OA系统建设合同

OA系统建设合同一、合同主体与合作背景合同开篇，首先应明确甲乙双方的主体身份信息，包括但不限于单位全称、法定代表人、注册地址、统一社会信用代码及联系方式等。此部分信息务必准确无误，为合同的法律效力奠定基础。紧接着，简述合作背景与签约目的，例如：“鉴于甲方业务发展需要，拟建设一套高效、稳定的OA系统以优化办公流程；乙方在OA系统开发与实施方面具备相应的技术实力与成功经验。双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，就甲方委托乙方进行OA系统建设事宜，达成如下协议。”此部分旨在阐明合作的必要性与合意基础。二、项目概况与目标清晰的项目概况是后续所有工作的指引。应明确项目名称，例如“XX公司协同办公自动化系统建设项目”。更重要的是，需简明扼要地阐述项目建设目标，即通过该OA系统期望达成的具体业务价值，如“实现公文流转电子化、项目管理可视化、知识文档集中化、移动办公便捷化，提升整体办公效率XX%”等。目标应具有一定的可衡量性，避免空泛。三、项目需求与范围界定此章节是合同的核心内容之一，也是最容易产生歧义的部分，需投入最大精力进行细化与明确。（一）需求描述应以附件形式（通常为《OA系统需求规格说明书》）详细列出甲方的功能需求、非功能需求（如性能、安全、易用性、兼容性等）、数据迁移需求（若有）以及与其他现有系统的集成需求（如ERP、HR系统等）。需求描述应尽可能具体、明确，避免使用“大约”、“左右”、“良好”等模糊性词汇。对于关键流程，建议辅以流程图进行说明。（二）项目范围在明确需求的基础上，需严格界定项目范围。这包括：1.功能模块清单：明确系统将包含的具体模块，如门户管理、流程引擎、公文管理、会议管理、日程安排、知识库、资产管理、人力资源管理（部分）、移动应用等。2.不包含的内容：为避免后续争议，对于明确不包含在本次项目范围内的工作（如特定的第三方系统深度定制开发、超出常规范围的硬件采购、非标准环境的适配等），也应予以列明。3.需求变更机制：需求变更是项目实施过程中常见的现象。合同中必须约定需求变更的提出、评估、审批流程，以及由此引发的费用调整和工期变动的处理原则。通常，重大需求变更需另行签订补充协议。四、项目实施与管理（一）项目团队甲乙双方应分别指定项目负责人及项目组成员，明确各自在项目中的职责与权限。乙方应承诺投入具备相应资质和经验的开发、测试、实施与运维人员，并保持团队稳定性。（二）开发与实施周期合同中需明确项目的总体周期以及关键里程碑节点，如需求分析与设计完成、系统开发完成、单元测试与集成测试完成、用户验收测试（UAT）开始与结束、系统上线试运行、最终验收等。每个里程碑应约定交付物和完成标准，并预留合理的评审时间。对于可能影响工期的因素（如甲方未能及时提供必要资料、重大需求变更等），应约定工期顺延的条件和程序。（三）项目沟通与报告机制建立规范的沟通机制是确保项目信息畅通的关键。合同应约定双方定期沟通会议的频率（如每周）、形式（线上/线下）及参与人员。乙方需按约定提交项目进展报告，内容包括已完成工作、计划工作、存在问题及解决方案等。五、系统交付与验收（一）交付物清单乙方应向甲方交付的成果物需一一列明，通常包括：*部署上线的OA系统软件及相关安装程序；*系统源代码（若合同约定源代码归属甲方或提供源代码授权）；*详细的技术文档，如《需求规格说明书》、《系统设计说明书》、《数据库设计说明书》、《用户操作手册》、《管理员手册》、《测试报告》、《部署文档》等。（二）验收标准与流程验收是检验项目成果是否符合约定的关键环节。合同应明确各阶段验收（如阶段性验收、初验、终验）的标准，该标准应基于《需求规格说明书》及双方确认的变更文件。验收流程通常包括乙方提出验收申请、甲方组织验收测试、双方签署验收报告等步骤。