寄宿生信息档案管理制度

PAGE寄宿生信息档案管理制度一、总则（一）目的为了加强对寄宿生信息档案的规范化管理，确保寄宿生信息的安全、完整和有效利用，为学校的教育教学、学生管理及相关决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校所有寄宿生信息档案的管理，包括但不限于学生基本信息、学习成绩、健康状况、奖惩记录、住宿情况等各类与寄宿生相关的信息。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映寄宿生的实际情况，确保信息来源可靠。2.完整性原则：全面收集寄宿生各方面的信息，保证档案资料的完整性，避免遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护寄宿生的个人隐私，对涉及个人隐私的信息进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家相关法律法规以及学校的各项规章制度，确保管理工作规范有序。5.动态更新原则：随着寄宿生在校期间情况的变化，及时更新档案内容，保证档案信息的时效性。二、档案内容（一）基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、家庭住址、联系电话等。2.学籍信息：入学时间、所在班级、学号、学籍号等。（二）学习情况1.学业成绩：各学期的课程成绩、考试排名等。2.学习表现：课堂表现、作业完成情况、学习态度、学习进步情况等记录。（三）健康状况1.体检记录：入学体检、年度体检等的各项检查结果，包括身体各系统的健康状况、视力、听力、身高、体重等指标。2.疾病史：曾患疾病、过敏史、重大疾病治疗情况等。3.心理健康状况：心理咨询记录、心理测评结果等，关注学生的心理动态，及时发现并干预可能存在的心理问题。（四）奖惩记录1.奖励情况：获得的学校、班级及以上级别的各类奖励，如三好学生、优秀学生干部、学科竞赛获奖、文体活动获奖等。2.违纪情况：违反学校纪律、规章制度的记录，包括违纪事件描述、处理结果等。（五）住宿情况1.宿舍分配：所居住的宿舍房间号、床位号等。2.住宿表现：遵守宿舍管理制度情况、与室友关系、宿舍卫生值日情况等记录。（六）家庭信息1.家庭成员：父母及其他主要家庭成员的姓名、工作单位、联系电话等。2.家庭经济状况：家庭收入情况、贫困等级认定等信息，以便学校在必要时提供相应的资助和关怀。（七）其他信息1.特殊情况说明：如学生的特殊需求、特殊经历、特殊技能等需要特别记录的信息。2.学生个人申请及相关材料：如转学申请、休学申请、助学金申请等相关证明材料。三、档案建立与收集（一）信息来源1.招生部门：负责提供寄宿生入学时的基本信息，如个人资料、学籍信息等。2.班主任：全面了解学生在班级的学习情况、日常表现等，及时收集并整理相关信息，如学习成绩、学习表现、奖惩记录等。3.任课教师：根据学生的课堂表现、作业完成情况等，提供学业成绩及学习表现方面的信息。4.医务室：负责提供学生的体检记录、疾病史等健康状况信息。5.心理咨询室：提供学生的心理健康状况相关记录。6.宿管部门：记录学生的住宿情况，包括宿舍分配、住宿表现等。7.学生本人及家长：学生本人可根据实际情况提交个人申请及相关材料，家长应如实提供家庭信息及学生的特殊情况说明等。（二）信息收集要求1.各信息提供部门应明确专人负责信息收集工作，确保信息的准确性和及时性。2.对于学生基本信息、学习成绩等常规信息，应按照学校统一规定的格式和要求进行填写和报送。3.涉及学生隐私的信息，如疾病史、心理健康状况等，应在保护学生隐私的前提下进行收集和整理，避免信息泄露。4.学生本人及家长提交的申请和材料，应确保真实有效，并由相关负责人签字确认。（三）档案建立流程1.招生部门在学生入学后，及时将新生基本信息录入学校信息管理系统，并打印出纸质档案资料，移交至学生所在班级班主任。2.班主任负责建立班级寄宿生信息档案，按照档案内容要求，将招生部门提供的基本信息以及从任课教师、医务室、宿管部门等收集到的相关信息进行整理归档，同时鼓励学生本人及家长补充完善其他相关信息。3.每学期末，班主任对学生本学期的学习情况、奖惩记录等进行更新，并将更新后的档案资料整理成册，交至学校档案室统一保管。四、档案整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员应按照档案内容分类，对收集到的寄宿生信息进行整理。2.每份档案应按照基本信息、学习情况、健康状况、奖惩记录、住宿情况、家庭信息、其他信息的顺序进行排列，确保档案资料的系统性和完整性。