无缺，不得伪造、篡改、损毁财务档案。（三）安全保密原则：建立健全财务档案安全管理制度，采取必要的防火、防盗、防潮、防虫、防霉变、防泄密、防损坏等防护措施，保障财务档案的物理安全和信息安全，严防档案丢失、损毁和信息泄露。（四）规范有序原则：财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅、移交、销毁等环节，按照统一标准、规范流程开展，做到分类清晰、整理规范、归档及时、管理有序，便于查阅和利用。（五）全程管控原则：对财务档案从形成到销毁的全生命周期进行管控，明确各环节责任主体和管理要求，实现财务档案全程可追溯、可核查。第四条管理体制财务档案管理实行“统一领导、分级负责、财务牵头、档案配合、全员参与”的管理体制：1.本级单位（人民政府）统一领导本单位（本地区）财务档案管理工作，审定财务档案管理相关政策、管理制度，协调解决管理工作中的重大问题，保障财务档案管理工作所需经费和人员。2.财务部门是财务档案管理的牵头部门，负责财务档案的形成、收集、整理、初步审核、归档、日常保管、查阅登记、移交等工作，建立健全财务档案管理台账，指导各相关部门做好财务档案的形成和收集工作。3.档案管理部门（或指定专人）负责对财务档案管理工作进行业务指导、监督检查，协助财务部门做好财务档案的规范化整理、长期保管、销毁审核等工作，配合开展财务档案的移交和利用工作。4.各业务部门负责本部门与财务活动相关的单据、合同、协议等资料的形成、收集和初步整理，及时移交财务部门归档，不得擅自留存、隐匿相关财务资料。5.财务人员、档案管理人员及相关业务人员，严格履行岗位职责，依法依规做好财务档案相关工作，对所负责的财务档案的真实性、完整性、安全性负责。第五条管理要求（一）单位应当加强财务档案管理工作的组织领导，明确财务档案管理岗位职责，配备专职或兼职财务档案管理人员，定期对财务档案管理人员进行业务培训和职业道德教育，提升管理水平。（二）财务档案管理工作所需经费（包括档案库房建设、防护设备购置、档案整理、数字化建设、保管维护等费用），纳入单位年度经费预算，专款专用，保障足额到位。（三）建立财务档案管理考核机制，将财务档案管理工作纳入相关部门和人员的年度绩效考核，对工作成效显著的予以表彰奖励，对违规管理的予以通报批评和责任追究。第二章财务档案的形成与收集第六条财务档案的形成规范（一）财务人员在开展会计核算、财务管理等工作中，应当严格按照国家会计制度和单位财务管理制度的规定，规范填写会计凭证、登记会计账簿、编制财务报告，确保财务档案形成的规范性和准确性。（二）原始凭证应当真实、合法、完整，具备凭证名称、填制日期、填制单位（或填制人）、经办人签名或盖章、接收单位、经济业务内容、数量、单价、金额等必备要素，不得使用虚假原始凭证。（三）记账凭证应当根据审核无误的原始凭证填制，明确凭证编号、填制日期、会计科目、金额、附件张数、填制人员、审核人员、记账人员等内容，手续齐全、填制规范，附件粘贴整齐。（四）会计账簿应当按照国家会计制度规定的格式和要求登记，字迹清晰、数字准确、摘要完整，账证相符、账账相符、账实相符，不得涂改、挖补、刮擦或擅自销毁账簿。（五）财务报告应当按照国家统一的会计制度和单位要求编制，内容完整、数据真实、编制及时，加盖单位公章、财务负责人章、编制人员章，附注说明清晰，专项报告、审计报告等应当附相关佐证材料。（六）其他财务档案（如合同协议、审批单据、纳税资料等），应当具备相关法律法规和单位制度规定的必备要素，手续齐全、内容完整，符合归档要求。第七条财务档案的收集要求（一）财务档案实行“谁形成、谁收集”的原则，财务部门负责收集本部门形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等核心财务档案；各业务部门负责收集本部门形成的与财务相关的合同、协议、审批单据等资料，及时移交财务部门。（二）财务人员应当在经济业务发生完毕后，及时收集相关原始凭证、记账凭证等资料，核对无误后整理归档，不得拖延、积压；月度、季度、年度财务报告编制完成后，应当在15个工作日内收集齐全相关附件和佐证材料，整理归档。（三）银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表及完税凭证等资料，财务部门应当按月收集，核对无误后留存归档；年度终了后，汇总整理全年相关资料，统一归档。