银保监会档案管理制度

PAGE银保监会档案管理制度一、总则（一）目的为加强银保监会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规及行业标准，结合银保监会工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银保监会机关及直属事业单位在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由办公厅负责档案的统筹管理，各部门、各单位指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理和移交等工作。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映银保监会各项工作的历史过程和实际情况。3.安全保密原则：建立健全档案安全保密制度，采取有效措施保障档案实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案信息化水平，为档案的查阅、利用提供便利条件，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构及职责（一）办公厅档案管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定银保监会档案管理制度并组织实施。2.负责对全系统档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。3.集中统一管理银保监会机关及直属事业单位的各类档案，包括文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等。4.组织开展档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。5.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，推进档案数字化进程。6.加强档案工作人员队伍建设，组织开展档案业务培训和考核等工作。（二）各部门、各单位档案管理职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案及时移交办公厅档案管理部门。3.配合办公厅档案管理部门做好档案的鉴定、销毁、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.明确一名负责人分管档案工作，指定专人负责具体的档案管理事务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与银保监会工作相关的文件、指示、通知等。2.银保监会机关制发的各类公文，包括请示、报告、决定、命令、通告、公告等。3.银保监会召开的重要会议文件、记录、纪要等。4.银保监会开展的各类业务活动形成的文件、报表、数据、报告等。5.银保监会工作人员在履行职责过程中形成的工作笔记、调研报告、经验总结等。6.银保监会的财务预算、决算、会计凭证、账簿等会计档案。7.银保监会的科技项目文件、科研成果、技术资料等科技档案。8.银保监会的声像资料，如照片、录音、录像等。9.其他与银保监会工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，及时收集本部门、本单位产生的各类文件材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”收集，即同时收集纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，纸张质量符合要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理效率。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，采用“件”为单位进行装订、编号、编目等整理工作。2.业务档案整理：根据不同业务类型的特点和要求，制定相应的整理方案，确保业务档案的系统性和规范性。3.科技档案整理：按照项目、阶段等进行分类，对科研项目文件、技术资料等进行编号、编目，建立科技档案目录数据库。4.会计档案整理：按照会计档案管理办法的规定，对会计凭证、账簿、报表等进行分类、装订、编目，确保会计档案的完整性和准确性。5.声像档案整理：对照片、录音、录像等声像资料进行分类、编号、编目，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并配以文字说明。6.电子档案整理：按照电子文件管理要求，对电子文件进行分类、命名、存储，建立电子档案目录数据库，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行全面、科学的鉴定。2.坚持以维护档案的真实性、完整性为前提，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由办公厅档案管理部门牵头，各相关部门、单位的档案管理人员和业务专家组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和保管期限划分建议。（三）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映银保监会主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：反映银保监会一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。3.短期保管：反映银保监会一般性工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，组织鉴定工作小组对档案进行逐卷、逐件鉴定。2.鉴定工作小组根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，结合档案的利用价值和历史意义，对档案提出鉴定意见和保管期限划分建议。3.档案管理部门对鉴定工作小组提出的鉴定意见和保管期限划分建议进行审核，报办公厅领导审批。4.经批准的鉴定意见和保管期限划分结果，由档案管理部门进行记录和标注，并按照规定进行相应的管理。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案实体安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案装具1.选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放整齐、有序、安全。2.档案装具应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，避免混淆。2.同一类别的档案应按照保管期限的先后顺序排列，便于查找和利用。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，防止数据丢失。（四）档案保管要求1.建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责，加强对档案保管工作的监督和检查。2.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、内容完整，发现问题及时处理。3.对破损、褪色、字迹模糊等档案，应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案在利用过程中受到损坏或丢失。六、档案的统计与编研（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计数据应准确、及时、完整，定期向上级主管部门报送档案统计报表。3.利用档案统计数据，分析档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理决策提供依据。（二）编研工作1.制定档案编研计划，根据工作需要和档案资源情况，确定编研选题和内容。2.组织开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革、专题汇编等，为银保监会的工作提供参考和借鉴。3.编研成果应经审核后方可发布，确保编研内容的准确性和权威性。4.加强档案编研成果的交流与共享，提高档案编研成果的利用价值。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，保障档案利用者的合法权益。2.遵循保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。3.方便利用，提高档案利用效率，满足档案利用者的合理需求。（二）利用范围1.银保监会机关工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他相关部门因工作需要查阅银保监会档案。3.司法机关、纪检监察机关因办案需要查阅银保监会档案。4.经银保监会批准的其他单位和个人因特殊需要查阅银保监会档案。（三）利用程序1.查阅程序：档案利用者填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。将《档案查阅申请表》提交所在部门或单位负责人审核签字。档案利用者持审核通过的《档案查阅申请表》到办公厅档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门根据档案利用者的申请，提供相应的档案供其查阅，并指定专人负责监督查阅过程。档案利用者查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。2.借阅程序：档案利用者填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息。将《档案借阅申请表》提交所在部门或单位负责人审核签字，并报办公厅领导审批。档案利用者持审批通过的《档案借阅申请表》到办公厅档案管理部门办理借阅手续，领取档案借阅证。档案管理部门根据档案利用者的申请，提供相应的档案供其借阅，并按照规定收取借阅保证金。档案利用者应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。档案利用者归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应按照规定追究责任。（四）利用监督1.档案管理部门应加强对档案利用工作的监督，定期检查档案利用情况，确保档案利用工作规范、有序进行。2.对违反档案利用规定的行为，应及时进行制止，并按照有关规定进行处理。八、档案的保密与安全（一）保密制度1.建立健全档案保密制度，明确档案保密责任，加强对档案保密工作的管理。2.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，采取加密存储、限制访问等措施，防止档案信息泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容，不得在非保密场所谈论档案机密事项。4.对档案利用过程中的保密情况进行监督，确保档案利用者遵守保密规定。（二）安全制度1.建立档案安全管理制度，加强对档案实体安全和信息安全的保护。2.档案库房应安装必要的安全防范设备，如监控系统、报警系统等，确保档案库房安全。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高档案管理人员安全意识和应急处置能力。4.制定档案安全应急预案，定期组织演练，确保在发生突发事件时能够及时、有效地进行处置，保障档案安全。九、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定确认为重复、无效或不具备保存条件的档案。3.因机构撤销、合并等原因不需要继续保存的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对拟销毁的档案进行清理，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。2.将《档案销毁清册》提交档案鉴定工作小组进行审核，经审核同意后报办公厅领导审批。3.经批准后的《档案销毁清册》一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交档案销毁执行部门。4.档案销毁执行部门按照批准的《档案销毁清册》进行销毁，销毁过程应有两人以上在场监销，并在销毁记录上签字。