合同及信息管理办法

合同及信息管理办法第一章总则第一条为进一步规范公司合同及信息管理工作，防范经营风险，保障公司合法权益，提高管理效率，特制定本办法。第二条本办法所称合同，是指公司在生产经营、管理活动中与其他法人、其他组织或自然人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的各类协议、契约、意向书等具有法律约束力的文件。第三条本办法所称信息，是指公司在经营管理、业务开展、技术研发等活动中产生、获取、处理和保存的各类数据、文件、资料、记录等，包括但不限于商业秘密、技术信息、经营信息、客户信息、财务信息及人事信息等。第四条合同及信息管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定。（二）统一管理原则：合同及信息实行分类分级管理，明确管理责任部门和责任人。（三）风险控制原则：强化合同全生命周期风险防控，确保信息的真实性、准确性、完整性和安全性。（四）效率与保密兼顾原则：在保证管理效率的同时，严格执行保密制度，保护公司敏感信息。（五）可追溯性原则：合同及信息的产生、流转、变更、销毁等过程应有记录，确保可追溯。第五条本办法适用于公司及各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）的合同及信息管理活动。第二章合同管理第一节合同管理职责第六条公司[指定部门，如：综合管理部或法务部]是合同管理的归口部门，主要职责包括：（一）负责本办法的制定、修订、解释和监督执行；（二）负责公司标准合同文本的制定、修订和推广使用；（三）参与公司重大合同的谈判、评审与签订；（四）负责合同专用章的管理和使用审批；（五）指导、监督各单位的合同管理工作，组织合同管理培训；（六）负责合同纠纷的归口协调处理；（七）负责公司合同档案的统一归档和管理。第七条各业务部门是合同的承办部门，主要职责包括：（一）负责合同项目的可行性研究、对方当事人的资信调查与评估；（二）负责合同的初步洽谈、起草（或根据对方提供的合同文本进行初步审核）；（三）负责合同履行过程中的具体事宜，包括但不限于履约跟踪、协调、变更、解除及纠纷初步处理；（四）负责将合同文本及相关资料按规定流程报审，并对所提供材料的真实性、完整性负责；（五）负责合同履行完毕后的总结及相关资料的收集、整理，并按规定移交归档。第八条财务部门负责对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关事项进行审核，并根据生效合同办理款项收付。第九条其他相关职能部门根据各自职责对合同进行专业审核，如技术部门负责技术条款审核，人力资源部门负责人事合同审核等。第二节合同的起草与审核第十条合同起草应遵循“内容合法、条款完备、权利义务对等、意思表示真实、文字表述准确”的基本原则。公司有标准合同文本的，应优先使用标准文本。第十一条合同起草前，承办部门应对合同相对方的主体资格、经营范围、资信状况、履约能力、商业信誉等进行必要的调查和评估，并留存相关证明材料。第十二条合同一般应包含以下主要条款：（一）当事人的名称（或姓名）和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法；（九）合同生效条件及有效期；（十）其他根据合同性质需要约定的条款（如保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等）。第十三条合同文本完成后，承办部门应填写《合同审批表》，连同合同文本、相对方资质材料、可行性分析报告等相关附件，按规定审批流程提交相关部门审核。第十四条审核部门应在收到合同审核材料后，在规定时限内完成审核，并出具明确的审核意见。审核意见应具体、明确，对修改建议应说明理由。第十五条承办部门应根据各审核部门的意见对合同文本进行修改完善。若对审核意见有异议，应与审核部门协商解决；协商不成的，报请公司分管领导裁定。第十六条合同审核通过后，方可进入签订程序。第三节合同的签订与履行第十七条合同签订前必须履行完毕所有审核程序。未经审核或审核未通过的合同，不得签订。第十八条公司对外签订合同，应由法定代表人或其授权委托的代理人在授权范围内签署。授权委托代理人签订合同的，应出具《授权委托书》。第十九条合同经双方法定代表人或授权代理人签字并加盖单位公章（或合同专用章）后生效。公司合同专用章的使用须严格履行审批手续。