建设单位工作联系函

建设单位工作联系函一、联系函的核心构成要素与规范格式一份规范的工作联系函应结构完整、要素清晰，确保接收方能够迅速理解函件主旨与核心诉求。其标准构成通常包括以下部分：（一）标题：简明扼要，直指核心标题应准确概括函件的主要内容，通常采用“关于[事由]的联系函”或“关于[具体问题/事项]的[请求/通知/函告]”的格式。例如：“关于XX项目地下室底板混凝土浇筑方案调整的联系函”、“关于要求施工单位加快主体结构施工进度的函告”。标题应避免模糊不清或过于冗长，力求一眼便能知悉函件主题。（二）称谓：规范得体，明确对象顶格写明接收单位的全称或规范简称，确保指向明确。例如：“XX建筑设计研究院有限公司”、“XX工程监理有限公司”、“XX市建设工程质量监督站”。若需同时发送多个单位，可根据主次依次列出，或采用“各相关单位”等概括性称谓（但在关键事项中，建议尽量明确主送单位）。（三）正文：逻辑清晰，内容翔实正文是联系函的核心，需围绕主题，条理清晰地阐述相关情况、问题、诉求及依据。一般应包含以下层次：1.事由陈述：简明扼要地说明发函的背景、原因或目的。例如：“根据XX会议纪要要求”、“鉴于现场施工中出现XX情况”、“为确保XX节点目标实现”等。2.问题描述/具体事项：清晰、准确地描述需要沟通或解决的具体问题、涉及的部位、时间、相关合同条款或规范依据等。应避免笼统表述，尽可能提供具体细节，以便接收方准确理解。例如，指出质量问题时，应说明“XX楼层XX轴线XX构件存在XX（如蜂窝、麻面、尺寸偏差超标等）质量缺陷，具体详见附件照片及检测记录”。3.请求/意见/要求：明确提出建设单位希望接收方采取的行动、给出的答复或配合的事项。表述应具体、明确，具有可操作性。例如：“请贵单位于X年X月X日前组织专业人员对该方案进行复核，并将书面复核意见加盖公章后报送我单位”、“要求贵单位立即停止XX部位的违规施工，并于X日内整改完毕，整改方案需经监理单位审核后报我单位备案”。4.依据与理由：必要时，需阐明提出上述请求或意见的合同依据（如合同编号、条款号）、国家及地方相关法律法规、技术标准、会议纪要、设计文件等，以增强函件的权威性和说服力。（四）结尾：礼貌周全，留有协商余地通常以“特此函告，盼予函复”、“专此函达，请遵照执行”、“以上事项，请贵单位认真研究并尽快给予明确回复”等作为结束语。根据函件的性质（如询问、请求、通知、指令等）选择恰当的表述。（五）落款与日期：规范严谨，责任可溯落款处需加盖建设单位公章，注明发函部门（如工程部、合约部等，视单位管理体系而定），并填写发函日期（年、月、日，建议使用大写或规范数字）。（六）附件：补充说明，佐证事实对于函件正文中提及的图纸、照片、检测报告、会议纪要、计算书等支撑性材料，应作为附件一并发送，并在正文末尾注明“附件：1.XXX；2.XXX”。附件应编号清晰，便于查阅核对。二、联系函写作要点与注意事项撰写工作联系函不仅要遵循格式规范，更要注重内容的专业性、逻辑性和沟通效果。以下是实践中需重点把握的要点：（一）立足项目全局，明确沟通目标在起草函件前，应首先明确发函的根本目的：是为了澄清疑问、解决争议、传达指令、确认事项，还是为了留存证据？目标不同，函件的侧重点、语气和措辞也会有所区别。建设单位作为项目管理的主导方，函件内容应始终围绕项目整体利益和既定目标展开。（二）事实清楚，依据充分函件中涉及的时间、地点、人物、事件、数据等基本事实必须准确无误。提出的要求或观点应有充分的依据，如合同约定、规范标准、经批准的文件等。避免使用“可能”、“大概”、“似乎”等模糊性词语，减少主观臆断。当涉及质量、安全或重大经济问题时，务必以客观事实和数据为支撑。（三）逻辑严密，条理清晰正文的组织应层次分明，逻辑严谨。可采用“总-分”、“问题-原因-建议”等结构。段落不宜过长，重要事项可分点阐述，但应避免过度使用列表（除非是清晰的指令或多条并列事项），以保持书面行文的流畅性和严肃性。（四）语气得体，措辞专业根据函件的性质和对象选择合适的语气。对上级单位或主管部门，应谦逊尊重；对平级协作单位，应平等协商；对下属承包单位，在指出问题、提出要求时应明确坚定，但避免使用攻击性、情绪化语言。整体措辞应专业、规范，使用行业通用术语，避免口语化、随意化表达。例如，描述施工单位未按计划施工，不宜说“你们干得太慢了”，而应表述为“截至X年X月X日，XX工程实际完成进度与合同约定的节点计划相比滞后XX天，具体为……”。（五）一事一函，简明高效原则上，一份联系函应集中反映一个核心问题或一项主要诉求，避免一函多事导致重点不突出、处理效率低下。函件应力求简明扼要，避免不必要的铺垫和冗长的描述，让接收方能快速抓住核心信息。（六）注重时效，及时跟进工程项目具有时效性强的特点，发现问题或需要协调事项时，应及时发出联系函，避免延误。函件发出后，应主动跟踪接收情况及对方的反馈意见，对于未按时回复或未落实的事项，需根据情况及时进行二次沟通或采取进一步措施，并做好过程记录。（七）规范编号与归档管理建立联系函的统一编号制度，编号可包含年份、项目代号、部门代号、顺序号等信息，便于识别、查询和管理。所有发出和接收的联系函（包括对方的回函）均应及时登记、复印存档，并纳入项目档案管理体系，作为项目过程管理和后续可能发生的纠纷处理的重要依据。三、联系函示例参考（框架）关于XX项目[具体楼栋/区域]XX问题处理的联系函XX[接收单位全称]：根据[现场巡查/监理报告/设计交底等，简述事由背景]，我单位于X年X月X日在对XX项目[具体楼栋/区域]进行[日常检查/专项验收]时，发现存在XX问题（具体描述：部位、现象、程度等，可附照片/简图说明）。依据《XX合同》第X条第X款[或《XX规范》GBXXXX-XXXX第X章，或经审批的XX方案]之规定，该问题已对[工程质量/施工安全/进度计划等]造成[潜在/实际]影响。为确保项目顺利推进，现特函请贵单位：1.组织专业人员对上述问题进行核查，并于X年X月X日前将书面原因分析及整改方案报送我单位及监理单位审核。2.在整改方案获批后X日内完成整改，并申请复查。3.[其他具体要求]。请贵单位高度重视，及时组织落实。附件：1.XX问题现场照片X张2.[其他支撑材料]特此函告，盼予函复。（建设单位全称）（盖章）[发函部门，可选]X年X月X日四、结语工作联系函是建设单位项目管理水平的直接体现，也是保障项目顺利实施的重要管理手段。每一位建设单位的工程管理人员都应熟练掌握其