行政管理档案资料标准化保存工具模板

行政管理档案资料标准化保存工具模板一、适用工作情境本工具模板适用于各类企事业单位、社会组织的行政管理部门，用于规范档案资料的收集、整理、保管及利用工作。具体场景包括：日常行政文件（如通知、报告、会议纪要、规章制度）的系统化归档；部门年度工作档案（如工作计划、总结、考核材料）的标准化整理；人员变动（如员工离职、岗位调整）时的档案交接与移交；内外部审计、检查（如ISO审核、合规性检查）时的档案调阅支持；历史档案的规范化梳理与移交（如机构改革、档案升级）等。通过标准化流程，保证档案资料完整、安全、可追溯，提升行政工作效率。二、标准化操作流程（一）档案收集与预处理明确收集范围：行政类档案资料包括但不限于：上级来文（通知、批复、函件）；本单位发文（请示、报告、制度、流程）；会议材料（会议纪要、议程、签到表、PPT）；管理类文件（人事档案、合同协议、资产台账、培训记录）；特殊载体档案（照片、音视频光盘，需标注说明文字）。预处理规范：检查文件完整性，缺失关键内容（如签字、盖章）的需及时补充；去除文件金属装订物（订书针、回形针），使用长尾夹临时固定，避免锈蚀；破损、字迹模糊的文件需进行修补或复印，复印件需注明“复印件”及经办人*姓名；电子文件需转换为PDF格式（避免格式兼容问题），命名规则为“日期-部门-文件名”（如“20240510-办公室-年度工作计划”）。（二）科学分类与编号分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，保证逻辑清晰、层级分明：一级分类：按文件形成年度划分（如“2023年度”“2024年度”）；二级分类：按部门或机构职能划分（如“办公室”“人事部”“财务部”“综合管理部”）；三级分类：按文件内容性质划分（如“综合类”“人事类”“财务类”“合同类”“会议类”）。示例：“2024年度-办公室-综合类”。编号规则：采用“年度代码-部门代码-流水号”格式，保证唯一性：年度代码：4位数字（如“2024”）；部门代码：2位大写字母（如办公室“BG”、人事部“RS”、财务部“CW”），可结合单位实际自定义；流水号：3位阿拉伯数字，从“001”开始按顺序编号，同一类别内不得重复。示例：“2024-BG-001”（2024年办公室综合类第1号文件）。（三）规范编目与著录编目要素：每份档案需建立《档案分类目录》，包含以下核心信息：档号（按编号规则填写）；题名（文件全称，如“关于2024年端午节放假的通知”）；责任部门（文件形成或承办部门）；形成日期（文件签发日期，格式“YYYY-MM-DD”）；页数（文件总页数，含附件）；保管期限（根据单位规定分为“永久”“30年”“10年”，具体可参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）；存放位置（档案盒编号，如“A-01-01”表示A区1排1号柜）；备注（特殊情况说明，如“原件”“复印件”“含电子版”）。著录要求：题名需准确反映文件内容，不得使用简称或笼统表述（如“通知”需补充具体事项）；责任部门以文件落款部门为准，多个部门联合发文需全部标注；保管期限需由部门负责人审核确认，重要文件（如单位规章制度、重大合同）建议定为“永久”。（四）统一装订与封装装订规范：纸质文件采用左侧装订，使用无酸纸档案盒封装，盒内文件需按时间顺序排列；超过A4纸大小的文件需按折叠标准（A4纸大小，左上角对齐）折叠，避免折损字迹；每份文件首页附《档案标签》，标注档号、题名、形成日期、保管期限，标签位置统一在档案盒右上角。封装要求：一个档案盒仅存放同一类别的档案，避免混装；盒内附《档案目录清单》（一式两份，一份盒内，一份电子台账留存）；档案盒尺寸统一为长31cm×宽22cm×厚3cm，保证整齐美观。（五）入库登记与上架入库登记：档案封装完成后，填写《档案入库登记表》，登记信息包括：档号、题名、档案盒编号、入库日期、经办人*、存放位置；将《档案入库登记表》同步录入电子档案管理系统（如使用Excel或专业档案软件），保证纸质与电子台账一致。