第二十条合同签订后，承办部门是合同履行的第一责任人，应全面负责合同的履行，确保按照合同约定及时、全面地履行己方义务，并密切关注对方当事人的履约情况。第二十一条在合同履行过程中，如发生可能影响合同履行的情况（如对方履约能力下降、市场重大变化等），承办部门应及时向公司领导汇报，并采取相应措施防范风险。第二十二条如需变更或解除合同，应经双方协商一致，并签订书面的变更或解除协议，按原合同审批流程履行审核手续。第二十三条合同履行完毕或终止后，承办部门应及时进行总结，并将合同履行过程中的所有文件资料（包括但不限于合同正本、补充协议、送货单、验收单、付款凭证、发票、往来函件等）收集整理，按规定期限移交档案管理部门归档。第四节合同纠纷处理与档案管理第二十四条发生合同纠纷时，承办部门应及时收集证据，分析原因，并提出初步处理意见，报公司领导及合同归口管理部门。第二十五条合同纠纷的处理应遵循“友好协商、平等互利、依法处理”的原则。协商不成的，可根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。第二十六条合同档案是公司重要的法律和经营档案，应按照公司档案管理规定进行统一管理。合同档案的保管期限应符合国家及公司相关规定。第二十七条借阅、复制合同档案须履行审批手续，并遵守保密规定。第三章信息管理第一节信息管理的范围与原则第二十八条本办法所称信息管理，包括对公司在经营管理、业务运作、技术研发、行政管理等活动中产生和获取的各类信息的采集、分类、存储、使用、传输、共享、保密及销毁等环节的管理。第二十九条信息管理应遵循“统一标准、分级负责、安全保密、高效利用”的原则，确保信息的真实性、准确性、完整性、及时性和安全性。第二节信息的采集与分类第三十条各单位应根据业务需要，规范信息采集行为，确保采集的信息真实、准确、完整。信息采集应符合法律法规及公司相关规定，不得非法获取信息。第三十一条公司信息根据其重要性、敏感性及保密要求，可分为公开信息、内部信息、保密信息和核心保密信息（或商业秘密）。具体分类标准及范围由公司另行制定或在相关专项制度中明确。第三十二条对于涉密信息，应在产生时即明确其密级，并标注保密标识。第三节信息的存储与使用第三十三条公司信息应存储在指定的信息系统或存储介质中。重要信息应进行备份，确保数据安全。第三十四条信息系统的建设、使用和维护应符合国家信息安全等级保护要求，采取必要的安全技术措施，防止信息泄露、丢失、篡改和损坏。第三十五条信息的使用应遵循“按需获取、权限控制”的原则。各单位和个人应在授权范围内使用信息，不得擅自扩大使用范围或向无关人员泄露。第三十六条公司鼓励信息资源的内部共享，以提高工作效率和决策水平。信息共享应建立在安全可控的基础上，明确共享范围和权限。第四节信息保密与安全第三十七条公司所有员工对在工作中接触到的公司涉密信息均负有保密义务，无论其是否与该信息的直接处理相关。第三十八条涉密信息的传输、复制、存储应采取加密、权限控制等安全保密措施。严禁使用非公司指定的外部通讯工具（如个人邮箱、即时通讯软件）传输、存储公司涉密信息。第三十九条公司应定期组织信息安全和保密培训，提高员工的信息安全意识和保密观念。第四十条员工离职时，应办理涉密信息资料的交接手续，并签署保密承诺书，继续履行对公司商业秘密的保密义务。第四十一条发生信息泄露事件时，相关单位和个人应立即采取补救措施，并向公司信息管理部门（或保密工作部门）及公司领导报告。公司将根据泄露情况及造成的后果，对相关责任人进行处理。第五节信息系统管理第四十二条公司信息系统的建设、运维和管理应遵循统一规划、分级负责的原则。各信息系统的使用单位是系统信息安全的直接责任单位。第四十三条信息系统用户应妥善保管自己的账号和密码，定期更换密码，不得转借或泄露给他人。第四十四条信息系统应建立健全访问控制、日志审计、病毒防护、数据备份与恢复等安全机制，确保系统及数据的安全稳定运行。第四章责任追究第四十五条各单位及员工应严格遵守本办法的各项规定。对于违反本办法，造成公司合同纠纷、经济损失、信息泄露或其他不良后果的，公司将根据情节轻重及造成损失的大小，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。第四十六条有下列情形之一的，应从重或加重处理：（一）故意违反本办法规定，造成重大损失或恶劣影响的；（二）隐瞒事实真相，或提供虚假信息，导致决策失误的；（三）泄露公司核心商业秘密的；（四）对发生的