图书馆文献资料制度

图书馆文献资料制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《公共文化服务保障法》及相关行业管理准则，结合公司内部精细化管理和风险防控需求制定。旨在规范公司图书馆文献资料的采集、存储、使用、共享及处置等全流程管理，保障文献资源安全完整，提升信息资源服务效能，防范文献管理领域的操作风险与合规风险。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工涉及图书馆文献资料的管理活动，覆盖文献资料的购置、编目、借阅、归还、数字化加工及报废处置等业务场景，以及与外部机构合作开展文献资源交换、捐赠等协同业务。第三条本制度核心术语定义如下：（一）“文献资料专项管理”指公司对图书馆文献资料实行的全过程闭环管控，包括制度建设、风险识别、流程优化、监督考核等系统性管理活动。（二）“文献管理风险”指因文献资料管理环节存在缺陷、操作不当或外部因素干扰，可能导致资料损毁、失密、资源浪费或合规问题的事件。（三）“合规操作”指文献管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求的行为标准。第四条文献资料专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。全面覆盖要求管理范围覆盖所有文献资料类型及业务环节；责任到人明确各层级管理主体的职责边界；风险导向强调突出重点环节的风险防控；持续改进推动管理机制动态优化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司图书馆文献资料专项管理负总责，承担统筹决策、资源保障及最终责任；分管领导作为直接责任人，负责组织推动制度落实、监督考核及跨部门协调。第六条设立公司文献资料专项管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括牵头部门、专责部门及业务单位代表，承担以下职能：（一）统筹协调文献资料管理的战略规划及重大事项决策；（二）审批年度管理计划、重大风险处置方案及专项预算；（三）监督评价管理成效，提出优化改进要求。第七条明确三类管理主体的职责分工：（一）牵头部门（如行政部或信息中心）职责：1.建设完善文献资料管理制度体系；2.组织开展文献管理风险排查与评估；3.落实文献资料采购、编目、数字化等全流程监督；4.负责员工培训宣贯及考核评价工作。（二）专责部门（如档案管理处或合规部）职责：1.审核文献资料管理的合规性及操作流程；2.优化文献资源分类标准及编目规则；3.处置文献管理领域的风险事件及违规行为；4.参与制定行业合规标准及政策建议。（三）业务部门/下属单位职责：1.承担本领域文献资料的日常管理及风险防控；2.按需申请购置文献资料，提交购置计划及验收报告；3.推动文献资料的共享利用及闲置处置；4.及时上报异常情况及管理建议。第八条基层执行岗位须履行以下合规操作责任：（一）遵守文献资料操作规程，签署岗位合规承诺书；（二）发现文献损毁、丢失、泄密等异常情况，立即上报并协助调查；（三）参与风险自查，记录操作日志及培训效果；（四）拒绝执行违规指令，保留证据并按规定报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条文献资料采集环节管控：1.合规标准：采购需求经业务部门提交，由牵头部门联合专责部门审核预算及必要性；选择合规供应商需完成资质审查、价格比对及履约能力评估；重大文献购置需经领导小组审批。2.禁止行为：严禁通过关联方低价采购、虚报需求套取资金等利益输送行为；禁止接受供应商回扣或不当馈赠。3.风险防控：重点监控采购过程是否存在信息不对称、决策随意性等风险；建立供应商黑名单制度。第十条文献资料编目环节管控：1.合规标准：执行统一的文献分类规则及著录标准，采用标准化标识体系；编目数据需经专责部门审核确保准确性；重要文献需同步建立全文数据库备份。2.禁止行为：严禁编目数据造假、擅自修改文献属性、隐匿敏感信息；禁止将涉密资料编入公开目录。3.风险防控：定期开展编目质量抽查，重点检查数据完整性及逻辑一致性；建立数据纠错闭环机制。第十一条文献资料存储环节管控：1.合规标准：库房环境须符合温湿度、防火防潮等要求；重要文献采用密集架存储并设置独立区域；建立文献出入库登记制度，实施电子化台账管理。2.禁止行为：严禁在库房内吸烟、使用明火；禁止擅自搬动、调换文献位置；禁止在存储区域堆放非文献资料。3.