上架管理：档案柜按“区-排-层”编号（如“A区-1排-1层”“B区-2排-3层”），存放位置需与《档案目录清单》标注一致；档案盒按分类号顺序排列，从左至右、从上至下依次存放，标签朝外，便于查找；每排档案柜需张贴《档案存放索引表》，注明该排档案的分类范围及起止档号。（六）日常保管与维护环境控制：档案库房需保持清洁、干燥、通风，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品，配备消防器材（如灭火器、烟雾报警器）；定期检查档案盒有无受潮、虫蛀，发觉异常及时处理（如放置防虫剂、除湿机）。定期检查：每季度末由档案管理员*组织一次档案状况检查，重点检查文件完整性、标签清晰度、存放位置准确性；检查结果记录于《档案保管情况检查表》，发觉问题（如标签脱落、文件错位）及时整改，并在备注栏说明处理情况。（七）档案借阅与利用借阅流程：因工作需要借阅档案时，借阅人需填写《档案借阅登记表》，注明借阅人姓名*、所属部门、借阅日期、档案名称及档号、借阅事由、归还期限（最长不超过7个工作日）；借阅登记表需经部门负责人签字审批，涉密档案需经分管领导*审批；档案管理员核对审批手续后，方可提供档案，并当面交接，确认档案完好。利用要求：档案原则上不得带离单位，确需带出的需经分管领导批准，并由指定人员陪同；借阅人需爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，不得擅自复制（如需复制，需经审批并注明“复制件”）；借阅期限届满需及时归还，如需续借需提前2天办理续借手续；归还时，档案管理员需检查档案完整性，确认无误后签字注销。（八）到期鉴定与销毁到期鉴定：每年12月由档案鉴定小组（由行政部、法务部、业务部门负责人组成）对到期档案进行鉴定；鉴定重点：档案是否具有继续保存价值（如涉及历史沿革、重大事件、权益证明的文件需延长保管期限），区分“继续保管”“销毁”两类。销毁规范：需销毁的档案由鉴定小组填写《档案销毁审批表》，注明档号、题名、形成日期、保管期限、销毁理由、鉴定小组意见，经单位分管领导*审批后，方可销毁；销毁时需由2名以上人员监销，保证档案信息无法恢复（如使用碎纸机粉碎），监销人需在《档案销毁审批表》签字确认；销毁记录（含《档案销毁审批表》、监销人签字）需永久保存，以备查考。三、核心工具表单（一）档案分类目录表档号题名责任部门形成日期页数保管期限存放位置备注2024-BG-001关于2024年端午节放假的通知办公室2024-05-10210年A-01-01原件2024-RS-0022024年员工培训计划人事部2024-01-05830年B-02-03含电子版2024-CW-0032024年第一季度财务报告财务部2024-04-1015永久C-01-05副本3份（二）档案借阅登记表借阅人*所属部门借阅日期档案名称及档号借阅事由归还期限批准人*经办人*归还日期备注办公室2024-05-152024-BG-001（端午节放假通知）起草2025年放假安排2024-05-222024-05-21已复印赵六人事部2024-05-162024-RS-002（员工培训计划）参考培训方案制定2024-05-23钱七孙八2024-05-20无损坏（三）档案销毁审批表档号题名形成日期保管期限销毁理由鉴定小组意见部门负责人审批分管领导审批监销人*销毁日期2023-BG-0052023年中秋节活动方案2023-09-0110年已过保管期限，无保存价值同意销毁*周九*吴十、郑十一2024-05-10（四）档案保管情况检查表检查日期检查人*档案位置检查项目检查结果（完好/异常）异常情况描述处理意见复查结果2024-03-31A-01-01文件完整性、标签完好---2024-03-31B-02-03环境控制异常（湿度65%）雨季潮湿，需除湿开启除湿机2小时2024-04-02（湿度58%）四、关键管理要点分类标准统一：档案分类需严格遵循“年度-机构-问题”原则，避免随意变更分类标准，保证不同时期档案归类一致。保密管理到位：涉密档案（如未公开文件、人事敏感信息）需单独存放，设置专用密码柜，借阅需经分管领导审批，严禁无关人员查阅。电子档案备份：重要档案需同步建立电子版，定期（每季度）刻录光盘