员工集体档案管理制度规定

PAGE员工集体档案管理制度规定一、总则（一）目的为了加强公司员工集体档案的管理，确保员工档案信息的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工集体档案的管理，包括但不限于员工个人基本信息、工作经历、培训记录、考核评价、奖惩情况等档案资料的收集、整理、保管、查阅和利用。（三）管理原则1.真实性原则：员工档案内容必须真实反映员工的实际情况，严禁虚假信息录入。2.完整性原则：全面收集员工各类相关资料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护员工档案信息的安全，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动和发展情况，及时更新档案内容。二、档案内容（一）个人基本信息1.员工姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.身份证号码、联系方式（包括手机号码、电子邮箱等）。3.家庭住址、婚姻状况、家庭成员信息。（二）入职信息1.入职时间、入职岗位、劳动合同签订情况。2.试用期表现评估及转正情况。（三）工作经历1.历任工作单位名称、工作岗位、工作起止时间。2.各段工作经历的工作职责、业绩表现、获得的荣誉等。（四）培训记录1.参加公司内部培训、外部培训的课程名称、培训时间、培训地点。2.培训考核成绩、培训证书等相关资料。（五）考核评价1.年度绩效考核结果、考核等级、考核评语。2.季度、月度考核相关资料。（六）奖惩情况1.获得的公司级、部门级奖励，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因。2.受到的公司级、部门级处罚，包括处罚名称、处罚时间、处罚原因。（七）职业资格证书及技能证书1.专业技术资格证书、职业资格证书等相关证书信息。2.语言能力证书、计算机技能证书等。（八）其他重要资料1.员工发表的论文、著作等。2.参与的重要项目资料、工作成果汇报等。三、档案收集与整理（一）收集责任1.人力资源部门负责员工档案资料的统一收集工作。2.各部门应指定专人负责本部门员工档案资料的收集，并及时移交人力资源部门。（二）收集要求1.档案资料应真实、完整、清晰，如有复印件需注明原件存放处。2.收集的资料应按照规定的类别进行分类整理，确保资料的准确性和规范性。（三）整理流程1.人力资源部门收到各部门移交的档案资料后，首先进行初步审核，检查资料是否齐全、合规。2.对审核通过的资料进行分类，按照个人基本信息、入职信息、工作经历等类别依次排列。3.为每份档案建立编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。4.对整理好的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。四、档案保管（一）保管方式1.公司设立专门的员工档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施等。2.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管，电子档案应进行备份存储，确保数据的安全性。（二）保管期限1.员工档案的保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。2.一般档案资料保管期限为[X]年，重要档案资料保管期限为[X]年以上。（三）档案维护1.定期对档案进行检查，确保档案资料的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复和补充。2.对电子档案要定期进行维护，检查数据的完整性和可读性，防止数据丢失或损坏。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工档案。2.公司领导因决策需要，在履行相关审批手续后可查阅员工档案。3.涉及员工劳动纠纷、法律诉讼等特殊情况，经公司批准，相关部门可查阅员工档案。（二）查阅流程1.查阅人填写《员工档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交给人力资源部门负责人审批，审批通过后由档案管理人员陪同查阅。3.查阅人只能查阅规定范围内的档案内容，不得擅自摘抄、复制、传播档案信息。（三）借阅权限1.因工作需要长期使用员工档案资料的，可办理借阅手续。2.借阅人原则上为公司内部员工，特殊情况需外部人员借阅的，需经公司高层领导批准。（四）借阅流程1.借阅人填写《员工档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、人力资源部门负责人审核，公司领导审批后，方可办理借阅手续。3.借阅人需在规定期限内归还档案，如遇特殊情况需延期归还的，应提前办理续借手续。六、档案信息变更（一）变更原因1.员工个人基本信息发生变化，如姓名、性别、出生日期、联系方式等。2.工作岗位变动、工作经历变更等。3.考核评价结果更新、奖惩情况变化等。（二）变更流程1.员工本人填写《员工档案信息变更申请表》，并提供相关证明材料。2.将申请表提交给所在部门负责人审核，审核通过后报送人力资源部门。3.人力资源部门对变更信息进行核实后，及时更新员工档案内容，并在档案中注明变更日期和变更原因。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法修复且无备份的。3.经公司批准需要销毁的其他档案资料。（二）销毁流程1.人力资源部门提出档案销毁申请，填写《员工档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.申请表经公司领导审批后，由人力资源部门会同相关部门组成档案销毁小组。3.档案销毁小组对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。4.采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁人员等。5.销毁记录由档案管理人员保存，保存期限与档案保管期限相同。八、监督与检查（一）监督部门公司设立档案管理监督小组，由人力资源部门负责人、内部审计人员等组成，负责对员工集体档案管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案资料的收集、整理、保管、查阅、借阅等环节是否符合规定。2.档案信息的真实性、完整性、准确性情况。3.档案管理人员的工作执行情况。（三）检查频率档案管理监督小组定期对员工集体档案管理情况进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。