企业档案管理标准规范手册

企业档案管理标准规范手册第一章总则1.1目的与依据为规范本企业档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及行业相关规定，结合本企业实际情况，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于企业各部门、各下属单位（以下统称“各单位”）的档案管理工作。凡在企业各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，均应按照本手册进行管理。1.3定义本手册所称档案，是指企业在研发、生产、经营、管理等各项活动中直接形成的，对企业具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。1.4基本原则企业档案管理遵循以下原则：*统一领导，分级管理：档案工作实行企业统一领导，各单位分级负责的管理体制。*完整准确，系统规范：确保归档文件材料的齐全完整、内容真实准确、整理规范有序。*安全保密，依法利用：严格执行档案保密规定，保障档案安全，在符合法律法规前提下，促进档案资源的合理利用。*科学管理，服务发展：运用科学的管理方法和技术手段，提升档案管理效能，为企业生产经营和持续发展提供有效服务。第二章管理机构与职责2.1管理机构设置企业设立档案管理部门（或指定综合管理部门负责档案工作），作为档案工作的职能管理机构，对全企业档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。各单位应明确档案工作负责人，并配备专（兼）职档案管理人员。2.2档案管理部门职责档案管理部门主要职责包括：*贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策；*制定和完善企业档案管理制度、工作细则及业务规范；*负责企业各类档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用、销毁等工作的组织实施与监督检查；*指导和督促各单位做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作；*组织档案管理人员的业务培训和学习交流；*负责企业档案信息化建设的规划与实施；*维护档案的完整与安全，防止档案损毁、丢失和泄密。2.3各单位及人员职责各单位负责人是本单位档案工作的第一责任人，负责本单位档案工作的组织领导和资源保障。专（兼）职档案管理人员负责本单位日常文件材料的收集、整理、预归档，并按规定向企业档案管理部门移交归档；协助档案管理部门开展档案利用等工作。全体员工均有保护企业档案的义务，在工作中形成的应归档材料，须按规定及时交本单位档案管理人员。第三章档案的收集与归档3.1归档范围企业在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料均属归档范围，主要包括但不限于：*企业设立、变更、注销等基础资质文件；*企业发展战略、规划、计划、总结、报告等；*生产经营、市场营销、财务管理、人力资源、行政管理等各项管理工作中形成的文件材料；*产品研发、技术创新、知识产权等相关文件材料；*对外交往、合作、合同协议等文件材料；*各类会议记录、决议、纪要等；*获得的荣誉、奖励及重要声像、实物等材料。具体归档范围详见附件《企业文件材料归档范围与保管期限表》。3.2归档要求*及时性：各项工作完成后，相关人员应及时将形成的文件材料整理后交本单位档案管理人员。定期归档的，应在规定期限内完成。*完整性：归档文件材料应齐全完整，一份文件的正件、附件，印件、定稿，请示、批复等应一并归档。*准确性：归档文件材料内容应真实准确，与实际情况相符，手续完备。*规范性：归档文件材料应符合规定的载体要求和格式标准，字迹清晰，签署完备。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。3.3归档时间*管理类文件材料一般应在次年上半年完成归档。*项目类文件材料应在项目完成后三个月内完成归档。*合同、协议等具有法律效用的文件材料，在签订生效后一个月内完成归档。*其他特殊类型文件材料的归档时间，由档案管理部门根据实际情况确定。3.4归档手续文件材料归档时，移交单位与档案管理部门（或本单位档案管理人员）应办理交接手续，填写《文件材料归档交接登记表》，双方签字确认，明确责任。第四章档案的整理与编目4.1整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.2分类方法企业档案采用年度-机构（或业务类别）-保管期限的分类方法。具体分类体系由档案管理部门制定并统一执行，确保分类标准的一致性和稳定性。4.3组卷与排列归档文件材料应按照分类方案进行组卷（件）。卷内文件应按照形成时间或逻辑关系系统排列，并编写页号或件号。4.4编目档案应进行系统编目，主要包括：*案卷（件）目录：记录案卷（件）的基本信息，如档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等。