风险防控：定期检查库房设施设备，重点排查温湿度监控、安防系统等是否正常运转；建立灾害应急预案。第十二条文献资料借阅环节管控：1.合规标准：个人借阅需实名登记，特殊文献需经审批；建立借阅期限及续借规则；逾期未还须按规定收取滞纳金。2.禁止行为：严禁将文献转借他人、涂改借阅记录；禁止使用他人身份冒借或套取文献资源。3.风险防控：监控高频借阅异常情况，分析是否存在资源滥用或盗用风险；建立违规行为惩戒机制。第十三条文献资料数字化环节管控：1.合规标准：数字化项目需经专责部门审核内容合规性；重要文献优先进行脱敏处理；数据存储需采取加密措施并限制访问权限。2.禁止行为：严禁未经授权获取涉密文献电子版；禁止擅自对外提供数字化成果；禁止在数字化过程中泄露文献版权信息。3.风险防控：建立数据脱敏标准，定期开展系统漏洞扫描；实施操作日志审计。第十四条文献资料共享环节管控：1.合规标准：内部共享需经资料提供部门审批，外部合作需签订保密协议；建立文献使用统计台账；特殊文献共享需经领导小组批准。2.禁止行为：严禁违规泄露文献内容；禁止擅自扩大共享范围；禁止利用共享文献谋取私利。3.风险防控：监控文献借阅去向，重点排查是否存在违规传播风险；建立共享使用评价体系。第十五条文献资料处置环节管控：1.合规标准：报废文献需经鉴定评估，编制处置清单；处置过程需两名以上人员监督；纸质文献采用销毁或回收方式；电子文献需彻底删除并记录操作。2.禁止行为：严禁擅自处置文献资料；禁止将报废文献变相利用；禁止处置过程存在漏洞导致信息泄露。3.风险防控：建立处置记录存档制度，定期开展处置效果评估；严禁将涉密文献混入普通文献处置。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年对照法规变化及业务需求评估制度适用性；（二）专责部门收集管理实践中的问题反馈，提出修订建议；（三）修订后的制度需经领导小组审议，并由公司正式发文实施。第十七条风险识别预警机制：（一）牵头部门每季度组织专项风险排查，运用“风险矩阵法”分级评估；（二）专责部门根据评估结果发布预警通知，明确整改时限；（三）业务部门须将风险应对措施纳入工作计划。第十八条合规审查机制：（一）将文献管理合规审查嵌入以下关键节点：1.采购申请提交前；2.文献入库上架时；3.数字化项目启动前；4.年度借阅报告提交前。（二）未经合规审查的文献资料管理活动一律不得实施。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，专责部门跟踪验证；（二）重大风险启动应急预案，牵头部门牵头组织协同处置；（三）风险事件处置结果须书面报告领导小组。第二十条责任追究机制：（一）违规情形及处罚标准：1.擅自处置文献资料的，处X万元以下罚款，情节严重的调离岗位；2.违规泄露文献信息的，取消年度评优资格，涉嫌犯罪的移交司法机关；3.制度执行不到位的部门负责人，取消绩效奖金。（二）处罚程序：经专责部门立案调查，报领导小组审批后执行。第二十一条评估改进机制：（一）每年由牵头部门牵头开展管理成效评估，指标包括文献完整率、风险发生率、用户满意度等；（二）评估结果作为部门绩效考核依据，问题突出的须制定整改方案；（三）评估报告需提交领导小组审议，优秀经验纳入制度标准。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）公司主要负责人每半年听取文献管理专题汇报；（二）分管领导每月召开协调会议解决跨部门问题；（三）牵头部门设立专项管理办公室，配备专职人员。第二十三条考核激励机制：（一）将文献管理合规情况纳入部门年度考核的X%权重；（二）个人考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩；（三）设立专项管理“先进个人”评选，给予物质奖励。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层：每半年开展合规履职培训，内容涵盖政策法规及责任体系；（二）业务骨干：每年轮训文献管理技能，重点强化风险防控能力；（三）全体员工：通过内部平台发布操作指南，普及合规知识。第二十五条信息化支撑：（一）建设文献管理系统，实现采购、编目、借阅全流程电子化；（二）开发风险监控模块，对异常操作实时预警；（三）应用区块链技术保障重要文献数据不可篡改。第二十六条文化建设：（一）编制《文献管理合规手册》，图文并茂展示操作规范；（二）组织签署“全员合规承诺书”，强化责任意识；（三）设立“合规之星”评选，树立示范标杆。第二十七条报告制度：（一）风险事件上报：须在X小时内提交书面报告及证据材料；（二）年度