（四）电子财务档案（包括电子会计凭证、电子账簿、电子财务报告等），应当与纸质财务档案同步形成、同步收集，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，备份留存，防止数据丢失或篡改。（五）收集的财务档案资料，应当剔除无用、重复的资料，核对资料的完整性和准确性，对破损、残缺、模糊的资料，应当及时修补、复制，确保档案资料符合保管要求。第三章财务档案的整理与归档第八条财务档案的整理规范（一）财务档案整理应当遵循“分类准确、装订整齐、编号规范、目录清晰”的原则，按照财务档案的类别、形成时间、保管期限等进行分类整理，做到条理清晰、便于查阅。（二）会计凭证的整理：按月整理，将同一月份的记账凭证、原始凭证及附件，按照凭证编号顺序排列，剔除金属物，装订成册，装订牢固、整齐；每册凭证应当加装封面和封底，封面注明单位名称、凭证类别、所属月份、凭证起止编号、附件张数、装订人员、装订日期等内容；封底注明凭证保管期限，编制凭证目录，附在凭证册首页。（三）会计账簿的整理：年度终了后，对总账、明细账、日记账、固定资产卡片等会计账簿进行整理，核对账簿记录与会计凭证、财务报告的一致性；账簿装订成册，加装封面和封底，封面注明单位名称、账簿名称、所属年度、账簿起止页数、记账人员、审核人员、装订人员、装订日期等内容；固定资产卡片应当按类别、使用部门整理，单独装订归档。（四）财务报告的整理：按年度、季度、月度分类整理，同一时期的财务报告（包括报表、附注、分析报告、审计报告等）集中整理，装订成册；加装封面和封底，封面注明单位名称、报告类别、报告期间、编制日期、编制人员、审核人员等内容，编制报告目录，附在报告册首页。（五）其他财务档案的整理：按照类别（如合同协议、审批单据、纳税资料等）分类，按形成时间顺序排列，装订成册或装入档案盒，加装封面，注明单位名称、档案类别、形成时间、保管期限、份数、页数等内容，编制档案目录。（六）电子财务档案的整理：按照纸质财务档案的分类标准进行分类整理，建立电子档案目录，标注电子档案对应的纸质档案编号、形成时间、保管期限等信息；对电子档案进行压缩、加密处理，备份存储，确保电子档案可长期读取和使用。第九条财务档案的归档要求（一）财务档案归档实行“定期归档”制度，月度会计凭证应当在月度终了后10个工作日内整理归档；季度财务报告应当在季度终了后15个工作日内整理归档；年度财务档案（包括会计账簿、年度财务报告、全年其他财务资料等）应当在年度终了后3个月内整理完毕，办理归档手续。（二）财务档案归档前，财务部门应当对整理完毕的财务档案进行初步审核，核对档案资料的完整性、准确性、规范性，审核合格后，填写《财务档案归档申请表》，提交档案管理部门（或指定专人）审核验收。（三）档案管理部门（或指定专人）对归档的财务档案进行验收，重点检查档案整理的规范性、资料的完整性、装订的牢固性等，验收合格的，办理归档交接手续，双方在《财务档案归档交接清册》上签字确认，明确交接责任。（四）归档的财务档案，应当按照保管期限分类存放，标注清晰，纸质档案存放于专用档案库房，电子档案存储于专用服务器或存储设备，实行分类管理、专人负责。（五）已归档的财务档案，不得擅自修改、增减、抽取，确需补充、修改的，应当经财务部门负责人和档案管理部门负责人批准，补充相关说明材料，注明修改原因和修改日期，重新归档。第四章财务档案的保管与维护第十条财务档案的保管期限财务档案的保管期限，按照国家《会计档案管理办法》及相关规定执行，分为永久保管和定期保管两类，定期保管期限分为10年、30年，具体如下：（一）永久保管的财务档案：年度财务会计报告、决算报告、审计报告；会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案移交清册；涉及重大经济事项、重大决策的财务档案；法律法规规定应当永久保管的其他财务档案。（二）保管期限30年的财务档案：会计凭证、会计账簿（包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助账簿）；会计档案移交清册（除永久保管外）；法律法规规定应当保管30年的其他财务档案。（三）保管期限10年的财务档案：月度、季度财务会计报告；银行存款余额调节表、银行对账单；纳税申报表及完税凭证；法律法规规定应当保管10年的其他财务档案。