*卷内文件目录：记录卷内每份文件的顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等。*档号编制：档号应具有唯一性和可追溯性，按照分类方案和排列顺序进行编制，格式应规范统一。第五章档案的保管5.1库房与装具档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。档案装具（如档案柜、档案盒等）应符合国家标准，坚固耐用，便于管理。库房应保持整洁有序，档案存放应科学排列，易于存取。5.2保管要求*不同载体的档案应分别存放，电子档案、声像档案等应采取特殊保护措施。*定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。*严格控制库房温湿度，根据档案载体特性采取相应的调控措施。*库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品，配备必要的消防器材和报警装置，并定期检查维护。5.3安全保密档案管理部门应建立健全档案安全保密制度，定期进行保密检查和教育。档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。查阅涉密档案须经严格审批，并有专人监督。档案库房及相关设备应采取必要的安全保密技术防范措施。第六章档案的利用与服务6.1利用范围与权限档案利用应在规定范围内进行。企业内部人员因工作需要可按规定查阅相关档案；外部单位或人员查阅档案，须持有效证件并经企业相关负责人批准。涉密档案的利用，须严格按照保密规定执行，限定在批准的范围内。6.2利用手续查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案内容、查阅人信息等，经相应权限负责人审批后，方可查阅。借阅档案须办理借阅登记手续，明确借阅期限。6.3利用要求查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。档案一般不得带出阅档室，确因特殊情况需带出的，须经档案管理部门负责人批准，并限期归还。归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可注销借阅手续。6.4服务方式档案管理部门应根据需求，提供档案查阅、复制、摘录、证明等服务。积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为企业决策和各项工作提供主动服务。第七章档案的鉴定与销毁7.1鉴定组织企业档案管理部门应会同相关业务部门组成档案鉴定小组，负责对已到保管期限档案的价值进行鉴定。7.2鉴定程序鉴定小组按照《企业文件材料归档范围与保管期限表》及有关规定，对档案进行逐卷（件）审查，提出继续保管、限期保管或销毁的意见，报企业分管领导审批。7.3销毁规定经批准销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细记录销毁档案的档号、题名、数量、鉴定意见、批准人等信息。销毁档案时，应有两人以上监销，监销人须在《档案销毁清册》上签字，并对销毁过程进行监督，确保档案彻底销毁，防止泄密。严禁个人私自销毁档案材料。第八章档案的信息化管理8.1总体要求企业应积极推进档案信息化建设，将其纳入企业信息化发展总体规划，建立健全档案信息化管理制度和工作规范，保障档案信息化工作的顺利开展。8.2电子文件管理电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用等应符合国家及行业关于电子文件管理的相关标准和要求。确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件归档应与纸质文件归档同步进行，或按照规定将电子文件转化为符合要求的格式进行归档。8.3档案管理系统企业应根据实际需要，配置或开发符合要求的档案管理系统，实现档案的数字化著录、存储、检索、利用和管理。档案管理系统应具备完善的权限管理、日志记录、数据备份与恢复等功能，确保系统安全稳定运行。8.4数据安全与备份档案数字化数据及电子档案应定期进行备份，并妥善保管备份介质。采取有效的安全保密技术措施，防止数据丢失、损坏或被非法访问、篡改。第九章人员培训与考核9.1业务培训档案管理部门应定期组织档案管理人员进行业务培训，内容包括档案法律法规、专业知识、操作技能、信息化应用等，不断提高档案管理人员的综合素质和业务能力。9.2考核与奖惩企业将档案工作纳入相关部门和人员的考核体系。对在档案工作中表现突出、做出显著成绩的单位和个人给予表彰奖励；对违反档案管理规定，造成档案损毁、丢失、泄密或其他不良后果的，视情节轻重给予批评教育、行政处分，直至追究法律责任。第十章监督与检查企业档案管理部门负责对各单位档案管理工作的日常监督与检查，定期组织全面检查或专项检查，及时发现问题，督促整改。检查结