销售合同管理流程及审批模板

销售合同管理流程及审批模板一、适用业务场景二、全流程操作指引（一）合同起草操作主体：销售代表（或客户经理）根据客户需求及业务谈判结果，负责合同初稿拟定。核心动作：收集客户基本信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系人等）、业务需求（产品/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额、交付时间及地点、付款方式、质量标准、验收条款等）；参考公司标准合同模板，结合具体业务补充特殊条款（如定制化需求、保密约定、违约责任等），保证条款完整、表述清晰，避免歧义；明确合同编号规则（如“年份-部门简称-序号”，示例：“2024-XS-001”），便于后续管理。输出物：销售合同初稿（含电子版及客户确认的需求清单、报价单等附件）。（二）内部初审操作主体：销售部门负责人。核心动作：审核合同内容与业务目标一致性：保证产品/服务描述、金额、交付条款等与谈判结果一致，无遗漏关键需求；审核业务可行性：评估客户信用风险、交付能力、资源匹配度等，保证合同可执行；检查基础信息准确性：核对双方名称、合同编号、金额等关键信息无误后，签署“初审意见”（通过/需修改），并注明修改建议。时限要求：收到合同初稿后1个工作日内完成。（三）法务审核操作主体：法务专员（或外聘律师）。核心动作：审核合同条款合法性：重点检查主体资格（客户是否为合法存续企业）、权利义务对等性、违约责任约定、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）等是否符合法律法规及公司规定；规范法律术语：避免使用模糊表述（如“大概”“尽量”），明确违约金计算方式、争议解决流程等；出具“法务审核意见”：对合法合规条款予以确认，对存在风险的条款提出修改建议，重大风险需反馈至销售部门及上级领导协调。时限要求：收到初审通过合同后2个工作日内完成（复杂合同可延长至3个工作日）。（四）财务审核操作主体：财务部门负责人（或指定财务专员）。核心动作：审核财务条款合理性：检查合同金额是否与报价一致、付款方式（预付款/进度款/尾款比例及节点）、开票信息（名称、税号、地址电话等）、税务处理（税率、发票类型）是否符合公司财务制度；评估财务风险：重点关注大额合同、长期合同的回款周期，必要时要求客户提供担保或信用证明；签署“财务审核意见”：确认财务条款可行或提出调整建议（如付款节点优化、发票开具时间等）。时限要求：收到法务审核通过合同后1个工作日内完成。（五）客户确认操作主体：销售代表，法务、财务部门协助（如需）。核心动作：将内部审核通过后的合同（含附件）发送给客户，明确说明审核意见及修改内容（若有），获取客户书面确认（盖章的合同复印件、确认函或邮件回复等）；若客户提出修改需求，由销售代表汇总意见，启动内部重新审核流程（法务、财务部门针对性复核修改条款）；保证双方对合同条款（特别是金额、交付、付款等核心条款）无异议，保留客户确认过程记录。时限要求：内部审核完成后3个工作日内完成客户确认（客户反馈延迟需及时记录并上报）。（六）合同签订操作主体：销售代表（或授权签订人），行政部（盖章）协助。核心动作：核对最终版合同：保证客户确认后的合同文本与内部审核版本一致，无新增或修改未审核的条款；办理签订手续：由公司授权代表（如销售总监、法定代表人）签字，并加盖公司合同专用章或公章（禁止使用部门章或财务章）；客户方合同回收：要求客户在合同上签字盖章，并回收原件（至少2份，双方各执1份，如需多份注明份数）。注意事项：签订过程需全程留痕，签字盖章页清晰可辨，避免空白合同或未填写关键信息的合同签订。（七）合同归档操作主体：销售部门文员（或合同管理员），行政部配合。核心动作：整理归档材料：包括合同正本、客户确认函、审批流程记录（初审、法务、财务审核意见）、附件（报价单、技术参数、交付计划等）；登记台账：在《销售合同管理台账》中记录合同编号、签订日期、客户名称、合同金额、履行状态（履行中/已完成/终止）、归档日期等信息；存储管理：纸质合同存入公司档案室（按编号顺序存放），电子版合同录入合同管理系统（或加密存储），保证查阅权限可控，防止信息泄露。时限要求：合同签订后2个工作日内完成归档及台账登记。三、合同管理模板表格表1：销售合同审批及信息登记表合同基本信息合同编号（按公司编号规则填写）合同名称（如“产品销售合同”“项目服务合同”）签订日期年月日生效日期（以合同约定为准，如“自双方签字盖章之日起生效”）甲方（销售方）信息名称（公司全称）统一社会信用代码地址、电话开户银行及账号（财务提供）乙方（客户方）信息名称（客户全称，与营业执照一致）统一社会信用代码地址、电话开户银行及账号（如乙方为付款方，需填写）合同核心条款标的物/服务内容（详细描述产品名称、型号、规格或服务范围、内容）数量/服务期限（产品数量；服务起始至终止时间）单价（含税率）（元/单位，税率：%/13%/9%等）合同总金额（大写：；小写：¥）付款方式（如：1.预付款30%合同签订后5日内；2.进度款60%交付后7日内；3.尾款10%验收合格后30日内）交付/服务时间及地点（如：2024年X月X日前，甲方所在地仓库）质量标准及验收方式（如：符合国家标准；乙方收货后X日内验收，逾期视为合格）违约责任（如：逾期交货每日按合同金额0.05%违约金；质量不符乙方有权拒付尾款）争议解决方式（如：提交甲方所在地人民法院诉讼解决；或提交仲裁委员会仲裁）审批流程记录起草人（销售代表*）起草日期：年月日销售部门初审意见□通过□需修改（修改建议：）负责人签字：*日期：年月日法务审核意见□通过□需修改（修改建议：）审核人签字：*日期：年月日财务审核意见□通过□需修改（修改建议：）审核人签字：*日期：年月日客户确认记录□盖章合同原件□确认函□邮件确认（客户联系人：*；日期：年月日）授权签订人签字*日期：年月日附件清单（如：1.产品技术参数表；2.报价单（编号：）；3.交付计划书）备注（如：特殊约定、补充说明等）归档人*归档日期：年月日四、关键风险提示与操作规范条款严谨性：合同内容需完整覆盖“主体、标的、数量、质量、价款、履行、违约、争议”八大要素，避免使用“原则上”“尽量”等模糊表述，金额、日期、数量等关键信息需同时填写大小写，防止篡改或歧义。审批时效：各审核部门需在规定时限内完成流程，若遇特殊情况需延迟，需提前告知发起人并说明原因，保证合同签订进度不受影响。客户信息核对：签约前务必核实客户方签约主体的真实性（如要求提供营业执照复印件并加盖公章），避免与不具备法人资格的部门或分支机构签约，防范主体不适格风险。印章管理：合同签订必须使用公司合同专用章或公章，严禁以个人名义或未经授权的印章签订合同；印章保管部门需核对授权文件及审批流程无误后方可盖章，并登记用印记录。归档完整性：合同正本、附件、审批记录等材料需一并归档，保证“账实一致”（台账信息与归档材料一致）；电子版需加密存储，定期备份，防止数据丢失或泄露