（四）财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起；电子财务档案的保管期限与对应的纸质财务档案保管期限一致。第十一条财务档案的保管要求（一）建立专用财务档案库房，配备必要的防护设施，包括防火、防盗、防潮、防虫、防霉变、防高温、防光、防尘等设备（如灭火器、保险柜、除湿机、防虫药等），确保财务档案的物理安全。（二）财务档案库房应当保持整洁、干燥，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，避免档案受潮、霉变、虫蛀、损坏；严禁在档案库房内吸烟、存放易燃易爆物品、腐蚀性物品等，杜绝安全隐患。（三）纸质财务档案应当存放于档案柜、档案架，分类摆放，标注清晰，便于查找；档案柜、档案架应当坚固、防潮，避免档案受压、破损；永久保管的财务档案，应当采用防酸、防虫、防潮的专用档案盒和纸张整理存放。（四）电子财务档案应当存储于专用服务器或加密存储设备，建立健全电子档案备份制度，实行异地备份、定期备份（至少每月备份一次），防止电子档案数据丢失、篡改、泄露；电子档案存储设备应当定期维护、检测，确保设备正常运行。（五）财务档案管理人员应当定期对财务档案进行检查、维护，每月检查一次纸质档案的保管情况，每季度检查一次电子档案的存储情况，发现档案破损、霉变、虫蛀、数据异常等问题，应当及时采取修补、复制、恢复等措施，做好检查记录。（六）财务档案管理人员变动时，应当办理财务档案交接手续，编制《财务档案交接清册》，注明交接档案的类别、编号、数量、保管期限等内容，交接双方、监交人签字确认，确保档案交接规范、无遗漏。第十二条财务档案的维护规范（一）对破损、残缺、模糊的纸质财务档案，应当及时进行修补、托裱、复制，复制件应当与原件一并归档，注明复制日期、复制人员，确保档案内容清晰、完整。（二）对霉变、虫蛀的财务档案，应当及时进行晾晒、消毒、杀虫处理，防止霉变、虫蛀蔓延，处理后整理归档，做好处理记录。（三）电子财务档案出现数据损坏、无法读取等问题时，应当及时调用备份数据进行恢复，恢复后对电子档案进行核对，确保数据准确、完整，做好恢复记录。（四）财务档案的保管环境发生变化（如库房搬迁、设备更新等）时，应当对财务档案进行全面清点、核对，编制清点核对清册，确保档案数量准确、无丢失、无损坏，搬迁、更新后及时调整档案存放位置，标注清晰。第五章财务档案的查阅与利用第十三条财务档案的查阅要求（一）财务档案查阅实行“严格审批、登记备案”制度，查阅财务档案的人员（包括本单位人员、外部单位人员），应当向财务部门或档案管理部门提出书面申请，说明查阅目的、查阅范围、查阅方式、查阅期限等内容，经相关负责人批准后，方可查阅。（二）本单位内部人员查阅财务档案：部门内部人员查阅，经部门负责人批准；部门负责人查阅，经财务部门负责人批准；单位领导查阅，经单位主要负责人批准；查阅永久保管的财务档案，需经单位主要负责人批准。（三）外部单位（如审计、税务、纪检监察、司法机关等）查阅财务档案，应当出具单位介绍信、查阅人员有效身份证件及相关执法文书（如审计通知书、税务检查通知书等），经单位主要负责人批准后，方可查阅，财务部门和档案管理部门应当全程陪同。（四）查阅财务档案时，应当在指定的场所进行，不得擅自将财务档案带出指定场所；严禁涂改、勾画、抽取、损毁、复制、传播财务档案，严禁泄露财务档案中的涉密信息。（五）查阅纸质财务档案时，应当保持档案整洁，不得折叠、撕毁、污染档案；查阅完毕后，应当及时将档案归还，财务档案管理人员核对无误后，在查阅登记册上注明归还日期。第十四条财务档案的复制与借阅（一）确需复制财务档案的，应当在查阅申请中注明复制目的、复制范围，经批准后，由财务档案管理人员负责复制，复制件应当加盖财务部门或档案管理部门公章，注明复制日期、复制来源，与原件具有同等效力。（二）财务档案一般不得借阅，确因工作需要借阅的（仅限本单位内部），应当提出书面借阅申请，经单位主要负责人批准后，办理借阅手续，签订借阅协议，明确借阅期限、借阅责任，借阅期限最长不得超过15个工作日，逾期未归还的，应当办理续借手续，续借期限不得超过7个工作日。（三）借阅的财务档案，应当妥善保管，不得转借、出租、损毁、篡改，借阅完毕后，及时归还，财务档案管理人员核对无误后，注销借阅登记。