若验收未通过，乙方应在约定时间内完成整改并重新申请验收。六、服务与支持（一）培训服务乙方需为甲方提供全面的培训服务，确保甲方用户能够熟练使用系统，管理员能够进行日常维护。培训内容、方式（现场/远程）、时长、参训人员范围及考核方式等应在合同中明确。（二）售后服务与技术支持系统上线后的售后服务是保障系统长期稳定运行的重要保障。合同应明确售后服务期限（通常自系统终验合格之日起计算，包括免费维保期和后续的有偿服务期）、服务内容（如故障响应时间、问题解决时限、系统运行状态监控、性能优化建议等）、服务方式（电话、邮件、远程协助、现场支持等）以及售后服务团队的联系方式。对于超出免费维保范围的服务，应约定收费标准。七、知识产权与保密义务（一）知识产权归属与授权此条款需谨慎约定。通常情况下，乙方为履行本合同而专门开发的、且仅适用于甲方特定业务需求的定制化源代码及相关知识产权归甲方所有；乙方拥有的通用技术、组件、框架等知识产权仍归乙方所有，但乙方应授予甲方在本合同约定范围内永久的、不可撤销的使用权。若涉及第三方软件或组件，乙方需确保其已获得合法授权或许可，并向甲方说明。（二）保密义务OA系统建设过程中会涉及甲方大量商业秘密和内部敏感信息。合同应明确双方均有义务对在合作过程中获悉的对方商业秘密、技术信息、经营信息等承担保密责任，未经对方书面许可不得向任何第三方泄露。保密义务的期限通常应延续至合同终止后若干年。八、合同价款与支付方式（一）合同总价款明确项目的总价款金额及币种，并注明此价格是否包含税费、第三方软件/服务费用（若有）、以及项目实施过程中的差旅费用等。（二）支付方式与节点根据项目里程碑合理设置付款节点和比例。常见的支付节奏如：*合同签署生效后X日内，甲方向乙方支付合同总价款的Y%作为预付款；*系统设计方案经甲方确认后X日内，支付总价款的Z%；*系统开发完成并通过甲方初验后X日内，支付总价款的A%；*系统终验合格后X日内，支付总价款的B%；*预留合同总价款的C%作为质保金，待免费维保期满且无重大质量问题后X日内无息支付。各阶段付款均应约定相应的付款条件和乙方需提供的付款凭证。九、违约责任违约责任条款是合同约束力的具体体现。应针对双方可能出现的违约情形约定相应的责任承担方式，如：*甲方逾期付款的，应按逾期金额的一定比例（如每日万分之几）向乙方支付违约金；*乙方未能按约定时间交付成果物或系统上线，或系统功能/性能未达验收标准且经整改后仍无法满足的，甲方有权要求乙方支付违约金、扣减相应费用，甚至在严重违约时解除合同并要求赔偿损失；*任何一方违反保密义务，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。违约金的设定应以弥补实际损失为主要原则，不宜过高或过低。十、不可抗力与争议解决合同中应定义不可抗力的范畴（如地震、战争、政府行为等），并约定遭遇不可抗力一方的通知义务、证明文件及合同履行的中止、顺延或解除等处理方式。关于争议解决方式，通常约定：“因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。”或选择提交某仲裁委员会进行仲裁。十一、合同的生效、变更与终止明确合同的生效条件（如双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章/合同专用章之日起生效）。合同的变更、解除需经双方协商一致并签署书面文件。合同终止的情形及后续事宜（如资料交接、款项结算、知识产权处理等）也应予以明确。十二、其他约定本部分可作为“拾遗补缺”的条款，例如：*合同附件的效力（通常约定附件与本合同具有同等法律效力）；*通知与送达的方式及效力；*合同的份数及持有情况；*对于合同中未尽事宜的处理原则等。结语OA系