行政机关档案管理工作手册

行政机关档案管理工作手册前言档案是行政机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是机关工作的重要组成部分，也是国家档案资源的重要来源。为规范我单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及其实施条例、《机关档案管理规定》等国家有关法律法规和标准规范，结合我单位实际，特制定本手册。本手册旨在为我单位档案管理人员及各部门兼职档案员提供清晰、具体的工作指引，明确档案管理各环节的操作要求和职责分工，以期进一步夯实档案工作基础，充分发挥档案在机关决策、行政管理、历史研究、社会服务等方面的重要作用。全体工作人员均应认真学习并严格遵照执行。第一章档案管理工作的基本原则1.1统一领导，分级管理原则档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。单位档案工作由办公室（或指定的档案管理部门，下同）统一归口管理，各业务部门在办公室指导下做好本部门文件材料的收集、整理和归档工作。1.2完整准确，规范有序原则档案的收集、整理、保管、利用等各个环节，必须保证档案材料的齐全完整、内容真实准确、整理规范有序，确保档案的历史凭证作用。1.3安全保密，依法利用原则严格执行国家保密法律法规，建立健全档案安全保密制度，确保档案实体和信息安全。在遵守保密规定的前提下，按照法定程序和权限，积极提供档案利用服务，满足各项工作需求。1.4科学管理，服务发展原则运用科学的管理方法和先进的技术手段，优化档案管理流程，提高档案管理效率和现代化水平，使档案工作更好地服务于机关中心工作和长远发展。第二章档案管理工作基本流程2.1文件材料的收集与归档2.1.1归档范围各部门在工作中形成的，反映本部门主要职能活动和基本历史面貌，对本单位工作、国家建设和历史研究具有查考利用价值的各种门类和载体形态的文件材料，均属归档范围。具体包括：*各类公文（命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等）；*工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等；*反映本单位基本建设、设备购置、科研项目、重要活动等的文件材料；*具有凭证作用的合同、协议、奖状、证书等；*其他具有保存价值的文件材料。2.1.2归档时间*日常工作中形成的文件材料，一般应在办理完毕后的次年上半年内完成归档。*专项工作、重大活动、会议形成的文件材料，应在工作结束或会议闭幕之日起三个月内完成归档。*基建项目、科研课题等形成的文件材料，应在项目竣工验收或课题结题后三个月内完成归档。2.1.3归档要求*归档的文件材料应齐全完整，手续完备。*文件材料的制成材料应符合耐久性要求，字迹清楚、图样清晰、签章完备。*电子文件应连同其元数据一并归档，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。*归档时应填写《文件材料归档交接登记表》，办理交接手续。2.2档案的整理2.2.1分类档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。一般采用年度—机构（或问题）—保管期限的分类方法。具体分类方案由办公室制定并组织实施。2.2.2编号在分类的基础上，对档案进行系统化编号，包括全宗号、年度、保管期限、机构（或问题）代号、案卷号（或件号）等。编号应具有唯一性和稳定性。2.2.3排列与编目*案卷内文件材料应按照其形成的时间顺序或逻辑关系进行排列。*编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，著录项目应符合国家档案著录规则要求，确保著录准确、规范。2.3档案的保管2.3.1库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。保持适宜的温湿度（温度14-24℃，相对湿度45-60%）。2.3.2装具要求档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜（架）等装具进行存放。不同保管期限、不同载体的档案应分别存放。2.3.3库房管理*建立健全库房管理制度，严格执行档案出入库登记制度。*定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。*做好库房温湿度记录和调控工作，定期进行安全检查和卫生清扫。2.3.4特殊载体档案保管照片、录音录像、磁盘、光盘等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施，如避光、防磁、定期复制等。2.4档案的利用2.4.1利用范围与方式*本单位工作人员因工作需要可以查阅本单位形成的档案。*外单位查阅档案须持单位介绍信和有效身份证件，经办公室负责人批准。*档案利用方式包括查阅、复制、摘录、借阅等。2.4.2利用制度*查阅档案须填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅人等信息。*查阅秘密以上级别的档案，须经单位分管领导批准。*档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出的，须经办公室负责人批准，严格履行借阅手续，限期归还。*查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。*严禁利用档案从事违法违纪活动。2.4.3利用效果反馈鼓励利用者反馈档案利用效果，以便更好地改进档案工作。2.5档案的鉴定与销毁2.5.1鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、办公室及相关业务部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。2.5.2鉴定程序*档案鉴定工作小组按照档案保管期限表，对到期档案逐卷（件）进行鉴定。*对确无保存价值的档案，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.5.3销毁审批与监销*《档案销毁清册》须经单位主要领导批准后，方可销毁。*销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案。2.6档案的统计建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行准确统计，定期编制档案工作统计报表，为档案管理决策提供依据。第三章档案的保密管理3.1保密责任档案管理人员是档案保密工作的直接责任人，应严格遵守国家保密法律法规和本单位保密制度，切实履行保密义务。3.2保密措施*划分档案密级，按照“谁产生、谁定密、谁负责”的原则，准确划定档案密级和保密期限。*涉密档案应单独存放，严格控制接触范围。*传递、复制涉密档案，须按保密规定办理审批手续。*档案库房及办公设备应采取必要的保密技术防范措施。3.3失泄密处理一旦发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。第四章电子档案管理4.1收集与归档电子文件的收集应及时、完整，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案归档应符合国家相关标准，包括元数据的捕获与归档。4.2保管与备份电子档案应存储在符合安全要求的专用存储介质中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。对存储介质应进行规范管理和标识。4.3利用与安全电子档案的利用应在授权范围内进行，采取身份认证、权限控制等安全保密措施。确保电子档案在利用过程中不被篡改、泄露。4.4长期保存针对电子档案的技术特性，制定相应的长期保存策略，包括格式转换、迁移等，确保电子档案的长期可读性。第五章档案管理的监督与检查5.1内部监督办公室应定期对本单位各部门的档案管理工作进行监督检查，及时发现和解决问题。5.2人员职责与培训*档案管理人员应具