3.对于同一类信息，应按照时间顺序进行排列，便于查阅和追溯。（二）归档方式1.档案整理完成后，应进行数字化处理，将纸质档案扫描成电子文档，存储在学校的信息管理系统中，建立电子档案库。同时，保留纸质档案作为备份，存放在学校档案室的专用档案柜中。2.电子档案应按照档案分类进行文件夹命名，并建立相应的索引目录，方便快速查询和检索。3.纸质档案应按照班级、年级进行分类存放，每个班级的档案应装订成册，并在封面注明班级名称、学期、档案起止日期等信息。（三）档案编号为便于档案管理和查询，对每一份寄宿生信息档案进行编号。编号规则如下：1.编号由入学年份、年级、班级、学号四部分组成，共10位数字。2.入学年份：取入学年份的后两位数字，如2023年入学的学生，入学年份编号为“23”。3.年级：用一位数字表示，如一年级为“1”，二年级为“2”，以此类推。4.班级：用两位数字表示，如1班为“01”，2班为“02”。5.学号：用四位数字表示，如学号为12的学生，学号编号为“0012”。例如，2023年入学的三年级5班学号为25的学生，其档案编号为“233050025”。五、档案保管与借阅（一）保管要求1.学校档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案资料的安全存放。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，如档案资料损坏、字迹模糊等，应及时进行修复或重新整理。3.电子档案应定期进行备份，存储在不同的存储介质上，并分别存放在不同的地点，防止因存储设备故障导致数据丢失。4.对于超过保管期限或无保存价值的档案，应按照学校相关规定进行销毁处理，销毁过程应进行详细记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息。（二）借阅权限1.因工作需要查阅寄宿生信息档案的，必须经过学校相关部门负责人批准，并填写借阅申请表。2.一般情况下，班主任可查阅本班学生的档案资料；任课教师因教学需要，可查阅所教班级学生的相关学习情况档案；学校管理人员因工作需要，可查阅全校寄宿生的部分档案信息，但涉及学生隐私的信息需严格限制查阅范围。3.校外单位或个人因特殊原因需要查阅寄宿生信息档案的，必须经过学校主管领导批准，并严格按照学校规定的程序进行查阅，查阅过程中不得擅自复制、拍照、传播档案内容。（三）借阅登记1.档案管理人员应对借阅申请进行审核，批准后进行借阅登记。借阅登记内容包括借阅日期、借阅人姓名、所在部门、借阅档案名称及编号、借阅原因、归还日期等。2.借阅人应按照约定的时间及时归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。3.档案管理人员在收回档案时，应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、档案更新与维护（一）定期更新1.班主任应每学期对寄宿生信息档案进行一次全面更新，确保档案内容的时效性。2.更新内容包括学生的学习成绩、奖惩记录、住宿情况等方面的变化信息，同时检查其他相关信息是否需要调整和补充。3.每学年末，学校应组织相关部门对寄宿生信息档案进行集中审核，对档案内容进行进一步完善和优化，确保档案信息的准确性和完整性。（二）即时更新1.当寄宿生的基本信息、健康状况、家庭信息等发生重大变化时，相关部门应及时通知班主任进行档案更新。2.对于学生的奖惩情况，应在奖惩决定下达后及时更新到档案中。3.学生本人及家长如发现档案信息有误或需要补充新的信息，应及时向班主任提出申请，经核实后进行更新。（三）数据维护1.档案管理人员应定期对电子档案数据进行维护，包括数据备份、清理无效数据、检查数据的准确性等。2.对于因系统升级、数据迁移等原因导致的档案数据变动，应及时进行调整和更新，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.建立数据维护日志，记录数据维护的时间、内容、操作人员等信息，以便对数据维护工作进行追溯和管理。七、档案安全与保密（一）安全措施1.学校应加强档案室的安全管理，安装必要的安全设备，如监控摄像头、门禁系统、防火防盗报警装置等。2.档案管理人员应严格遵守档案室的安全操作规程，严禁在档案室吸烟、使用明火、存放易燃易爆炸物品等。3.定期对档案室进行安全检查，及时发现并消除安全隐患，确保档案资料的安全存放。（二）保密制度1.严格遵守国家有关法律法规，对寄宿生信息档案中的个人隐私信息予以保密。2.档案管理人员应签订保密