（四）外部单位不得借阅财务档案，确因执法、审计等工作需要复制的，按照本办法第十三条第三款、第十四条第一款的规定执行，复制件仅用于相关工作，不得用于其他用途。第十五条财务档案的利用管理（一）财务档案管理人员应当建立《财务档案查阅、复制、借阅登记册》，详细记录查阅、复制、借阅人员姓名、单位、身份证件号、查阅（复制、借阅）目的、范围、时间、归还日期、经办人等信息，实现全程可追溯。（二）利用财务档案时，应当遵守国家法律法规和单位相关规定，不得利用财务档案从事违法违规活动，不得泄露财务档案中的商业秘密、涉密信息等，对违反规定的，依法依规追究责任。（三）财务部门和档案管理部门应当根据工作需要，整理财务档案利用台账，分析财务档案利用情况，为单位财务管理、决策提供参考。（四）涉密财务档案的查阅、复制、利用，应当严格按照保密制度规定执行，查阅人员应当签订保密承诺书，严禁泄露涉密信息，涉密财务档案不得擅自复制、传播。第六章财务档案的移交与销毁第十六条财务档案的移交（一）财务档案移交分为内部移交和外部移交，内部移交包括财务部门与档案管理部门的移交、财务档案管理人员变动的移交；外部移交包括单位撤销、合并、分立时的财务档案移交。（二）财务部门整理完毕的财务档案，按照本办法第九条的规定，及时移交档案管理部门保管，办理移交手续，编制《财务档案移交清册》，双方签字确认，移交清册一式两份，双方各留存一份。（三）财务档案管理人员变动时，应当办理财务档案交接手续，编制《财务档案交接清册》，注明交接档案的类别、编号、数量、保管期限、存放位置等内容，交接双方、监交人签字确认，交接清册一式三份，交接双方、财务部门各留存一份。（四）单位撤销、合并、分立时，应当对财务档案进行全面清点、整理，编制《财务档案移交清册》，按照国家有关规定，将财务档案移交上级主管部门或接收单位保管，办理移交手续，双方签字确认，确保财务档案完整移交，不得擅自销毁、丢弃财务档案。（五）移交的财务档案，应当符合保管要求，纸质档案装订整齐、编号规范，电子档案备份完整、可读取，移交清册内容完整、数据准确。第十七条财务档案的销毁（一）财务档案保管期满后，按照“谁保管、谁申请、谁审核”的原则，由档案管理部门会同财务部门对保管期满的财务档案进行全面清查、鉴定，区分不同情况处理：1.保管期满且无保存价值的财务档案，经鉴定确认后，方可申请销毁；2.保管期满但仍有保存价值的财务档案（如涉及未结清债权债务、未完结经济业务、重大决策的财务档案），应当延长保管期限，延长保管期限按照国家相关规定执行，直至相关事项完结；3.涉密财务档案保管期满后，应当按照保密制度规定，经保密部门审核批准后，方可销毁，严禁擅自销毁涉密财务档案。（二）申请销毁财务档案的，应当编制《财务档案销毁清册》，注明销毁财务档案的类别、编号、数量、保管期限、形成时间、销毁原因等内容，经财务部门负责人、档案管理部门负责人审核，单位主要负责人批准后，方可组织销毁。（三）销毁财务档案时，应当由财务部门、档案管理部门共同组织，邀请审计部门或纪检监察部门现场监督，销毁人员、监督人员应当在《财务档案销毁清册》上签字确认，注明销毁日期、销毁方式。（四）销毁纸质财务档案，应当采用粉碎、焚烧等无害化方式处理，确保档案内容无法恢复；销毁电子财务档案，应当采用彻底删除、格式化、物理销毁存储设备等方式处理，防止数据恢复，做好销毁记录。（五）严禁擅自销毁财务档案，严禁销毁未到期、有保存价值的财务档案，严禁销毁涉密财务档案，对违规销毁财务档案的，依法依规追究相关人员责任。（六）《财务档案销毁清册》应当永久保管，详细记录销毁财务档案的相关信息，便于后续核查。第七章监督管理与法律责任第十八条监督管理（一）财务部门、档案管理部门应当建立健全财务档案管理监督检查机制，定期对财务档案的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、复制、移交、销毁等环节进行监督检查，每月开展一次日常检查，每年度开展一次全面检查，及时发现和纠正违规管理行为，做好检查记录。（二）审计部门应当将财务档案管理情况纳入年度审计计划，对财务档案管理的合规性、真实性、完整性进行审计监督，发现违法违规问题，及时提出审计建议，责令限期整改。（三）纪检监察机关应当对财务档案管理工作中的履职情况进行监督，对违规管理、弄虚作假、泄露涉密信息等违纪违法问题，依